2. BERETNING
Erfaringer fra Nota's resultatkontrakt 1995-1999
Beretning 1999
1. Sammenhæng mellem Nota's mål og afdelingernes mål
2. Mindre 'cost' mere 'benefit'
3. Brugerbegejstring
4. Den attraktive samarbejdspartner
5. Danmarks Bedste Blindebibliotek
3.DRIFTSREGNSKAB
3.1 Driftsregnskab
3.2 Bevillingsafregning, drift
3.3 Regnskabsmæssige forklaringer
3.4 Akkumuleret overskud 1995-1999 og videreførte midler
3.5 Bevillingsafregning, anlæg
3.6 Bygningsvedligeholdelse
4. RESULTATANALYSE
4.1 Oversigt over hovedformål, 1999
4.2 Samlingerne, lyd.
4.3 Samlingerne, punkt
4.4 Formidling
4.5 Ledelse, hjælpefunktioner og bygningsmæssig drift
5. RESULTATOPGØRELSE
5.1 Omkostningsbaseret opgørelse, indtægtsdækket virksomhed.
5.2 Resultatopgørelse, indtægtsdækket virksomhed
5.3 Akkumuleret resultatopgørelse, indtægtsdækket virksomhed
5.4 Driftssituation, indtægtsdækket virksomhed
5.5 Indtægter, Tilskudsfinansierede aktiviteter 1999
5.6 Akkumulerede uforbrugte indtægter til videreførsel. Tilskudsfinansierede
aktiviteter.
6. Organisation, viden og personale. 6.1.
Indledning
6.2. Opbygning af et videnregnskab
6.3. Medarbejdere
6.4 Indsatsområder
6.5. Resultater
7. GRØNT REGNSKAB
7.1 Energiregnskab
7.2 Papirforbrug
Bilag 1. Målopfyldelse for resultatkrav 1995-1999
Nota (Nota) er et offentligt, landsdækkende bibliotek, der fungerer som den centrale informations- og kulturformidler overfor blinde, svagsynede og andre, der på grund af handicap er ude af stand til at læse trykt tekst. Målet er at ligestille disse grupper kulturelt og informationsmæssigt med ikke handicappede.
DBB´s hovedfunktion baserer sig på ophavsretslovens § 17
DBB´s overcentralfunktion for folkebibliotekerne tager udgangspunkt i Lov nr. 1100 af 22.12.93, §13, stk. 2. Overcentralfunktionen for folkebibliotekernes udlån af lydmaterialer er et tilbud til alle handicappede, der ikke kan læse trykt tekst, jf. Lovbekendtgørelse om ophavsret nr.194 af 11.03.1997.
For at opfylde formålet har Nota egen produktion af materialer, bl.a. bøger, tidsskrifter og aviser på lydbånd, punktskrift og som elektroniske tekster.
Virksomhedsregnskabet giver en status for Nota's virksomhed pr. 31.12.99 og skitserer den udvikling, Nota arbejder for i år 2000.
Med udgangen af 1999 afslutter Nota både et regnskabsår og sin første resultatkontraktperiode. Virksomhedsberetningen indledes derfor med en evaluering og erfaringsopsamling omkring hele resultatkontraktforløbet. Dernæst sættes fokus på resultaterne for 1999. Den samlede afrapportering af kontraktens krav i perioden 1995-1999 findes i bilag 1 i virksomhedsregnskabet.
Den første resultatkontrakt mellem Nota og Kulturministeriet blev indgået i slutningen af 1994. Kontrakten dækkede perioden 1995-1998. I forbindelse med direktørskifte på Nota i 1998 blev det besluttet at forlænge den eksisterende kontraktperiode med et år. Samtidig blev de hidtidige resultatkrav gennemgået. Af de endnu ikke opfyldte krav blev nogle ændret, andre droppet og helt nye krav for perioden 98-99 blev formuleret.
Indgåelse af resultatkontrakten i 1994 var en milepæl i Nota's historie. I forberedelsen af kontrakten havde Nota for første gang gennemført et stort strategisk udredningsarbejde og på denne baggrund udpeget to overordnede mål for resultatkontraktperioden. Det drejede sig om generel modernisering af Nota's virksomhed og styrkelse af brugernes tilfredshed med Nota gennem en øget individualisering i betjeningen.
Selve kontraktindgåelsen og det strukturerede arbejde, der skulle udføres af organisationen for at indfri kravene, fik en stor og positiv indflydelse på Nota's udvikling. Kontrakten blev det vigtigste prioriteringsværktøj for Nota i de første år, og der blev gjort en stor indsats for at omsætte kravene til virkelighed. Som det var typisk for resultatkontrakter i de år, var kravene meget specifikke i deres formulering. De var derfor nemme at måle på, men vanskelige at tilpasse en ændret virkelighed. Med en tidshorisont på 4-5 år viste det sig problematisk at opstille så specifikke, målbare krav. Man risikerer eksempelvis at realisere krav, som faktisk er overhalet af udviklingen, inden de bliver indfriede. Det gælder i Nota's tilfælde indenfor eksempelvis "moderniseringskravene", hvor flere politikker og strategier er udarbejdet, men aldrig er blevet taget i anvendelse.
Det er også meget svært i en teknologipræget virksomhed at forudse, hvilke krav på teknologiområdet, der bør satses på om 4 eller 5 år. I den forgangne kontraktperiode er de mest banebrydende teknologikrav udskudt bl.a. fordi den teknologiske udvikling enten gik langsommere og/eller tog en anden drejning end forudset.
Der var og er fortsat ikke noget standard programmel, som Nota kan anvende i sin digitale produktion. Programmellet har derfor måttet udvikles i forskellige internationale fora, hvor Nota har spillet en central rolle. Flere krav med relation til teknologiudvikling er blevet videreført i den nye kontrakt, hvor også de ikke-forbrugte midler fra den første kontrakt vil blive anvendt.
Realisering af projekter, der udspringer fra resultatkontrakten, har haft stor ledelsesmæssig bevågenhed på Nota, men det er ikke lykkedes at decentralisere ejerskab og engagement til den første kontrakt i Nota's organisation. Det kan formentlig tilskrives de prioriterede krav, som koncentreres om en mindre del af Nota's virksomhed, hvorved det prioriterede fokus fjernes fra store dele af driften. Som det fremgår i beretningen for 1999 har Nota i dette år sat fokus på udbredelse af de gældende kontraktmål, ligesom tilblivelsesprocessen omkring den nye resultatkontrakt har været tilrettelagt på en måde, der giver høj prioritet til decentralisering og medarbejderinvolvering.
I begyndelsen af 1998 blev kontrakten genforhandlet og forlænget med et år. Ved denne lejlighed blev nogle af de gamle krav udeladt eller ændret. De nye krav som blev formuleret rummede tre hovedlinier:
Konkluderende har arbejdet indenfor resultatkontraktens rammer bidraget til positive ændringer på Nota. Organisationens bevægelse fra regelbundet industrikultur hen imod en mere videnbaseret kultur repræsenterer nok en af de mest afgørende, positive ændringer på Nota, når nye kontraktkrav skal indfries.
Erfaringerne fra arbejdet med Nota's første resultatkontrakt har været en vægtig ballast i forberedelsen af den nye resultatkontrakt, som løber i perioden 2000-2003. Den nye kontrakt rummer både detailkrav og bredde. Kravene er i vidt omfang formuleret i en bredere kontekst eller endda formuleret således, at egentlige succeskriterier først fastsættes konkret, når kravet står foran opfyldelse. Derudover er der i kontrakten lagt vægt på, at mangfoldigheden i Nota's organisation og virke omfattes, således at kontrakten fremstår væsentlig for hele organisationen. Alt i alt står Nota med den nye kontrakt godt rustet til at arbejde med fremtidens udfordringer.
Nota indledte 1999 med udarbejdelse af virksomhedsplaner i husets 8 afdelinger. Formålene med denne nye proces var dels at tydeliggøre forbindelsen mellem den enkelte afdelings aktiviteter og Nota's overordnede mål, dels at skabe et samlet overblik over de mangfoldige og meget forskellige aktiviteter, der foregår og skal foregå indenfor Nota's rammer. Ved at have godt fat omkring planlægningsprocessen og ved at gennemføre en systematisk, løbende tilbagemelding og evaluering af husets aktiviteter sikres Nota's ledelse et overblik over præstationerne og en mulighed for at gribe ind og justere i processen undervejs, hvis behovet herfor opstår.
Som oplæg til virksomhedsplanprocessen i 1999 havde Nota formuleret 5 prioriterede hovedtemaer med en række undertemaer. Afdelingerne blev bedt om at udarbejde virksomhedsplaner med afsæt i disse temaer. Derfor er det også naturligt at lade beretningen for Nota's virksomhed i 1999 tage et tilsvarende udgangspunkt.
Der er brugt en del ressourcer på udvikling og forankring af Nota's nye planproces. Udover logistikken i sådan en proces har der været aktive bestræbelser i gang for at skabe accept og opbakning i organisationen til nytten af virksomhedsplaner. 1999 har været betragtet som et prøveår. Her har afdelingerne haft en stor grad af frihed til at vælge den praktiske udformning af hver deres virksomhedsplan. Der har sideløbende været arbejdet med konceptudvikling for at skabe det bedste fælles grundlag for planprocessen til ikrafttræden 01.01.2000. I det hele taget har årsskiftet været et omdrejningspunkt ikke alene på grund af dets årtusind magi, men nok så meget fordi en ny resultatkontrakt mellem Kulturministeriet og Nota har været forhandlet i 1999 til ikrafttræden efter årsskiftet.
Forsøget på at skabe sammenhæng mellem Nota's mål og afdelingernes mål har gjort det naturligt at integrere tilblivelsen af resultatkontrakten så meget som muligt i organisationens liv. Herved er organisationen på en og samme tid blevet givet mulighed for medejerskab af kontrakten såvel som indsigt i dens overordnede retning og konkrete krav. I efteråret 1999 har udkast til resultatkontrakten været drøftet specifikt på møder mellem den enkelte afdeling og Nota's direktør. Møderne har tjent som et af grundlagene for planprocessen for år 2000. Denne blev allerede igangsat i efteråret 1999. Og det er herefter intentionen at gennemføre evaluering af husets præstationer i 4. kvartal de næste fire år samtidig med at planerne for det følgende år præsenteres, prioriteres og koordineres.
Nota's mål for 1999 i almindelighed og resultatkontraktens hovedlinier i særdeleshed indikerer en udvikling i opgavetype, som på sigt vil ændre Nota. Tendensen bliver færre opgaver, der kan løses og overskues af en enkelt medarbejder med en specifik faglig baggrund og flere opgaver med stor og ny kompleksitet, som kræver tværgående kvalifikationer og nye samarbejdsformer. Hovedparten af denne udvikling bunder i det samlede teknologiskifte, Nota er i gang med, og vil være præget af de kommende år.
For at ruste organisationen til de nye opgavetyper fremlagde Nota's ledelse i slutningen af 1999 ideen til et nyt projekt med titlen "Slip værdierne løs". Projektet rummer planer om radikale organisationsændringer og iværksættelse af omfattende efteruddannelses-programmer. Der arbejdes videre med projektet i år 2000, og de planlagte organisationsændringer træder formelt i kraft 1. marts 2000. Nota har selv afsat midler til betydelige efteruddannelsesforløb. Derudover tilføres Nota med resultatkontrakten yderligere midler til formålet. Supplerende eksterne midler fra relevante puljer er dog fortsat en forudsætning for, at planerne kan realiseres på det ønskede ambitionsniveau.
Jo større evner til at udnytte informationsteknologiens potentialer, jo større muligheder for at skabe en styrket informationsmæssig stilling for brugerne. Det er en af Nota's erkendelser. En erkendelse der bl.a. har medført, at Nota har øget fokus og indsats på dette felt. Der er tilført såvel personaleressourcer som øgede muligheder for at afprøve og tilgængelighedsteste markedsprodukter mv. Konkret har dette arbejde i 1999 medvirket til:
En del af det IT arbejde Nota beskæftiger sig med er decideret udviklingsarbejde. Når opgaven påbegyndes, vides det derfor ikke med sikkerhed, om den faktisk lader sig realisere. Ofte vil Nota være afhængig af eksterne parter og leverandører, som er med til at definere spillereglerne. Nota anvendte omkring et halvt årsværk i 1999 på undersøgelse af mulighederne for at tilgængeliggøre nogle af det kommercielle markeds ordbøger lagret på cd-rom. Disse konkrete bestræbelser måtte opgives. Nota blev klogere, men brugerne fik desværre ikke i denne omgang mulighed for at anvende en af de ordbøger, de efterspørger så heftigt.
Nota har videreført et succesrigt initiativ fra 1998, og fortsat reduktionen af driftsomkostninger for at skabe mere luft til udvikling. At det er lykkedes afspejles bl.a. i det faktum, at driftsmålene samlet set er indfriet samtidig med, at der er skabt rum til en accelereret udvikling. Mange arbejdsgange har været kigget efter i sømmene, og nogle er blevet forenklet eller droppet. Et eksempel på en positiv udvikling vedrører Nota's Ekspedition, der i 1999 slog alle præstationsrekorder samtidig med, at personaleanvendelsen aldrig har været mindre. Et andet eksempel kan henføres til antallet af producerede lydbogstitler, som i kraft af en arbejdsomlægning og nye forlagsaftaler forventes at stige med 10% fra år 2000 og 20% de efterfølgende år. Herudover blev eksemplartallet sat i vejret med virkning for de sidste 3 måneder af 1999. Eksemplartallet ventes at stige med 40% fra år 2000.
Tilsvarende er det gennem rationalisering og forenkling af arbejdsgange i Nota's Punktproduktion i 1999 lykkedes at skabe rum til forstærket udvikling og produktion af elektroniske tekster. Dette sker som et af svarene på brugernes stigende efterspørgsel af elektronisk materiale fra Nota. For yderligere at imødekomme denne brugerinteresse omlægges produktionen med virkning fra januar 2000 således, at alle værker i tekstbaseret produktion udkommer som elektroniske tekster. Af denne samlede mængde udkommer en delmængde også på punkt. For fuldstændighedens skyld skal det samtidig nævnes, at produktionen af punktbøger 1999 ikke indfriede målsætningen. Problemstillingen belyses nærmere i resultatanalysens afsnit 4.3.
Nota har i 1999 intensiveret indsatsen for at basere sin produktion på elektroniske filer fra forlagene - herved sparer Nota både produktionstid og dyre arbejdsprocesser. Bestræbelserne fortsætter i år 2000, hvor Nota har fastsat et internt mål, der siger at 75% af e-tekst produktionen skal basere sig på elektroniske filer fra forlagene. Det anslås, at 69 % af produktionen i 1998 og 60 % i 1999 baserede sig på filer fra forlagene.
Nota har overvejet mulighederne for at udlicitere konkrete opgaver. For at forberede organisationen på at håndtere mulige udliciteringer gennemførte Nota i 1999 et seminar med eksterne oplægsholdere for chefer, samarbejdsudvalgsmedlemmer og særligt interesserede medarbejdere. Seminaret slog fast, at gennemførelse af udliciteringsforretninger i sig selv er ressourcekrævende, og at organisationer, der sætter ydelser i udbud skal have en præcis viden om egne priser for produktion og præstation. Med ibrugtagning af Nota's nye dokumentationssystem og ikke mindst samspillet til Navision forventer Nota at være bedre rustet til afprøvning af udlicitering. Af ressourcemæssige grunde har Nota dog besluttet ikke at prioritere gennemførelse af egentlige udliciteringsforretninger i år 2000.
Imødekommelse af brugernes informationsbehov er hele rationalet bag Nota's eksistens. At 'Nota er til for brugerne' gennemsyrer da også hele virksomheden, og er en del af Nota's historiske gods. Alligevel søger Nota at bringe bevidstheden om brugerne endnu mere ind i organisationen og at raffinere arbejdet i forhold til brugerne på alle niveauer.
Nota har tradition for et formaliseret samarbejde med brugernes repræsentanter. Efterhånden havde denne tradition udviklet sig til en myriade af brugerudvalg, der trængte til en modernisering og aktualisering. Derfor arbejdede Nota i 1999 sammen med Brugerkomiteen om udvikling af et nyt grundlag for brugersamarbejdet. Det konstruktive samspil resulterede i implementering af en ny og stærk forenklet struktur i løbet af 1999. Seks faste udvalg blev nedlagt. Fremfor faste udvalg opererer den nye struktur med ad-hoc grupper med reference til Brugerkomiteen. Ad-hoc grupperne vælges, så de afspejler Nota's prioriterede indsatsområder. Der er således nedsat tre ad-hocgrupper, der skal beskæftige sig med 1) kvalitet i Nota's ydelser, 2) test og afprøvning af nye ydelser til PC- og erhvervsbrugere samt 3) Nota's betjening af døvblinde.
Nota betjener brugerne med produkter på lyd, punkt og i elektronisk form. I kraft af det nye 'overgangssøgesystem' med inddatering af bestanden af punktbøger kombineret med en intern arbejdsomlægning kunne Nota med virkning fra august 1999 øge åbningstiden for punktbrugerne med 88%. Hermed er punktbrugerne betjeningsmæssigt ligestillet med lydbogslånerne. Denne forbedring understøtter Nota's samlede målsætning om at virke fremmende for punktskriftlæsning.
I perspektivpapiret fra 1998 introducerede Nota begrebet brugersegmentering, og i 1999 er det konkrete arbejde med prioriterede brugergrupper videreført. I forlængelse af Folketingets vedtagelse om integrationspolitik satte Nota sig således for at afdække blinde og svagsynede flygtninge og indvandreres informationsmæssige stilling og mulige behov for biblioteksbetjening. Afdækningen viste sig at være en kompliceret opgave. Den blev udført som en enmandsudredning, og indgår nu som en del af grundlaget for en indledende betjening af denne, for Nota, nye målgruppe. Der er ligeledes produceret en pamflet, som er udsendt til landets folkebiblioteker.
En af Nota's væsentligste indsatsområder vedrører omverdens omsiggribende digitalisering af store tekst- og datamængder. Blinde, svagsynede, ordblinde og andre handicappede vil som hovedregel kunne anvende dette mylder af informationskilder, hvis teksterne lagres og brugergrænsefladerne designes under hensyntagen til handicappede. Nota arbejder efter en overordnet tese, som hedder: 'information direkte ved kilden'. Hermed menes, at Nota ved at udbrede information om tilgængelighed til elektroniske ydelser og ved at interessevaretage herfor kan medvirke til at sikre handicappede adgang til kolossalt meget større informationsmængder, end det kendes i dag.
En af nøgleaktørerne på denne arena er det danske biblioteksvæsen. Selvom enkelte biblioteker har arbejdet noget med tilgængelighed er det Nota's indtryk, at både folke- og forskningsbibliotekers viden og interesse for området er begrænset. Nota ser det derfor som en stor opgave at informere bl.a. bibliotekerne om teknologiens nye muligheder og at søge at inspirere bibliotekerne til at prioritere hensynet til handicappede. I 1999 er Nota's bestræbelser konkret mundet ud i løsningen af to meget centrale opgaver, som Nota har påtaget sig for Biblioteksstyrelsen.
Begge opgaver blev påbegyndt i 1999 og videreføres i 2000. Finansiering af opgaverne sker efter reglerne om 'indtægtsgivende forskningsvirksomhed' henholdsvis 'indtægtsdækket virksomhed'.
I konsekvens af den tilbageholdenhed biblioteksvæsenet har udvist, når det gælder tilgængelighed i forhold til elektroniske ydelser, inviterede Nota i 1999 sammen med sin Brugerkomite repræsentanter fra biblioteksvæsenets institutioner og organisationer til en høring om emnet. Høringen var velbesøgt af handicaporganisationerne og medvirkede til at få sat fokus på de store udfordringer, bibliotekerne står overfor i betjeningen af handicappede. Høringen dokumenteres af en udgivelse, der af ressourcemæssige grunde først publiceres primo 2000. For at understøtte bibliotekernes udvikling på området i øvrigt har Nota påbegyndt etablering af et rådgivende web-center.
Digitaliseringen giver forskningsbibliotekerne ny relevans for studerende eller akademikere med funktionsnedsættelse i forhold til læsning af almindelig trykt tekst. For at fremme de nye muligheder har Nota søgt at etablere et tættere samarbejde med forsknings-bibliotekssektoren. Ved nybesættelse af pladserne i sit overbygningsudvalg tilbød Nota således Danmarks Forskningsbiblioteksforening (DF) en plads i udvalget. Til Nota's glæde har DF taget positivt mod invitationen, og har således sæde i Overbygningsudvalget fra januar 2000. Overbygningsudvalget har herudover repræsentanter fra Bibliotekarforbundet, Bibliotekslederforeningen, Centralbibliotekerne, Danmarks Biblioteksforening samt HK-kommunal's Biblioteksudvalg
Da Nota bevæger sig på et specialområde, er det en fordel, hvis udviklingsopgaver kan løses i et frugtbart samarbejde med institutioner, der har viden indenfor samme felt. Instituttet for blinde og svagsynede og Refnæsskolen er helt oplagte samarbejdspartnere. For at udvikle samarbejdsmulighederne mellem institutionerne inviterede Nota i 1999 begge institutioner på virksomhedsbesøg. Refnæsskolen inviterede til genvisit, og cirka 20 ansatte fra Nota tog på studiedag og lærte Refnæsskolen bedre at kende. Det er aftalen at give flere ansatte mulighed for at deltage i besøg på Refnæsskolen i foråret 2000.
Nota har også styrket andre nationale samarbejdsrelationer i 1999. I konsekvens af Forskningsministeriets indsats og politikker, når det gælder handicappede og tilgængelighed til elektroniske ydelser, har Nota ønsket at få et tættere gensidigt kendskab etableret. Nota inviterede således Forskningsministeriet på et virksomhedsbesøg i 1999. Det efterfølgende samspil Nota har haft med Forskningsministeriet forekommer særdeles relevant og konstruktivt i forhold til Nota's satsningsområder. Hertil har Nota prioriteret et nyligt indledt samarbejde med Center for tilgængelighed samt med Statens Information.
Nota har i kraft af sit specialområde en tradition for at høste udbytte af og bidrage med viden og erfaring i internationalt samarbejde. I 1999 konsoliderede Nota denne tradition gennem valg af Nota ansatte til følgende internationale tillidsposter:
Herudover afsætter Nota fortsat ressourcer til at arbejde med udvikling af internationale standarder på lydområdet. Det sker med repræsentation i NISO, hvor Nota sidder som repræsentant for DAISY konsortiet.
Det er ikke så svært at blive bedst, når man er den eneste af slagsen, så ovennævnte tema udtrykker i højere grad intentionen om at udvikle Nota til - på mange forskellige dimensioner - at være en god og attraktiv arbejdsplads. Dette anses at være forudsætningen for at fastholde og tiltrække højt kvalificeret personale, der bestandigt kan deltage i udviklings- og læreprocesser.
I 1998 påbegyndte Nota et systematisk forløb med udgangspunkt i organisationens traditionelt høje sygefravær. 1998 blev da også året med et betydeligt reduceret sygefravær i forhold til tidligere år. Dette skyldes antageligt stort fokus på problemstillingen og en iværksættelse af en række aktiviteter til fremme af trivslen. Denne politik er fortsat i 1999, og det er derfor meget nedslående, at sygefraværet er steget fra 1998 til 1999. Problemstillingen uddybes i afsnit 6 'Organisation, viden og personale'.
Som et af fundamenterne til den gode arbejdsplads har Nota arbejdet med og i 1999 vedtaget tre nye basisdokumenter. Det drejer sig om Nota's sociale profil, om Nota's værdigrundlag og om en ny lønpolitik. I samme periode har Nota iværksat projekt for organisationsomstilling og kompetenceudvikling 'Slip værdierne løs', omtalt andet steds i denne beretning. Tilblivelsesprocessen for ovennævnte programmer er sket i et tæt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, ligesom samarbejdsudvalget har haft en hel central rolle i arbejdet. Der er således skabt klarhed og enighed om den retning og den hast, hvormed Nota skal bevæge sig.
I 1.000 kr. løbende priser
| 1998 Regnskab |
1999 Regnskab |
1999 Budget |
1999 B-R |
2000 Budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Indtægt: | |||||
| Nettotal | 39.000 | 35.700 | 35.700 | 0 | 40.500 |
| Driftsindtægter | 2.022 | 1.751 | 1.750 | 1 | 3.107 |
| Udgift | |||||
| Lønninger | 23.865 | 24.939 | 24.856 | 83 | 25.246 |
| Øvrige drift | 15.084 | 14.151 | 16.064 | -1.913 | 18.897 |
| Overskud | 2.073 | -1.639 | -3.470 | 1.831 | -536 |
Bevillingen (nettotallet) vil være stigende i år 2000 som konsekvens af, at Nota har indgået resultatkontrakt med Kulturministeriet. Kontrakten tilfører Nota 3 mill. kr. årligt. Der er forudset stigende indtægter bl.a. fra tipsmidlerne på kr. 700.000 til udvikling af dansk talesyntese og fra forventet øget salg af tidsskrifter.
Udgifterne vil i år 2000 overstige indtægterne, fordi Nota i løbet af kontraktperioden 2000-2003 vil øge aktivitetsniveauet til gavn for brugerne ved at forbruge af opsparingen.
Indtægter i 1999
| Salg af tidsskrifter | 957.000 |
| Salg af Kataloger | 57.000 |
| Salg af punktnoder | 7.000 |
| Salg af punktbøger | 10.000 |
| Indtægtsdækket virksomhed | 588.000 |
| Kantine | 120.000 |
| Selvstændig likviditet | 77.000 |
| Andre tilskudsfinansierede aktiv. | -74.000 |
| Andet | 9.000 |
| I alt | 1.751.000 |
| LØN | ØD | IALT | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Bevilling (B+TB) | 23.500.000 | 12.200.000 | 35.700.000 | |
| 2. | Regnskab | 24.407.190 | 12.931.805 | 37.338.995 | |
| 3. | Afvigelse mellem bevilling og regnskab | -907.190 | -731.805 | -1.638.995 | |
| 6. | Årets overskud | -907.190 | -731.805 | -1.638.995 | |
| 5. | Omflytninger. Bevillingstekniske | 675.795 | -675.795 | 0 | |
| 6. | Årets overskud | -231.395 | 1.407.600 | 1.638.995 | |
| Opgørelse af akkumuleret resultat | |||||
| 11. | Akkumuleret overskud ultimo 1998 | 3.438.403 | 6.896.706 | 10.335.109 | |
| 13. | Akkumuleret overskud primo 1999 | 3.438.403 | 6.896.706 | 10.335.109 | |
| 14. | Årets overskud | -231.395 | -1.407.600 | -1.638.995 | |
| 15. | Akkumuleret overskud ultimo 1999 | 3.207.008 | 5.489.106 | 8.696.114 | |
| 19. | Akkumuleret overskud til videreførsel ultimo 1999 | 3.207.008 | 5.489.106 | 8.696.114 | |
I punkt 5 har Nota flyttet kr. 675.795 fra øvrig drift til løn. Det er sket på basis af en hjemmel i finansloven til genanvendelse af indtægter på kr. 1.013.693 fra salg af tidsskrifter og kataloger. 2/3 af denne indtægt kan anvendes til lønsum.
Løn:
Merforbrug på kr. 231.395 = 1%.
Der er i punkt 5 foretaget en omflytning fra øvrig drift til løn som forklaret i tabellen.
Nettoudgiftsbevilling:
Merforbrug på kr. 1.639.000 = 4,6%.
Nota indgik i 1998 en skriftlig aftale med Kulturministeriet om forlængelse af resultatkontrakten for 1995-98 med 1 år uden tilførsel af yderligere midler. Nota har derfor til aftalte aktiviteter anvendt kr. 2.255.000 af de opsparede resultatkontraktmidler i 1999.
Under den ordinære drift har Nota haft et mindreforbrug på kr. 933.000. Nota har på en række områder forbedret indkøbsaftaler, så materialer til Nota's produktion kan indkøbes til lavere priser. Nota's indkøbsbehov vil variere fra år til år som følge af udsving i lagerbeholdninger. Endeligt har besparelser på en række fællesudgifter samt en ikke budgetteret indtægt på ordningen med selvstændig likviditet bidraget til det mindre forbrug.
Indtægtsdækket virksomhed har haft et underskud på kr. 170.000. Nota ønskede i 1999 at intensivere markedsføringen af den indtægtsdækkede virksomhed, og der blev bevilget personaleressourcer hertil. Midlerne er tilvejebragt ved forbrug af den indtægtsdækkede virksomheds akkumulerede opsparing.
Tilskudsfinansierede aktiviteter har haft underskud på kr. 147.000 , hvilket skyldes tilbagebetaling af projekttilskud fra Blindes Støttefond til et voice response system, som nu ikke længere ønskes indført.
Anlægsbevilling.
Der henvises til tabel 3.5 med tilhørende forklaring
i 1.000 kr. løbende priser
| Overskud | Ultimo saldo | |
|---|---|---|
| 1995 | 10.981 | |
| 1996 | -2.656 | 8.325 |
| 1997 | -63 | 8.262 |
| 1998 | +2.073 | 10.335 |
| 1999 | -1.639 | 8.696 |
Nedgangen i opsparingen afspejler primært forbrug af resultatkontraktmidler som uddybet i de regnskabsmæssige forklaringer.
De store udsving i 1995 og 1996 skyldes i stort omfang projektet Norden mod Fremmedhad, hvor Nota har administreret knapt kr. 7 mio. Projektet er afsluttet og opsparingen afspejler siden alene DBB´s virksomhed.
| Underkonto 10 | |
| Nota | 5.271.569 |
| Resultatkontrakt | 3.102.917 |
| Underkonto 90 | |
| Indtægtsdækket virksomhed | 269.634 |
| Underkonto 95 | |
| Underkonto 97 | |
| Tilskudsfinansierede aktiviteter | 51.994 |
| Ialt | 8.696.114 |
Underkonto 10. Nota's ordinære virksomhed
I Nota's nye resultatkontrakt for perioden 2000-2003 indgår opsparingen som en del af finansieringen af aktiviteterne under kontrakten. Opsparingen forudses derfor nedbragt til et minimum ved udløbet af den nye kontrakt 31.12.2003.
Underkonto 90. Indtægtsdækket virksomhed
I år 2000 vil der fortsat være forbrug af opsparingen til ansættelse af marketingsmedarbejder, der skal medvirke til forøgelse af omsætningen under denne virksomhed.
Underkonto 95 og 97 Tilskudsfinansierede aktiviteter
Midlerne anvendes hovedsageligt til færdiggørelse af flere mindre projekter i 2000.
Nota
Hjemmel: Brev fra Kulturministeriet 27.6.96 jf. TB 96 § 21.31.71 og brev fra Kulturministeriet 10.11.99 jf. TB 99 21.31.71.
I hele kr.
| 1. | Bevilling | 800.000 | |
| 2. | Regnskab | - 47.054 | |
| 3. | Afvigelse mellem tilskud og bevilling | 752.946 | |
| 6. | Årets overskud | 752.946 | |
| Opgørelse over akkumuleret resultat | |||
| 11. | Akkumuleret overskud ultimo 1998 | 131.115 | |
| 13. | Akkumuleret overskud primo 1999 | 131.115 | |
| 14. | Årets overskud | 752.946 | |
| 15. | Akkumuleret overskud ultimo 1999 | 884.061 | |
| 19. | Akkumuleret overskud til videreførsel ult. '99 | 884.061 | |
Nota har i brev af 10. november 1999 fået hjemmel til færdiggørelse af det oprindeligt igangsatte ombygningsprojekt. Midlerne tilvejebringes ved konvertering af Nota's opsparede driftsmidler til anlægsbevilling, jvfr. Finansministeriets brev af 6. september 1999. Da hjemmelen blev givet i november 1999, vil projektet først blive færdiggjort i år 2000.
Note
Mellem Kulturministeriets bevillingsafregning og Nota's bevilingsafregning optræder fortsat en difference på det akkumulerede overskud ultimo 1999 på kr. 170.352. Denne difference skyldes sammenblanding af Nota's overskud med en anden institutions overskud.
I 1.000 kr. 1999 priser
| Vedligelholdelsesudgifter i: | |
| 1996 | 90 |
| 1997 | 925 |
| 1998 | 665 |
| 1999 | 255 |
| Normtal | 184 |
Nota bor til leje og har således ikke udgifter til udvendig vedligeholdelse.
I 1997 og 1998 blev der af Nota's egne midler anvendt betydelig'e beløb til før-ombygningsarbejder.
i 1.000 kr.
| Indtægter | Udgifter | Resultat | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Samlingerne, Lyd | 1.486 | 7.980 | -6.494 |
| 2. | Samlingerne, Punkt | 86 | 5.122 | -5.036 |
| 3. | Formidling | -94 | 12.942 | -13.036 |
| 4. | Hjælpefunktioner | 122 | 8.591 | -8.469 |
| 5. | Generel ledelse | 151 | 4.455 | -4.304 |
| Ialt | 1.751 | 39.090 | -37.339 | |
| Nettoudgiftsbevilling | 35.700 | 0 | 35.700 | |
| Årets resultat | 37.451 | 39.090 | -1.639 | |
Som det fremgår af beretningen, har Nota i 1999 fortsat reduktionen af driftsomkostninger, hvilket har muliggjort overførsel af betydelige ressourcer til udvikling. IT-afdelingen har ansat yderligere 2 årsværk og investeringerne i ny teknologi er steget.
Analyserne i de næste afsnit viser, at overflytningen af ressourcer er foregået samtidigt med, at aktivitetsniveauet har været markant stigende, både i udlån og i produktion. Det har givet sig udslag i pæne produktivitetsstigninger set i forhold til 1998. Produktionen af punktbøger er steget med 25% i forhold til 1998, hvilket dog er 15% under produktionsmålet, som forventes opnået i 2000.
Den igangværende positive udvikling fortsætter i 2000, hvor Nota starter 1. år med en ny resultatkontrakt for perioden 2000-2003.
Nota har i 1999 arbejdet med en mere korrekt formålskontering mellem generel ledelse/administration og hjælpefunktioner. Det har givet sig udslag i store ændringer jvfr. afsnit 4.5. primært som følge af anderledes kontering af IT-relaterede udgifter. I 2000 vil denne linje blive forfulgt med fokus på korrekt formålskontering af udgifter relateret til produktion og formidling. På basis heraf er måltallene for 2000 revideret, så de skønsmæssigt angiver den korrekte fordeling, som den vil give sig udslag i næste virksomhedsregnskab.
Nota vil i år 2000 arbejde på at udvikle et grundlag til vurdering af Nota's effektivitet og ønsker dermed at kvalificere analyserne i virksomhedsregnskabet.
Nota vil vurdere om eksisterende værktøjer til effektivitetsmåling hensigtsmæssigt kan anvendes på Nota og om data kan fremskaffes uden urimeligt brug af ressourcer.
Typen af Nota's virksomhed er unik i dansk biblioteksvæsen bla. fordi Nota selv producerer de fleste af de materialer, der udlånes. Ovenikøbet er Nota eneproducent i Danmark på flere af de betydelige produktionsområder. Sammenlignende analyser skal derfor ofte være internationale med de metodiske og praktiske problemer sådanne sammenligninger medfører.
I år 2000 vil Nota indhente tilbud på udførelse af visse produktionsopgaver eksternt. Tilbudene kan bl.a. bruges til en vurdering af Nota's effektivitet som produktionsvirksomhed.
Samlingerne, lyd er Nota's produktion af masterbånd, kopiering på kassettebånd og montering i bokse. Produktionen består af bøger, tidsskrifter, pjecer samt individuelt fremstillede materialer til erhvervsaktive.
Samlingerne, punkt er trykte materialer, som Nota konverterer til punktskrift og/eller elektroniske filer. Der produceres bøger, tidsskrifter, noder, pjecer samt individuelle materialer til erhvervsaktive og døvblinde. Materialerne trykkes, printes og indbindes eller leveres på diskette.
Formidling dækker over 2 hovedfunktioner.
- Biblioteket med den direkte lånerkontakt, lånerbetjening samt administration af tidsskriftsabonnementer.
- Ekspeditionen, der modtager og forsender materialer samt foretager bånd- og boksreparationer.
Hjælpefunktioner omfatter tværgående udgifter, der ikke direkte kan henføres eller fordeles på øvrige hovedformål. For Nota: bygningsmæssig drift, informationsafdeling og IT-afdelingens udvikling og drift.
Generel ledelse og administration omfatter udgifter i forbindelse med den overordnede styring og ledelse af institutionen samt fællesfunktioner som administration, personale, regnskab og økonomi.
4.2.1 Driftsregnskab. Samlingerne lyd
i 1.000 kr., 1999-priser
| 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område | |||||
| Udgifter | 7.985 | 5.990 | 5.658 | 5.544 | 7.324 |
| Indtægter | 0 | 0 | 0 | 8 | 0 |
| Nettoudgift | -7.985 | -5.990 | -5.658 | -5.536 | -7.324 |
| Markedsstyret område | |||||
| Indtægter | 1.495 | 1.494 | 1.520 | 1.478 | 2.321 |
| Udgifter | 2.314 | 2.026 | 2.105 | 2.436 | 3.200 |
| Dækningsbidrag | -819 | -532 | -585 | -958 | -879 |
| Årets resultat | -8.804 | -6.522 | -6.243 | -6.494 | -8.203 |
Årets resultat udviser en stigning i underskuddet på ca. kr. 250.000. Nota har i 1999 anvendt betydelige midler til digitalisering af studier og til indkøb af materialer til lager. Da Nota samtidigt har flyttet ressourcer fra den ordinære drift til udvikling, bl.a. ved rationaliseringer i lydproduktionen svarende til 1,1 årsværk, er merforbruget på et acceptabelt niveau.
Informationsmæssig ligestilling er Nota's hovedformål og derfor er prisen for et lydtidsskrift den samme som for et trykt tidsskrift. Men da det er kostbart at indlæse disse materialer kombineret med de relativt lave oplag, Nota fremstiller tidsskrifter i, giver denne aktivitet underskud. Indtægterne var i 1999 kr. 957.000, et fald på ca. kr. 42.000 i forhold til 1998. Nota har reageret på faldet i indtægterne ved en omfattende gennemgang af udbudet af tidsskrifter og prisfastsættelsen. I 2000 iværksættes derudover en kampagne for at øge salget af tidsskrifterne. Målet er iflg. resultatkontrakten en indtægtsstigning på 10%.
I år 2000 har Nota også indregnet indtægter på kr. 700.000 fra Kulturministeriets IT-tipspulje til udvikling af dansk talesyntese.
Ud af den indtægtsdækkede virksomheds samlede omsætning på kr. 588.000 udgør kr. 521.000 omsætning af lydproduktioner, der hermed er på samme niveau som 1998. Den indtægtsdækkede virksomheds omsætning fremkommer primært ved fremstilling af tidsskrifter og lydaviser for offentlige og private udgivere. Det er målet for år 2000 at øge omsætningen med kr. 50.000, og til det formål har Nota tilført personaleressourcer til en forøget marketingsindsats. Dækningsbidraget er u tilfredsstillende for den indtægtsdækkede virksomhed i 1999, og Nota har på den baggrund iværksat forskellige tiltag, jvfr. afsnit 5 i virksomhedsregnskabet.
4.2.2 Aktivitetsoversigt, samlingerne lyd
I 1999-priser
*=En omgang er udtryk for kopiering af et masterbånd i 1-27 eksemplarer på én gang.
| 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nyproducerede masterbånd | 6.297 | 6.594 | 6.948 | 6.930 | 6.764 | 7.137 |
| Driftsudgifter pr. masterbånd | 856 | 849 | 836 | 789 | - | 775 |
| Kopierede omgange* | 71.000 | 70.000 | 65.000 | 73.000 | 68.000 | 72.000 |
| Driftsudgifter pr. kopieret omgange* |
54 | 53 | 57 | 50 | - | 49 |
| Kopierede bånd | 527.100 | 516.400 | 518.600 | 549.000 | - | - |
Driftsudgifterne pr. enhed for både masterbånd og omgange* er faldet i 1999. Det skyldes bl.a. produktivitetsgevinster i lydproduktionen, der er opnået ved bedre organisering af arbejdet, således at produktionen kan gennemføres med færre ansatte. Herved frigøres ressourcer til udviklingsaktiviteter. Endvidere bliver indkøb billiggjort og forbruget af øvrige materialer reduceres.
Driftsudgiften pr. omgang er faldet, fordi det samlede antal omgange er øget uden tilførsel af flere personaleressourcer. Stigningen i antal omgange kan henføres til en kraftig forøgelse i antal reparationer af bånd, jvfr. nedenfor.
| Masterbånd | 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bøger: Egenindlæsninger | 1.944 | 2.017 | 2.170 | 2.207 | 2.020 | 2.153 |
| Bøger: Omredigering af mastere fra forlag | 1.089 | 1.202 | 1.202 | 1.204 | 1.200 | 100 |
| Tidsskrifter/ugeblade | 568 | 580 | 571 | 566 | 568 | 568 |
| Køb af forlagstitler | 100 | |||||
| Kopiering af mastere fra forlag | 1.240 | |||||
| Masterbånd ialt | 3.601 | 3.799 | 3.943 | 3.977 | 3.788 | 4.161 |
Lydproduktionen har igen i 1999 udvist en stigende tendens i masterproduktionen. Stigningen skyldes egenindlæsninger, hvor produktionsmålet er overopfyldt med 187 masterbånd, svarende til 26 titler.
Fra år 2000 har Nota taget initiativ til en ny aftaleordning med forlagene, hvorefter Nota til erstatning for den nuværende omredigeringsordning kan købe lydbøger eller leje mastere, som Nota efterfølgende kopierer. Dette initiativ er iværksat for at øge den samlede titelmængde uden samtidig forøgelse af omkostningerne i overensstemmelse med Nota's resultatkontrakt for 2000-2003. Fra år 2000 optages en del egenindlæsninger digitalt. Produktionsmålene herfor er indeholdt i ovennævnte tal.
| Båndtimer | 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Erhverv | 528 | 688 | 747 | 702 | 750 | 750 |
| Tidsskrifter/Aviser | 2.811 | 2.815 | 2.900 | 2.984 | 2.970 | 2.970 |
En båndtime er en indlæsning af 1 times varighed på et masterbånd. Normalt bruger Nota C90 kassettebånd, hvorpå der kan være 90 minutters tale = 11/2 time.
Nota skal producere de opgaver, som blinde erhvervsbrugere bestiller. Som styremål var afsat 750 båndtimer. Resultatet blev 702, svarende til et fald på 6 % fra det forventede. Da der ikke er tegn på vigende efterspørgsel fra erhvervsbrugernes side, fastholder Nota imidlertid styremålet for år 2000 på 750 båndtimer.
| Reparationer af lydbøger | 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Antal | 40.624 | 37.299 | 35.044 | 45.528 | 37.000 | 40.000 |
Nota's serviceniveau på dette område er som følger: hvis en låner ringer inden kl. 12 med bestilling af et reparationsbånd bliver et nyt kopieret og afsendt samme dag.
Reparationstallet er steget med 10.484 i forhold til 1998. Der skyldes delvis et efterslæb på ca. 2000 bånd fra 1998, som blev indhentet i 1999. Desværre er reparationstallet også herudover stærkt stigende, men alligevel er det lykkedes medarbejderne at kopiere de mange ekstra bånd uden tilførsel af personaleressourcer. Det stigende reparationstal er dog er uholdbart i længden. Dels er det generende for lånerne, at et bånd i deres bog er gået i stykker, og de derfor må bestille et nyt og dels er kopiering af reparationsbånd relativt ressourcekrævende. Problematikken omkring stigningen i reparationstallet analyseres nærmere i 2000, herunder fordelingen af reparationer på bogmassen og kvaliteten af de anvendte kassettebånd.
Tabel 4.3.1 Driftsregnskab, Samlingerne punkt
| 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område: | |||||
| Udgifter | 5.999 | 5.439 | 5.469 | 5.112 | 5.556 |
| Indtægter | 12 | 24 | 82 | 22 | 20 |
| Nettoudgift | -5.987 | -5.415 | -5.387 | -5.090 | -5-536 |
| Markedsstyret område: | |||||
| Indtægter | 16 | 33 | 14 | 64 | 20 |
| Udgifter | 10 | 21 | 8 | 10 | 10 |
| Dækningsbidrag | 6 | 12 | 6 | 54 | 10 |
| Årets resultat | -5.981 | -5.403 | -5.381 | -5.036 | -5.526 |
De faldende driftsomkostninger afspejler reduktion i medarbejderstaben i 1998, der slog igennem i 1999. Herudover vil nedlæggelsen af stedfortræderfunktionen i punktproduktionen først slå igennem i år 2000. Endeligt skyldes faldet i driftsomkostningerne lavere papirforbrug bl.a. som følge af, at flere og flere materialer udsendes i elektronisk form. Driftsudgifterne kan variere fra år til år afhængigt af mængderne af materialer på lager.
På det bevilingsfinansierede område er der et fald i indtægterne i forhold til 1998, hvor Nota havde en ekstraordinær indtægt i form af en gave på kr. 50.000 til produktion af punktbøger. Indtægten i 1999 stammer fra salg af noder til Library of Congress i U.S.A og salg af bøger til private. Indtægten fra disse kilder forventes at være på samme niveau i 2000.
Under det markedsstyrede område kommer indtægterne udelukkende fra indtægtsdækket virksomhed. En enkelt ordre på undervisningsmateriale på kr. 40.000 stammer fra en arbejdsformidling. Det store dækningsbidrag skyldes, at en del udgifter fejlagtigt er ført under samlingerne, lyd og ikke samlingerne, punkt. Ordremængden er generelt meget svingende fra år til år og kan således ikke fornuftsmæssigt forudsiges for 2000.
Tabel 4.3.2 Aktivitetsoversigt, samlingerne punkt
I 1999-priser
| 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
| Producerede mastersider | 107.000 | 109.000 | 84.500 | 106.000 | 108.000 | 100.000 |
| Driftsudgift pr. masterside | 54 | 52 | 63 | 48 | - | 46 |
Produktionsresultater
| Masterbånd | 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bøger: Egenindlæsninger | 1.944 | 2.017 | 2.170 | 2.207 | 2.020 | 2.153 |
| Bøger: Omredigering af mastere fra forlag | 1.089 | 1.202 | 1.202 | 1.204 | 1.200 | 100 |
| Tidsskrifter/ugeblade | 568 | 580 | 571 | 566 | 568 | 568 |
| Køb af forlagstitler | 100 | |||||
| Kopiering af mastere fra forlag | 1.240 | |||||
| Masterbån ialt | 3.601 | 3.799 | 3.943 | 3.977 | 3.788 | 4.161 |
Punktproduktionen har ikke nået produktionsmålet for bøger i 1999, hvilket ikke er tilfredsstillende. Produktionen mangler 9.000 mastersider i at nå målet, men resultat er dog en forbedring i forhold til resultatet i 1998. Den samlede produktion er steget med 25% i forhold til 1998, hvilket har bevirket, at driftsudgiften pr. masterside er faldet. Da besparelser som følge af bortfald af stedfortræderfunktionen slår fuldt igennem i år 2000 forventes det, at driftsudgiften yderligere vil falde.
Den væsentligste årsag til, at produktionsmålet for bøger ikke blev nået var et højt sygefravær i punktproduktionen. 3 overførere var langtidssyge med i alt 247 tabte arbejdsdage til følge, ligesom sygefraværet for en række andre ansatte lå på over 20 dage i gennemsnit. Det opståede efterslæb i produktionen kunne ikke indhentes trods massiv vikardækning.
For individuel service for døvblinde og erhverv er produktionsmålene kun styremål, idet det er de pågældende gruppers efterspørgsel, der afgør produktionsmængderne. Specielt for gruppen af erhvervsbrugere forventes en øget brug af elektroniske tekster på bekostning af papirudgaver, hvorfor styremålet for 2000 er sat ned til kun 12.000 mastersider på papir. Fra år 2000 produceres alle bøger først som elektroniske filer og dernæst som punktfil til udprinting på papir, hvis der er behov herfor.
| 1999 resultat |
1999 mål |
2000 mål |
|
|---|---|---|---|
| Bøger | 21.666 | 13.000 | 55.000 |
| Tidsskrifter, titler | 2.353 | 3.000 | 10.500 |
| Erhverv. Titler/opgaver | 13.243 | - | 10.000 |
Nota's produktion af elektroniske filer stiger markant i disse år, og Nota har derfor fra år 2000 indført produktionsmål også for disse materialer. Målene for 1999 var udelukkende baseret på skøn. Produktionen bliver indtil videre målt i kilobyte (kb.) i Nota's produktionsmedie: WordPerfect 5.1. format. Kilobyte er imidlertid ikke nogen entydig målefaktor, og med indførelsen af Nota's produktionsstyringsystem, DOKsys fra år 2000 bliver der mulighed for at anvende andre måleenheder. Produktiviteten måles p.t. kun i relation til producerede mastersider, men med en stigende produktion af elektroniske filer, bliver det nødvendigt at finde nye måleenheder, der giver et dækkende billede af den samlede udvikling i produktionen.
Tabel 4.4.1 Driftsregnskab, formidling
| 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område: | |||||
| Udgifter | 10.247 | 11.490 | 13.578 | 12.942 | 12.127 |
| Indtægter | 63 | 45 | 27 | -95 | 65 |
| Nettoudgift | -10.184 | -11.445 | -13.551 | -13.037 | -12.062 |
| Markedsstyret område: | |||||
| Indtægter | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 |
| Udgifter | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Dækningsbidrag | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 |
| Årets resultat | -10.184 | -11.445 | -13.551 | -13.036 | -12.062 |
Den negative indtægt på det bevillingsfinansierede område er forårsaget af en tilbagebetaling af et projekttilskud fra Blindes Støttefond til et voice response system, som nu ikke længere ønskes indført.
I 1998 blev aftalen med Post Danmark (underkonto 54) omkring betaling af porto for blindeforsendelser til ikke-blinde omplaceret fra generel ledelse og administration (formål 1) til formidling (formål 6) og fremgår herefter af denne tabel. Alene i 1999 beløb aftalen sig til ca. 1,8 mill. kr.
I forhold til 1998 er driftsudgifterne faldet, da der i 1998 var store eengangsudgifter under den hidtidige resultatkontrakt til ny 6-båndsboks. Der vil fra år til år være udsving i det samlede forbrug under øvrig drift afhængigt af størrelsen af Nota's lager af materialer.
Endeligt er de samlede udgifter faldet, da Nota ved en bedre organisering af arbejdet har kunnet overføre personaleressourcer fra driften til udviklingsopgaver.
Tabel 4.4.2 Aktivitetsoversigt, formidling
I 1999-priser
| 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
2000 mål |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Telefonsamtaler | 47.000 | 47.000 | 50.000 | 47.000 | 46.000 |
| Cirkulerede enheder | 1.014.000 | 1.008.000 | 955.000 | 994.000 | 1.020.000 |
| heraf: udlån af bogbokse Antal bokse |
693.100 | 694.400 | 653.500 | 695.300 | 720.000 |
| Driftsudgifter pr. cirkuleret enhed |
9,99 | 9,22 | 9,12 | 8,63 | 8,30 |
I 1999 er antallet af cirkulerede enheder steget igen efter det betydelige fald i udlånet i 1998. Der ventes yderligere stigning i år 2000. Stigningen i udlånstallet skyldes bl.a. en stærk fokusering på, at Nota's ekspedition ikke er bagud med håndteringen af lydbøger. Det giver færre telefoniske henvendelser fra lånere, der forgæves venter på lydbøger, som det afspejles i tallene i tabellen.
Et andet mål for Nota er at udvide brugerbetjeningen ved at give adgang til interaktiv betjening på Nota's hjemmeside. Ved siden af benyttelsen af boglinien, giver det brugeren mulighed for at være mere selvhjulpen i benyttelsen af Nota's service.
Driftsudgiften pr. cirkuleret enhed er faldet både som følgende af faldende absolutte udgifter som nævnt under forrige tabel og som konsekvens af, at stigningen i udlånet er blevet håndteret samtidig med reduktion af årsværkforbruget.
| Udlån af elektroniske tekster | 1996 resultat |
1997 resultat |
1998 resultat |
1999 resultat |
2000 mål |
|---|---|---|---|---|---|
| Erhvervsudlån | 229 | 349 | 313 | 386 | 500 |
| Bøger og tidsskrifter | - | 825 | 3.444 | 5.055 | 10.000 |
Siden 1993 har erhvervsafdelingen udlånt elektroniske tekster til erhvervsbrugere. I 1997 begyndte produktionen af egentlige bøger og tidsskrifter.
Udviklingen viser en stigende tendens, og Nota forventer, at væksten også fremover vil være betydelig i takt med, at flere tekster bliver tilgængelige i elektronisk form samtidig med, at flere af Nota's brugere får adgang til PCére og andet elektronisk udstyr.
Nota's produktion af elektroniske tekster vil i år 2000 blive mere end fordoblet i forhold til 1999 jvfr. tabel. 4.3.2.
Tabel 4.5.1 Udgifter til ledelse og hjælpefunktioner m.v.
I 1999-priser
| 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration. Bruttoudgifter i mio. kr. |
5,8 | 8,6 | 6,2 | 4,5 | 5,6 |
| %andel af samlede bruttoudgifter | 14% | 21% | 16% | 11% | 13% |
| Hjælpefunktioner (bl.a.IT og information) Bruttoudgifter i mio. kr. |
3,2 | 3,2 | 3,0 | 5,3 | 5,6 |
| 5%andel af samlede bruttoudgifter | 8% | 9% | 8% | 13% | 13% |
| Bygningsmæssig drift Bruttoudgifter i mio kr. |
3,5 | 4,3 | 3,9 | 3,3 | 3,7 |
| Heraf husleje | - | 2,3 | 2,2 | 2,1 | 2,2 |
| %andel af samlede bruttoudgifter | 8% | 10% | 9% | 9% | 9% |
Som beskrevet i virksomhedsregnskabet 1998 er der i 1999 foretaget en revidering af udgifternes fordeling mellem formål 1 og 2, idet en del IT-relaterede udgifter til og med 1998 blev bogført som generel ledelse og administration. Der arbejdes i 2000 videre ad denne linje, men med særlig fokus på korrekt formålskontering af udgifter relateret til produktion og formidling. Dette arbejde forventes at give sig udslag i markant ændret fordeling af udgifterne på formål. Den ændrede fordeling er indarbejdet i år 2000 tallene.
Udover gennemførelsen af en mere rigtig kontering af IT-relaterede udgifter skyldes faldet i udgifterne til generel ledelse og administration, at den interne postfunktion er blevet omorganiseret med henblik på frigørelse af ressourcer til udvikling. Endvidere har der i 1999 været faldende udgifter i relation til resultatkontraktprojekter. I år 2000 forventer Nota stigende udgifter som følge af anskaffelse af ny telefoncentral og øgede personaleressourcer til brugerundersøgelser m.v.
Den markante stigning i hjælpefunktionerne skyldes - udover den ændrede formålskontering - kraftigt stigende aktivitet på det teknologiske område. Nota har næsten fordoblet medarbejderstaben i IT afdelingen i 1999, og investeringsomfanget har været af væsentligt større omfang i 1999 end i 1998. Udgifterne til uddannelse er steget tilsvarende for at sikre, at de nødvendige kompetencer er til stede blandt IT-medarbejderne.
I 1.000 kr., 1999-priser
| 1996 | 1997 | 1998 | 1999 | 2000 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Omsætning | 591 | 519 | 535 | 588 | 638 |
| Direkte udgifter | 338 | 242 | 275 | 344 | 350 |
| Fordelte fællesudgifter | 188 | 201 | 218 | 217 | 225 |
| Afskrivning af anlægsaktiver | 21 | 24 | 31 | 23 | 25 |
| Beregnet forrentning | 15 | 17 | 22 | 16 | 18 |
| Årets resultat | 29 | 35 | -11 | -12 | 20 |
Nota opnåede ikke i 1999 den ønskede stigning i omsætningen på 20%. Stigningen blev på 10% og der budgetteres med yderligere stigning i omsætningen på kr. 50.000 i år 2000. I 1999 har Nota bl.a. øget omsætningen som følge af tilgang af endnu en lydavis på ugentlig basis.
Indtjeningen har været klart utilfredstillende, og Nota har på baggrund heraf iværksat en gennemgang af alle større sager for at sikre, at indtjeningen pr. sag fortsat vil være på et acceptabelt niveau. Der er blevet udarbejdet nye nøgletal, der bliver anvendt i tilbudsgivning og fastsat nye priser for konsulentvirksomhed. Disse tiltag skal i år 2000 afspejles i et forbedret driftsresultat.
Nota forventer, at opgavetypen under indtægtsdækket virksomhed vil skifte karakter i de kommende år mod flere og flere konsulentopgaver på det teknologiske område. Det skyldes bl.a. den nye bibliotekslov, hvor Nota er tildelt en rolle som rådgivningscenter for det øvrige biblioteksvæsen.
1999
| Indtægter | 588.300 |
| Udgifter | 561.000 |
| Årets driftsresultat | 27.300 |
| - Forbrug af overskud | 196.800 |
| Årets resultat | -169.500 |
| Årets resultat 1999 | -169.500 |
| +Akkumuleret resultat 1998 | 329.100 |
| -Overskud overført til Nota | 0 |
| Akkumuleret resultat 1999 | 269.600 |
| Driftsresultat 1997 | 94.100 |
| + driftsresultat 1998 | 53.600 |
| + driftsresultat 1999 | 27.300 |
| Virksomhedens driftssituation | 175.000 |
| Statslige fonds- og programmidler | 70.000 |
| EU- og andre int. tilskud | 10.182 |
| Øvrige tilskudsgivere | -154.203 |
| I alt | -74.021 |
Nota modtog i 1998 støtte til en trivselsundersøgelse. En af udløberne heraf blev etablering af et forsøg med selvstyrende grupper i Ekspeditionen. Da de selvstyrende grupper blev gjort permanente, identificerede Nota behov for støtte til lederen og grupperne til afklaring af de nye roller. Nota søgte derfor fra Finansministeriets puljlemidler og modtog kr. 70.000
Endvidere modtog Nota EU-midler til et projekt om punktnoder, MIRACLE. Den negative indtægt opstår primært som følge af tilbagebetaling af projekttilskud fra Blindes Støttefond til et voice response system, som nu ikke længere ønskes indført.
Nota ønsker jvfr. den nye resultatkontrakt at forstærke indsatsen for at opnå indtægter fra alternative kilder; i år 2000 først og fremmest til medfinansiering af kompetenceudviklingsprojekter.
| Uforbrugte indtægter fra andre år | 198.623 |
| Årets indtægter | -74.021 |
| Årets udgifter | 72.608 |
| At overføre til 2000 | 51.994 |
Beløbet til videreførsel anvendes i år 2000 til færdiggørelse af enkelte udestående projekter.
Nota indledte 1999 med udarbejdelse af virksomhedsplaner i husets 8 afdelinger. Planerne blev præsenteret på en konference med 30 deltagere, hvor repræsentanter for samtlige afdelinger fremlagde hver enkelt afdelings mål for 1999. Formålet med denne proces var bl.a. at tydeliggøre forbindelsen mellem den enkelte afdelings aktiviteter og Nota's overordnede mål. Det er intentionen at gennemføre evaluering af husets præstationer i 4. kvartal de næste fire år, samtidig med at planerne for det følgende år præsenteres. Det bliver således muligt at følge og tydeliggøre, hvordan resultatkontraktens mål nedbrydes til mål og indsatsområder for den enkelte afdeling. Det er ligeledes Nota's mål at tydeliggøre sammenhængen mellem bidrag til målopfyldelse og aflønning. Til understøttelse af denne proces har Samarbejdsudvalget i 1999 formuleret og vedtaget en ny lønpolitik for Nota, og vil intensivere arbejdet omkring nye lønformer i år 2000. Ved evalueringen af årets resultater i november 1999 kunne det konstateres, at hovedparten af målene for 1999 var nået.
Nota står specielt på det teknologiske område overfor store udfordringer, der kun kan imødekommes, hvis organisationen tilføres betydelige nye kompetencer og samarbejdsformer. For at sætte skub i udviklingen præsenterede Nota's ledelse i slutningen af 1999, på 2 møder med samtlige ansatte, visionen om et meget stort ændringsprojekt, der rummer såvel kompetenceudvikling som organisationsomstilling. Husets 8 afdelinger omlægges til 4 områder som vist i organisationsdiagrammet. For at spore organisationen ind på de nye tider og opgaver gennemføres 3 store efteruddannelsesprogrammer med udgangspunkt i henholdsvis digital produktion, formidling og personlige kompetencer. Samarbejdsudvalget kommer til at spille en central rolle i arbejdet med kompetenceudvikling, og har nedsat 3 arbejdsgrupper,som arbejder med de 3 projekter. Grupperne mødtes første gang på et endagsseminar i november måned, hvor grupperne med hjælp fra 2 organisationspsykologer fik inspiration til arbejdet samt afklaret opgavens omfang.
Det handler om at udvikle Nota til en attraktiv arbejdsplads med ansatte, som besidder de nødvendige kompetencer til at honorere fremtidens krav. Derfor har Samarbejdsudvalget også i år arbejdet ihærdigt for at skabe sammenhæng mellem Nota's overordnede mål, den enkelte ansatte og målopfyldelsen. En nedsat arbejdsgruppe har udarbejdet et nyt værdigrundlag for Nota, der indgår som en bevidst del af Nota's hverdag og allerede pryder både resultatkontrakt og hilsner til eksterne samarbejdspartnere, og som implementeres yderligere i organisationen ved at indgå som et modul i kompetenceudviklingsprojektet. Værdigrundlaget skal sammen med en ny formuleret lønpolitik og ovennævnte kompetenceudvikingsprojekt, understøtte og udgøre fundamentet for Nota's fremtidige opgaveløsning.
Som nævnt i beretningen bevæger Nota sig i disse år fra en industrikultur over mod en langt mere videnbaseret kultur. Det kræver overvejelser om rekruttering, fastholdelse og kompetenceudvikling af medarbejderne og et stadigt mere udbygget samarbejde med brugere og samarbejdspartnere for at tilvejebringe de rigtige ydelser til den rigtige pris. Endvidere skal det synliggøres, hvordan den øgede viden bedst indarbejdes i de daglige rutiner, processer og udviklingsarbejder.
På baggrund af at Nota i de næste par år gør en historisk indsats med det omfattende kompetenceudviklingsprogram, er det nødvendigt at supplere de eksisterende data i virksomhedsregnskabet med oplysninger, der kan synliggøre videnstyringen på Nota.
Virksomhedsregnskabet indeholder allerede en lang række oplysninger, der i anden sammenhæng ville kunne samles i et særligt videnregnskab, som f.eks. i beretningen, hvor Nota har redegjort for resultaterne af samarbejdet med brugere, organisationer og øvrige partnere i ind- og udland.
Et andet hovedelement i et videnregnskab er Nota's produktionsprocesser, som er nøje beskrevet i resultatanalysen. Hovedvægten i kapitel 6 vil derfor blive lagt på at beskrive øvrige væsentlige elementer i et videnregnskab, nemlig medarbejderne samt IT-investeringer og brugen heraf.
Som det fremgår af tabel 6.3.1 er antallet af årsværk faldende med undtagelse af IT-afdelingen, hvor det er steget med 2 årsværk i forhold til 1998. Denne udvikling er udtryk for en bevidst handling, hvor der flyttes ressourcer fra drift til udvikling. Der må forudses et øget pres på lønudgifterne i takt med indførelse af ny teknologi og digitalisering, da behovet for højtuddannet arbejdskraft vil være stigende. Da rekrutteringsgrundlaget er faldende med baggrund i de små ungdomsårgange, og den samme type arbejdskraft efterspørges overalt, vil dette yderligere lægge pres på lønmidlerne. Hvis Nota skal honorere fremtidens krav, bliver udfordringen at fastholde og tiltrække kvalificeret arbejdskraft samt iværksætte løbende kompetenceudvikling.
Tabel 6.3.1 Personaleforbrug i årsværk fordelt på afdelinger
| 1997 |
1998 |
1999 |
|
|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration | 11,6 | 11,4 | 10,2 |
| Bibliotek | 13,3 | 12,5 | 12,2 |
| Lydproduktion | 20,1 | 19,4 | 18,3 |
| Punktskriftsproduktion | 14,0 | 13,6 | 13,0 |
| Ekspedition | 24,3 | 24,6 | 22,6 |
| IT-funktion | 2,6 | 2,6 | 4,6 |
| Information | 2,6 | 2,3 | 2,2 |
| Ialt | 88,5 | 86,4 | 83,1 |
Omfordelingen af personaleressourcerne betyder færre, men mere omkostningstunge årsværk og afspejles også i tabel 6.3.2.
Tabel 6.2 Personaleomsætning i %
| 1995 | 1996 | 1997 | 1998 | 1999 |
|---|---|---|---|---|
| 11% | 12% | 7% | 8% | 13% |
Personaleomsætningen er i 1999 steget fra 8 % til 13 %, hvilket betyder at 11 ud af 84 fastansatte medarbejdere har forladt Nota i 1999. Tilgangen har været på 8 personer.
Nota er midt i et teknologiskifte og har indført nye former for organisering. Det er desværre ikke altid muligt at rekruttere kvalificerede medarbejdere til IT-funktioner så hurtigt, som Nota kunne ønske sig, og det har derfor været nødvendigt at udbetale betydelige midler i over- og merarbejde i 1999.
Tabel 6.3.3 Udbetalt over- og merarbejde. Løbende priser
I kr.
| 1995 | 1996 | 1997 | 1998 | 1999 |
|---|---|---|---|---|
| 91.000 | 127.000 | 82.000 | 10.000 | 165.000 |
Beløbet er en voldsom stigning i forhold til tidligere år og hidrører primært fra overarbejdsbetaling til ekspeditionens medarbejdere på ca. kr. 40.000 samt merarbejde til IT-afdelingen på ca. kr. 120.000. Overarbejdet i ekspeditionen var nødvendiggjort af, at en pukkel af ophobede lydbøger forhindrede en regelmæssig levering af lydbøger til lånerne. Puklen var opstået med baggrund i ekspeditionens overgang til selvstyrende grupper, og det merforbrug af tid som en ændring af organiseringen af arbejdet gav anledning til. IT-afdelingens merarbejde har baggrund i udviklingsopgaver, udvikling af standarder indenfor digitale lydbøger samt skift til ny teknologi.
Som det ses af denne tabel, er det lykkedes at fortsætte reduktionen i antal afspadseringstimer både for chefgruppen og for medarbejderne. Det er en følge af en ny politik på området, der blev indført i 1998. Den positive udvikling forventes at fortsætte i 2000.
Tabel 6.3.4 Akkumulerede afspadseringstimer
| 1997 | 1998 | 1999 | |
|---|---|---|---|
| Chefgruppen | 2.400 | 1.020 | 428 |
| Medarbejderne | 2.110 | 1.493 | 1.260 |
6.4.1. Social profil
Nota har tradition for at beskæftige blinde og svagsynede og ønsker at leve op til sit sociale ansvar og fungere som en virksomhed, der kan rumme mange forskellige dimensioner. Nota har i 1999 færdiggjort arbejdet med at formulere en social profil for organisationen. Arbejdet har været henlagt i Samarbejdsudvalgsregi, og har i årets løb givet anledning til mange konstruktive og frugtbare dialoger medlemmerne imellem. Det kan være forbundet med særlige omkostninger for arbejdspladsen at ansætte mennesker med et handicap eller mennesker som af andre grunde har svært ved at komme ind og forblive på arbejdsmarkedet. Nogle ansatte med en betydelig funktionsnedsættelse, hvad enten den skyldes et handicap eller andre forhold, vil have problemer med at indfri de stigende krav om effektivitet og tempo, som stilles af det omgivende samfund. Hvis man således alene måler en virksomheds nytte gennem traditionelle cost/benefit-analyser, vil virksomheden med en høj social profil fremstå som mindre veldrevet end en rendyrket effektivitetsorienteret virksomhed.
I Nota's sociale profil er 3 indsatsområder prioriteret:
Nota har i 1999 haft i alt 7 personer ansat i fleksjob, puljejob m.v. og har ved årets udgang 3 personer ansat i disse ordninger. Et antal af Nota's puljejob står ubesatte pga. mangel på kvalificerede ansøgere. Årsagen hertil tilskrives faldet i arbejdsløsheden, og dermed faldet i antallet af langtidsledige.
6.4.2. Arbejdspladsvurdering
I 1999 har en projektgruppe gennemført et succesrigt projekt med arbejdspladsvurdering (APV). På basis af en spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige ansatte udarbejdede gruppen en rapport til Samarbejdsudvalget, der bevilgede midler til udbedring og forbedring af en række forhold. Dog kunne gruppen ikke afhjælpe hovedproblemet for mange medarbejdere, nemlig de dårlige fysiske rammer. Nota har dog håb om, at intensive forhandlinger med udlejer vil føre til en tiltrængt forbedring af de ydre fysiske rammer. Evt. forbedringer fra udlejers side skal dog ses i sammenhæng med det akutte behov for betydelige forbedringer af øvrige fysiske rammer, og Nota har derfor søgt om en anlægsbevilling hertil.
Derimod har gruppen bla. fået gennemført, at rengøringsstandarden i hele huset er blevet markant bedre, ligesom en lang række små og store forbedringer er blevet gennemført i form af bedre belysning, bedre arbejdspladser o.s.v. I alt har Nota anvendt kr. 250.000 på APV-relaterede forbedringer i 1999. Beløbet forventes at stige i 2000.
6.4.3. Efteruddannelse
Nota's ledelse ønsker, som tidligere beskrevet at fundere overgangen fra en industrikultur til en videnbaseret kultur med tilbud til alle ansatte om deltagelse i et særdeles omfattende kompetenceudviklingsforløb, der finder sted i 2000 og 2001. Der er behov for at udvikle både faglige og personlige kompetencer, og forløbene vil afspejle dette forhold. Der er i de seneste år anvendt ca. 500.000 kr. pr. år til kurser, ledelsesudvikling og strategiudvikling, hvilket er en fordobling alene sammenlignet med 1997. Tallet ventes at stige yderligere i de kommende år.
6.4.4. Informationsteknologi
IT er omdrejningspunktet for Nota's udvikling i de kommende år. IT er den centrale ingrediens, når visionen om informationsmæssig ligestilling skal virkeliggøres, når nye produkter og ydelser skal udvikles, og når Nota bevæger sig fra industrikulturen til en videnbaseret kultur. Derfor har Nota prioriteret, at alle medarbejdere har adgang til en PC, hvilket (på nær en enkelt medarbejder) er tilfældet i dag. Flere ansatte har taget PC-kørekort. Nota har p.t. 61 PC'ere i drift og anvender NT-styresystem, ligesom alle PC brugere har adgang til internettet. På det interne netværk findes fællesdrev, der bruges til informationsudveksling.
I 1999 har Nota udviklet og testet et nyt produktionsstyringssystem, Nota Doksys, der går i drift 1.1.2000. Systemet vil give mere nøjagtig viden om produktionsprocesser og økonomien i de enkelte produktioner og dermed skabe grundlaget for en forbedret styring. Systemet bliver tilgængeligt for en lang række medarbejdere: hermed sikres at der altid er opdateret viden om Nota's produktion til rådighed for alle, der har brug for det.
Udover den kraftige ekspansion i medarbejderstaben i IT-afdelingen, har Nota i de sidste par år investeret ca. 1,5 mill. årligt i digitalisering.
Beretningen beskriver en række af de opnåede resultater i 1999, hvor der har været markant efterspørgsel efter Nota's særlige viden både nationalt og internationalt. Nota er som nævnt indvalgt i flere internationale fora, og Nota specialviden på IT-området har været nyttiggjort nationalt. Udviklingen af brugersamarbejdet er fortsat med en ny-organisering, der træder i kraft i 2000.
På de interne linjer har Nota desværre måttet konstatere, at de mange tiltag, der er berettet om i dette afsnit ikke som ventet førte til et fald i Nota's alt for høje sygefravær. Tværtimod steg sygefraværet til 14,4 dage pr. ansat, svarende til niveauet for 1997, som det ses af tabellen.
Tabel 6.5.1 Sygefravær pr. ansat
| 1995 |
1996 |
1977 |
1998 |
1999 |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse | 8,1 | 5,5 | 8,7 | 10,0 | 10,0 |
| Bibliotek | 8,7 | 7,9 | 9,4 | 4,7 | 6,1 |
| Lydproduktion | 16,9 | 13,3 | 10,9 | 11,1 | 16,9 |
| Punktproduktion | 20,3 | 15,4 | 13,1 | 13,0 | 26,4 |
| Ekspedition | 40,2 | 37,1 | 25,9 | 17,6 | 15,4 |
| IT-funktion | - | - | 0,3 | 1,0 | 0,6 |
| Information | 5,8 | 5,2 | 5,3 | 5,7 | 3,3 |
| Nota i alt | 19,6 | 16,1 | 14,2 | 11,5 | 14,4 |
Nota har i årevis haft fokus på det høje sygefravær. Fra 1995 til 1998 er udviklingen gået i den rigtige retning, fra et gennemsnitligt sygefravær i 1995 på 19,6 dage til 11,5 dage i 1998.
Det største sygefravær ses i punktproduktion, lydproduktion og ekspedition, som i gennemsnit har et årligt sygefravær på 18.5 dage pr. ansat. De øvrige afdelingers gennemsnitlige sygefravær er 6,4 dage pr. ansat om året.
Nota har 92 fastansatte medarbejdere. En nærmere analyse af sygefraværet viser, at 26 ansatte er bærere af 75 % af sygefraværet. I de fleste organisationer vil enkelte ansatte blive ramt af langvarig sygdom, men på Nota har 1/3 af de ansatte et sygefravær på mellem 10 og 30 dage pr. år, og en styrket indsats for at nedbringe antallet af sygedage vil primært være rettet mod denne gruppe.
Et sygefravær af den beskrevne størrelse er en stor økonomisk belastning. Sygefraværet svarer til ca. 5,5 årsværk eller ca. 1.7 mill. kr. Hvis sygefraværet blev nedbragt til det gennemsnitlige sygefravær for staten som helhed, ville Nota få tilført arbejdstimer svarende til 850.000 kr. eller næsten 3 årsværk. Et eftertragtelsesværdigt mål.
Nota har arbejdet meget med problematikker omkring sygefravær både i 1998 og 1999. I 1998 gennemførtes en trivselsundersøgelse, der blandt andet indkredsede mulige årsager til sygefraværet. Der blev herefter som tidligere beskrevet iværksat en lang række aktiviteter i 1999 for at øge trivslen og nedbringe sygefraværet. Arbejdet med at afdække årsagerne til sygefravær og håndtering af sygefravær fortsættes i år 2000 i ledelse og samarbejdsudvalg med det formål at iværksætte yderligere aktiviteter, som forventes at påvirke sygefraværet i nedadgående retning.
I forlængelse af trivselsundersøgelsen, søgte Nota om og fik yderligere 70.000 kr. til at fortsætte et projekt med selvstyrende arbejdsgrupper i Ekspeditionen. Målet var at styrke gruppernes samarbejdsevne og afklare lederens og medarbejdernes nye roller, samt evaluere forløbet efter et halvt år. En erhvervspsykolog blev tilknyttet projektet. Ved evalueringen i august blev trivselsundersøgelsen gentaget i Ekspeditionen, og undersøgelsen udviste større tilfredshed på stort set alle spørgsmål, og sygefraværet var ligeledes faldet markant i de første 8 måneder af året. Hvis sygefraværet var fortsat i samme takt var resultatet blevet et gennemsnit på 9,5 sygedage pr. ansat pr. år. Desværre blev resultatet 15,4 sygedage, men det er dog stadig et fald i forhold til 1998.
| 1996 |
1997 |
1998 |
1999 |
2000 mål |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Elforbrug i 1.000 Kwh. | 160 | 165 | 127 | 155 | 150 |
| Omkostning | 196 | 234 | 220 | 218 | 220 |
| Varmeforbrug i MwH | 478 | 424 | 367 | 462 | 450 |
| Omkostning | 367 | 335 | 312 | 355 | 360 |
I 1999 priser. I 1000 kr.
Ejeren af Nota's lejemål (Dansk Inveco) har energimærket hele bygningen, hvorfor Nota ikke får energimærket lejemålet separat. Dog indgår Nota's elforbrug i ejerens energimærkning, hvorfor Nota har indgået aftale for dette med firmaet DK-teknik som udarbejder energimærke på elforbrug samt energiplan.
Stigningen i el-forbruget fra 1998 skyldes, at der i 1998 var en ombygning i gang, hvor dele af en etage var lukket og strømforbruget derfor minimalt. I 1999 er Nota tilbage på et forbrug, der ligger nær normalen.
Varmeforbruget faldt meget i 1998 som følge af den nævnte ombygning. Derfor er 1999 tilbage til et normalforbrug. Der er forhandlinger i gang med udlejer om renovering eller udskiftning af vinduerne, hvilket gerne skulle medføre et markant fald i varmeforbruget. En eventuel udskiftning skal dog ses i sammenhæng med det akutte behov for betydelige forbedringer af de øvrige fysiske rammer, og Nota har derfor søgt om en anlægsbevilling hertil.
I 1000 ark
| 1996 |
1997 |
1998 |
1999 |
2000 mål |
|
|---|---|---|---|---|---|
| A: Papirforbrug til produktion, antal ark | 1.382 | 1.366 | 1.285 | 1.263 | 1.200 |
| Heraf genbrugspapir | 100% | 100% | 100% | 22% | 20% |
| B: Øvrigt papirindkøb, antal ark | 198 | 303 | 230 | 300 | 300 |
| Heraf genbrugspapir | 43% | 91% | 87% | 100% | 85% |
A:
Forbruget er faldende, fordi flere tidsskrifter og bøger også udgives som elektroniske filer, og dermed erstatter den traditionelle brug af papir. Som beskrevet i virksomhedsregnskabet for 1998 har brugen af genbrugspapir givet problemer med selve holdbarheden og dermed læsbarheden af punktskriften. Derfor blev der i 1999 skiftet papirtype for dele af punktproduktionen. Det er således ikke muligt at anvende genbrugspapir i trykkeriet, før der kan leveres genbrugspapir af den rette kvalitet.
B:
Al papir til fotokopiering, printere og fax er genbrugspapir. Det eneste ikke-genbrugspapir Nota bruger er brevpapir o.lign. med logo. Af denne slags papir har der i 1999 udelukkende været forbrugt lagervarer. Der føres ikke regnskab over forbruget af papir, og derfor er udsvinget et udtryk for større eller mindre lagerbeholdninger ved årets udgang.
Nota
Elsebeth Tank
Direktør
Peter Tandrup
Økonomichef
Kulturministeriet godkender hermed Notas virksomhedsregnskab for perioden 01.01.99 - 31.12.99.
Godkendelsen omfatter det ordinære regnskab, jf. Finansministeriets bekendgørelse nr. 1163 af 20.december 1994 om Statens regnskabsvæsen mv. §9, samt bibliotekets regnskabsmæssige forklaringer.
Den øvrige del af virksomhedsregnskabet giver efter ministeriets vurdering et dækkende og dokumenterende billede af Notas virksomhed i 1999.
København, 15. maj 2000
Erik Jacobsen
Departementschef
| Mål | Målopfyldelse | Opfyldelsesprocent | |
|---|---|---|---|
1 |
Nettotilgang på 500 lånere i perioden 1995-98 | Tilgang på 1.121 lånere | 100% |
2 |
Forøget udlån via overcentralfunktion med gennemsnitligt 10% p.a. | Gennemsnitlig stigning 1994-1999 på 21% | 100% |
3 |
Minibrugerundersøgelse 2. halvår 1997 | Gennemført 2. halvår 1997 | 100% |
| Nyt krav: Handleplaner for 3 brugersegmenter | 2 planer udarbejdet i 1998. 1 plan i 1999 |
100% | |
4 |
Udarbejde IT strategi inden 31.12.96 | Udarbejdet februar 1997 | 100% |
| Nyt krav: Ny IT-strategi inden 31.12.98 | Udarbejdet | 100% | |
| Nyt krav: Implementering af overgangs biblioteksløsning og udvidelse af åbningstiden for punktbrugere | Iværksat 1.8.99 | 100% | |
5 |
Kravspecifiaktion til integreret bibliotekssystem inden 31.12.97 | Udgået efter aftale | 0% |
| Nyt krav: Digitalt omstillingsbord indføres i 1999 | Forsinket, da leverandør ikke som lovet har færdiggjort en løsning, der gør det muligt for blinde at betjene omstillingsbordet | 0% | |
| Nyt krav: Overgang til NT platform | Overgang fandt sted i 1998 | 100% | |
6 |
Kravspecifikation til produktionsstyringssystem | Kun udarbejdet til punktproduktion, men ikke anvendelig. Kravspecifikation til lydproduktion afventer digitalisering af lydproduktionen | 25% |
| Nyt krav: Opbygning af databank i 1998/99 | Databank er opbygget | 100% | |
7 |
Personalepolitik inden 31.12.95 | Udarbejdet i 1996 | 100% |
| Nyt krav: Medarbejderudvikling | Selvstyrende grupper igangsat i 1998. Fungerer fortsat | 100% | |
| Nyt krav: Ledelsesudvikling | Udviklingsforløb gennemført i 1998 | 100% | |
8 |
Kommunikationsstrategi inden 31.12.95 | Udarbejdet i 1996, men ikke anvendt | 100% |
9 |
Fastlæggelse af kvalitetsstandarder inden 31.12.97 | Standarder fastlagt i 1997 | 100% |
| Servicedeklarationer udarbejdes inden 31.12.97 | Udsendt december 1997 | 100% | |
10 |
Anskaffelse af hurtigkopieringsanlæg i 1996 | Indkøbt i 1996 | 100% |
| Arbejdskraftreduktion på 20% | Reduktion kun på 11% | 50% | |
| Nyt krav: Indhøst resterende rationaliseringsgevinst | Nota har inden for lønrammen formået at skabe 3 nye stillinger i 1998/99 til udvikling og digitalisering. Dette er sket gennem rationaliseringer i produktionen, formidlingen og fællesfunktionerne | 100% | |
11 |
Ny 8 båndsboks indføres senest 31.12.98 | Opgivet pga. manglende rentabilitet. | 0% |
| Nyt krav: Ny 6-båndsboks indføres pr. 1.1.99 | Ny boks er i brug | 100% | 12 |
Overgang til digital optageteknik senest 1.1.99 | Nota har påbegyndt indretningen af digitale studier i 1999, men egentlig optagelse starter i 2000 | 25% |
13 |
Retroinddatering af 10.000 titler senest 31.12.95 | Delvist afsluttet i 1996. | 50% |
| Nyt krav:Retroinddatering afsluttes i 1999 | Retroinddatering afsluttet | 100% | |
14 |
Omstrukturering af brugerindflydelse senest 31.12.96 | Ny struktur i 1996. | 100% |
| Nyt krav:Ny struktur for brugerindflydelse i 1999 | Ny struktur gennemført til ikrafttrædelse 1.1.2000 | 100% | 15 |
Pilotprojekt vedr. det elektroniske blindebibliotek | Gennemført bl.a. ved at udbyde 50 elektroniske tekster i 1997 og 47 tekster i 1998 | 100% |
De 2 krav, der er udeladt efter aftale tæller ikke med i den samlede gennemførelsesprocent. Gennemførelsesprocenten bliver herefter 87%.
