Indhold
Udgivet af: Nota, 2002
Tekst og tal: Direktør Elsebeth Tank,
økonomichef Lars Olsen, Bent Larsen,
Susanne Hansen og Inge Padkær Nielsen.
Design: Katrine Dahlerup
Forsidefoto: MAGNESIUM
Tryk: Kailow Grapic Oplag: 200
Denne publikation fås også i lydudgave og
punktudgave - og findes på www.nota.nu
Notas virksomhedsregnskab 2001
Nota (Nota) er det nationale, landsdækkende bibliotek, der producerer og formidler information og oplevelse til blinde, svagtseende og andre, der på grund af handicap er ude af stand til at læse trykt tekst. Det er Nota´s opgave at sikre sin målgruppe informationsmæssig ligestilling med ikke handicappede borgere i Danmark.
Nota producerer og formidler materialer på lyd, punkt og i elektronisk form. Produktion og distribution foregår med hjemmel i Bekendtgørelse af lov om ophavsret nr. 706 af 29. september 1998 § 17.
Af Lov om biblioteksvirksomhed (Lov nr. 340 af 17. maj 2000) §15, stk. 1, fremgår, at Nota virker som overcentral for folkebibliotekerne ved at skaffe materiale til bibliotekerne med særligt henblik på informationsformidling til blinde, svagtseende, ordblinde og andre handicappede. Som det fremgår af § 15, stk. 2, kan Nota også rådgive bibliotekerne om forhold af betydning for betjening af handicappede i almindelighed.
Virksomhedsregnskabet giver en status for Nota's virksomhed pr. 31. december 2001 og skitserer den udvikling, Nota arbejder for i år 2002.
Gennem anvendelse af moderne teknologier arbejder Nota for at styrke blindes og andre handicappedes muligheder for at opnå fuld informationsmæssig ligestilling i samfundet. Nota's resultatkontrakt med Kulturministeriet understøtter denne bestræbelse ved at fokusere på resultatkrav, der fremmer teknologiskifte. Det tager tid og er kompliceret at gennemføre det ønskede teknologiskifte. For at holde fokus på alle de aspekter, som er nødvendige i omstillingsprocessen, og for at sikre at hele organisationen er fortrolig med kursen, arbejder Nota udfra 6 overordnede sigtemål. Nedenstående beretning aflægges i overensstemmelse med denne systematik, idet de 6 følgende overskrifter er identiske med Nota's internt formulerede sigtemål.
I 2001 har Nota suppleret de målbare mål med et nyt værdigrundlag. I arbejdet med at formulere værdigrundlaget er spillereglerne og de gensidige forventninger på kryds og tværs i organisationen blevet meget tydelige. Herved er der skabt en fælles forståelse for "modus vivendi" på Nota, og denne fælles forståelse har vist sig at være af stor værdi i den gennemgribende omstillingsproces, Nota har på dagsordenen. Store omstillingsprocesser vil ofte skabe uro, usikkerhed og modstand. Det har ikke været tilfældet på Nota. Her er det lykkedes at nå en fælles forståelse og opbakning til forandringerne. Dette faktum anses for at være den væsentligste årsag til at Nota er nået langt i virkeliggørelse af projekter, der indtil for et år eller to siden kun var skitser til ideer på et stykke papir.
Som bekendt har alt en pris, og prisen for Nota's samlede virksomhed i disse år overstiger bevillingen. Når det aktuelle aktivitetsniveau har kunnet holdes skyldes det et budgetteret forbrug af Nota's opsparede midler, der netop har været hensat til digitaliserings formål. For 2001 udviser det samlede regnskab et underskud på den ordinære bevilling på 2,5 mio. kr. For 2002 lader det sig ikke gøre at fastholde aktivitetsniveauet indenfor rammen. Situationen forværres af det fremlagte Finanslovsforslag. Nota vil formentlig være nødt til både at nedlægge et betydeligt antal stillinger og sænke aktivitetsniveauet.
I kraft af et forbilledligt samarbejde mellem Nota's IT afdeling og produktion er det lykkedes at realisere de prioriterede ideer, som planlagt. Det betyder, at Nota konkret ved udgangen af 2001 kan tilbyde følgende nye produkter:
Det digitale flow i Nota's produktion starter med en opmærkning af en elektronisk fil i XML formatet. For at lette produktionen har Nota indgået aftale med de betydelige, store danske forlag om levering af filer, men desværre har flere mindre forlag modsat sig tilsvarende aftaler. I 2001 har Nota i hovedsagen søgt at undgå produktion af titler fra disse forlag, for at holde ekstraomkostningerne ved scanning nede. Denne praksis er imidlertid ikke holdbar i længden. Det samlede titeludbud til Nota's brugere må ikke afhænge af det enkelte forlags vilje eller uvilje til at sælge filer. I stedet har Nota valgt, ekstraordinært, at investere i en ny scanner, som gør det muligt, hurtigt at digitalisere en trykt bog og bruge den digitale version som udgangspunkt for produktion af kildefilen. Samtidig bliver det mere overskueligt at nyproducere gamle titler, der ikke tidligere har været udgivet på lyd eller punkt. Som en sidegevinst har Nota med den ny scanner skaffet sig overskydende scannerkapacitet, der tænkes anvendt i den indtægtsdækkede virksomhed. Målgruppen herfor er først og fremmest ordblinde studerende.
Den digitale produktion søges intensiveret i 2002 samtidig med at et planlagt konverteringsprojekt af gamle masterbånd fra analog til digital teknologi påbegyndes. Herved sikres volumen i Nota's fremtidige, digitale tilbud. I 2001 søgte Nota om tipsmidler for at iværksætte et pilotprojekt til forberedelse af konverteringsprojektet i 2002. Ansøgningen blev ikke imødekommet.
Som alternativ valgte Nota at ansætte en "datafagteknikerelev" og at omprioritere anvendelse af IT midler. Herved allokeredes ressourcer, der muliggjorde gennemførelse af pilotprojektet uden bevilling. Projektet gav Nota nødvendig erfaring på konverteringsområdet. På denne baggrund kalkulerer Nota med at overopfylde målet for konvertering af masterbånd i 2002.
Med de talrige digitale CD'ere, der bliver konsekvensen af nyproduktion såvel som konvertering af gamle masterbånd imødeser Nota et digitalt arkiveringsbehov, der fordrer en særlig bevilling. Nota har forelagt disse problemstillinger for Kulturministeriet og har blandt andet peget på de fordele, der ville være forbundet med at arbejde for fælles arkivløsninger for flere af kulturministeriets institutioner. I forlængelse af visionen om Danmark som digitalt foregangsland har Nota's særlige behov og muligheder, når det gælder digitalt arkiv, ligeledes været præsenteret.
For at skabe fleksibilitet og billigst mulige priser har Nota søgt at lægge flere digitale opgaver ud til eksterne leverandører. Det drejer sig dels om opmærkning af elektroniske filer dels om digitale lydproduktioner. I begge tilfælde har markedet vist sig at være udviklingsmæssigt bagud og væsentlige dyrere end Nota. Hertil har leverancernes kvalitet generelt været usædvanlig ringe. Den eftertragtede fleksibilitet ville derfor være for dyrt betalt og bestræbelserne på at skaffe eksterne leverandører på disse områder er sat i bero. Til gengæld har Nota selv med succes kunnet tilbyde sig som leverandør til markedet, ved at sælge to software programmer, der er udviklet på Nota for at facilitere egen digital produktion. Udover Danmark er programmerne solgt i 6 lande. Nota forventer et øget salg i 2002 efter release af nye programversioner.
I 2001 har Nota gjort sig mange overvejelser om designet af virksomhedens samlede digitale flow. En af hjørnestenene i dette flow bliver Nota's kommende bibliotekssystem, som forventes implementeret i 2003. På grund af Nota's særlige virksomhed vil et "metervare-produkt" ikke kunne udfylde behovene, der blandt meget andet har at gøre med integration mellem produktion, formidling og distribution. Derudover skal brugergrænsefladen, naturligvis, være fuld tilgængelig for handicappede. Nota har i 2001 brugt betydelige personaleressourcer på at udarbejde kravspecifikation til nyt bibliotekssystem og iværksætte et EU udbud, som det skete i efteråret 2001.
I 2001 har Nota kun antydningsvis fornemmet de særlige vilkår, der kommer til at gøre sig gældende, når 2 parallelle teknologier skal fungere side om side. Med sine, store, tunge, plads- og arbejdskrævende kassettebåndsmaterialer skal den analoge samling fortsat udbygges og vedligeholdes. Herved betjenes majoriteten af Nota's brugere, der i de kommende år alene vil have adgang til kassettebåndoptager. Den digitale teknologi skal udvikles og implementeres sideløbende. Forudsætningen vil være tilførsel af betydelige midler til flere digitale studier, arkiveringssystemer, produktionsstyringssystemer, bredbåndsnet med mere. Frugten, i form af reducerede lønomkostninger, og frigjorte midler til mere tilgængelighed, kan imidlertid først høstes, når den analoge epoke slutter.
Af hensyn til Nota's kernebrugere valgte Nota i 2000 at søge at gennemføre en effektivisering af produktionen af analoge lydbogstitler med 10% uden meromkostninger. Resultatet nåede helt op på 20% samtidig med at eksemplartallet af de enkelte produktioner blev styrket. Dette niveau er fastholdt i 2001, men må muligvis sænkes i 2002 på grund af bevillingssituationen.
Der har været et mindre fald på andre områder af den analoge lydproduktion i 2001. Faldet afspejler til dels en vigende efterspørgsel f.eks. på analoge, individuelle lydproduktioner til erhvervsaktive blinde, men det skyldes også et meget stort pres på de ansatte i konsekvens af parallelproduktionen.
Den samlede produktion af punktmaterialer i 2001 ligger cirka 6% under målet. Det svarer til resultatet for 2000, og bekræfter en flerårig tendens i retning af for lav punktproduktion. Der er flere grunde til dette lidt kedelige resultat.
På positivsiden gælder det, at punktproduktionen oven i den kendte produktion og uden tilførsel af ressourcer, har varetaget scanning og tilrettelægning af elektroniske filer. Det er en opgave, der er kommet til at fylde stadig mere, og som i begyndelse af 2002 planlægges flyttet til en nyoprettet præ produktionsenhed. En anden positiv forklaring vedrører en stigende efterspørgsel på individuelle erhvervssager - igen i elektronisk format. På dette område har punktproduktionen leveret 81% over målet. På negativsiden vejer endnu et år med massivt langtidssygefravær og interne problemer. Der er gennemført diverse foranstaltninger for at få smidigere forløb, og det er bestemt forventeligt, at punktproduktionen når sit mål i 2002. Dette forudsætter dog, at det bliver muligt at fastholde omkostningsniveauet for punkt i 2002.
Nota er en af verdens sidste producenter af noder på punkt. Under henvisning til efterspørgslen og omkostningerne ved denne dyre og sårbare produktion overvejede Nota i 2000-2001 at følge trop og udfase egen nodeproduktion ved at udlicitere opgaven til en af de få søsterorganisationer i verden, der fortsat producerer punktnoder. Disse overvejelser var meget uvelkomne hos Dansk Blindesamfund og i kredsen af punktnodebrugere. Ganske vist er antallet af brugere lavt og for nedadgående; men punktnodeproduktionen er vital for brugergruppen, der hovedsageligt består af professionelt udøvende musikere, især organister.
For at få et billede af mulighederne for udbud sendte Nota nogle opgaver til nogle af de sidste aktive producenter i to forskellige lande. Her udviste man stor interesse for sagen, men da det kom til handling var opgaven formentlig langt mere kompliceret og avanceret, end de mulige tilbudsgivere havde forventet. Der kom ikke noget anvendeligt materiale retur. Forløbet satte Nota's fornemme tradition for punktnodeproduktion i relief og Nota revurderede sin strategi og formulerede en ny. Punktnodeproduktionen blev tilført en personaleressource og Nota søger nu at opnå status som kompetencecenter på punktnoder på verdensplan. Med denne placering ønsker Nota samtidig at udføre punktnodeopgaver for andre lande. Det er foreløbig lykkedes at få en stor opgave fra en af de nordiske søsterorganisationer og fra et tysk blindebibliotek.
De senere år har Nota utilsigtet måttet opbygge en hel lille produktion i sig selv. Den vedrører produktion af lydbånd til erstatning af de store mængder af kassettebånd som kontinuerligt går i stykker under brugen. I 2001 kopierede Nota samlet mere end 47.000 individuelt fremstillede erstatningsbånd. Det svarer til at 11,5% af de udlånte bånd går i stykker. Situationen er opstået fordi markedet for kassettebånd er stærkt vigende, og det bliver stadig sværere at købe kassettebånd af en kvalitet, der modsvarer Nota's behov. Også af den grund imødeser Nota den fuldstændige overgang fra analog til digital produktion og distribution.
Digitalisering i samfundet i almindelighed og i særdeleshed digitalisering af Nota får banebrydende konsekvenser for synshandicappedes generelle adgang til information. Det er godt for synshandicappede og det er godt for samfundet. Men ingenting kommer af sig selv og i dag står Nota og Nota's samarbejdspartnere overfor den meget store udfordring, som det vil være at bringe digitaliseringen ud i brugernes hjem.
Nota's brugere skal erstatte kassettebåndoptagerne med pc'ere og nødvendigt kompenserende udstyr eller med andre mere simple digitale afspillere.
Nota's hjemmeside har i 2001 fået et gevaldigt løft i indhold og udseende.
De kommende år bliver der stærkt behov for oplæring og uddannelse af brugerne, som i langt overvejende grad er ældre, svagsynede mennesker. Brugeruddannelse ligger ikke inden for rammerne af Nota's virksomhed; men det turde være åbenbart, at relevansen af Nota's teknologiskifte alene eksisterer i kraft af brugernes ditto. Derfor søger Nota at koordinere sine aktiviteter på området med Dansk Blindesamfund og forskellige uddannelsesvirksomheder for blinde og svagsynede.
Teknologiskiftet er ikke trivielt, men mange af Nota's brugere er stærkt motiverede for at komme videre, og denne brugerentusiasme skal nok medvirke til at få succesen hevet i land. Entusiasmen kom i 2001 klart til udtryk i brugernes modtagelse af Nota's nye hjemmeside, som igennem året er blevet me-get dynamisk og udbygget med et væld af forskellige faciliteter. Først og fremmest har brugerne budt muligheden for at downloade elektroniske bøger hjertelig velkommen. Tilsammen har de 137 tilmeldte brugere hentet omkring 1200 e-bøger på Nota's hjemmeside på 7 måneder. I gennemsnit omkring 9 bøger pr. bruger i perioden. Tallene i sig selv er små i forhold til Nota's traditionelle virksomhed, men de er alligevel interessante, dels som indikatorer for brugernes aktuelle teknologiske udgangspunkt, og dels fordi den elektroniske service - herunder download-service - allerede formodes at have erstattet dele af udlånet af materialer på punkt. Et spørgsmål Nota vil sætte under lup i 2002.
Nota's nuværende bibliotekssystem kan af tekniske grunde ikke gøres tilgængeligt for eksterne brugersøgninger. Nota har i 2001 søgt at kompensere for denne mangel ved at udvikle en søgebase, der gør det muligt for brugerne at søge i Nota's samlinger. Dette nye tilbud er blevet modtaget af brugerne som et positivt fremskridt på vej imod det moderne, velfungerende og fuldt tilgængelige bibliotekssystem, som forventes implementeret i 2003.
I slutningen af 2001 lancerede Nota med "dit bibliotek" en ny elektronisk tumleplads for information og underholdning. "Dit bibliotek" er Nota's virtuelle bibliotek med indgang til information om arrangementer, internet, nye bøger, forfatterportrætter, andre brugere, underholdning mm. Nota's hjemmeside havde i 2001 omkring 300 besøgende dagligt.
Lydbogsområdet er Nota's mest omfattende brugeraktivitet. Også her er der i 2001 arbejdet med forberedelse af brugernes overgang fra analogt til digitalt lydbogslån. Som et forsøg åbner Nota i starten af 2002 en digital lydbogklub. Initiativet har til formål at påbegynde teknologiskiftet på en måde, Nota kan overskue og hvor brugernes forventninger er justeret.
Den digitale lydbogklub blev godt modtaget.
På godt en uge blev samtlige 200 pladser revet væk.
Projektet har til formål at teste det digitale udlån og indhøste erfaringer, der kan bruges til at facilitere de fremtidige, mere omfattende overgangsprojekter.
Teknologien fylder meget på alle planer af Nota's virksomhed, men aktivitetsstatikkerne viser, at de store, konkrete udlånsaktiviteter fortsat foregår analogt. Nota udlånte lidt mere end 400.000 lydbogstitler i 2001. Det samlede udlån er faldet med 1,6% i forhold til 2000, hvor udlånstallet toppede. Faldet tilskrives store arbejdsbelastninger og andre interne forhold på Nota. Det er utilfredsstillende, når det sammenholdes med den øgede produktion både i titler og i eksemplartal. Brugerne har dog fortsat været meget flittige. I løbet af året har hver individuel bruger i gennemsnit lånt tæt ved 43 lydbøger.
Udlånet af materialer på punkt er en sag for sig. Punktskrift repræsenterer blindes skriftsprog, og Nota har i sin resultatkontrakt tilkendegivet, at ville søge at understøtte udvikling og vedligeholdelse af punktskriftlæsning i Danmark. Området er prioriteret som fokusområde i 2002. Og det er der god grund til.
I 2001 fortsatte faldet i udlån af punktmaterialer og hermed tendensen fra foregående år. Der er mange meninger om årsagerne til det beskedne punktudlån. De væsentligste peger på:
Foto: MAGNESIUM
Illustration fra Nota's punktskriftalfabet udgivet i 2001:
"HVIDT I HVIDT".
Disse og andre teser vil blive gjort til genstand for nærmere analyse i 2002.
For at holde ressourceanvendelse til punktproduktion på et anstændigt niveau og for at integrere punktproduktionen mest muligt i det digitale produktionsflow påbegynder Nota i 2002 punktproduktion som print on-demand. Herved forberedes bøgerne til kopiering, men de udprintes først, når brugerne efterspørger titlen. Denne nye service vil lette brugernes håndtering af punktmaterialer, da de udprintede bøger ikke skal returneres til Nota efter endt brug.
I 2000 debuterede Nota som arrangør af litterære aktiviteter for brugerne. Brugernes modtagelse af denne nye aktivitet var overvældende og kaldte på mere af slagsen. Følgelig har Nota i 2001 afholdt en litterær weekend på Fuglsangcenteret ved Fredericia og en litteraturdag i København. Brugerne har deltaget i finansieringen af arrangementerne ligesom Nota har søgt og modtaget medfinansiering fra 3 private fonde. Til gengæld skuffede det, at Dansk Blinde Samfund, mod forventning, forlangte fuld pris for deltagernes ophold på Fuglsangcenteret, som ejes af Dansk Blinde Samfund. Trods deltagernes udtrykte glæde over weekendarrangementet vurderes et sådant at være for ressourcebelastende i forhold til det mulige deltagerantal.
På grund af bevillingssituationen har Nota primo 2002 besluttet helt at droppe disse særlige brugerarrangementer i hvert fald i dette år.
Døvblindblevne hører til Nota's mest udsatte brugergruppe. For at styrke denne gruppes adgang til information, og som led i Nota's resultatkontrakt, har Nota i 2001 indledt et forsøg med udgivelse af materialer i stor skrift henvendt til døvblinde. Forsøget har været et udtalt ønske i Foreningen af Danske Døvblindblevne, men det har været meget svært, at få bragt viden og lyst til at bruge dette nye tilbud ud til den enkelte bruger. Der er mange barrierer i kommunikationen med en gruppe, som gruppen af døvblindblevne, men den langsomme start kan også være udtryk for et mindre behov end forudset af de døvblindes forening. Forsøget suppleres i 2002 med udgivelse af en letlæst ugeavis i stor skrift. Forlægget for avisen er formiddagsbladet BT, og projektet er sat i værk med velvillig opbakning fra ledelsen på BT.
Nota giver høj prioritet til samarbejdet med diverse brugerfora. Nota's brugerkomite spiller en væsentlig og aktiv rolle i udviklingen af Nota og Nota's tilbud. Samspillet mellem Brugerkomiteen og Nota's ledelse har også i 2001 været frugtbart og åbenhjertigt, og udbyttet af dette og andet arbejde med brugerrepræsentanter anses af Nota for at have stor betydning i den igangværende komplekse omstillingsproces. Dialogen mellem Nota og brugerne skaber gensidig respekt og forståelse og letter kontinuerligt problemløsningen.
De senere år har Nota intensiveret indsatsen for at blive kendt som en attraktiv samarbejdspartner og som deltager i relevante netværk. At dele viden og få indsigt i og indflydelse på udviklingen i beslægtede miljøer har været den overordnede drivkraft i disse bestræbelser. Især har Nota søgt at knytte tættere forbindelser til udgivere, forsknings- og udviklingsmiljøer på informationsområdet samt til biblioteksområdet. Bestræbelserne har båret frugt og Nota's legitimitet som attraktiv samarbejdspartner er steget støt i takt med udvikling af viden og kompetencer på Nota.
Omverdenens voksende interesse for Nota - og Nota's virkefelt - kommer blandt andet til udtryk i et overvældende antal besøgende fra ind- og udland og i en voksende efterspørgsel på Nota's kompetencer på konferencer, seminarer og i konkrete samarbejdsprojekter. Gennem disse mange aktiviteter medvirker Nota til at udbrede kendskabet om behov og muligheder for at fremme tilgængeligheden til informationer ligesom Nota selv får nye udgangspunkter for - i sidste ende - at udvide servicen til sine brugere - aktuelle og potentielle.
I 2000-2001 gennemførte Nota en mindre undersøgelse af de store, folkebibliotekers syn på og ønsker til Nota. På denne baggrund og efter drøftelser i Nota's overbygningsudvalg, med repræsentanter fra biblioteksvæsenet, har Nota udarbejdet en handlingsplan overfor biblioteksvæsenet. Planen indeholder både konkrete aktiviteter og initiativer af mere undersøgende karakter, sidstnævnte har til formål at medvirke til at afklare Nota's rolle som overbygningsfunktion i fremtiden.
Med biblioteksvæsenet som målgruppe har Nota tilbagevendende sat fokus på mulighederne for at øge tilgængeligheden gennem en bevidst udnyttelse af teknologien - i denne sammenhæng især på bibliotekernes hjemmesider med tilhørende informationstjenester på nettet. Det landsdækkende initiativ "bedst på nettet" kårede Silkeborg Biblioteks hjemmeside som landets bedste, offentlige hjemmeside ud fra en række objektive kriterier. Et væsentligt kriterium blandt disse vedrører tilgængelighed for handicappede.
Børnekulturprojektet "Det eventyrlige bibliotek" på Horsens bibliotek, hvor bl.a. "Spil'opperne" spillede for et "fantastisk publikum" - som de selv udtrykte det.
Også andre biblioteker blev flot placeret i den store test, og Nota kunne notere sig, at det står rimeligt godt til med tilgængeligheden på de danske bibliotekers hjemmesider. Ofte er der dog problemer, når brugeren bevæger sig ned i sidens struktur, hvor hovedreglen er at tilgængeligheden for handicappede bliver dårligere jo længere man kommer ned i sidens lag.
Nota gennemførte ved årsskiftet 2000/2001 en tilgængelighedstest af de offentligt finansierede, landsdækkende biblioteksportaler. Resultaterne viste, at portalerne til en vis grad var tilgængelige, men at der fortsat er betydelige forbedringsmuligheder på området. Nota har planlagt at følge op på testen i 2002.
I 2001 har Nota konkret initieret samarbejder med bibliotekerne i Horsens og Silkeborg. Kræfterne har været koncentreret om udvidede bibliotekstilbud til handicappede børn og deres omgivelser. Nota deltager i endnu et projekt om handicappede børn og biblioteker i 2002.
I 2001 er Nota blevet inviteret med som deltager i to tværgående biblioteksprojekter, der alle beskæftiger sig med nyttiggørelse af ny teknologi. Nota har besluttet at indgå i projekterne både for at medvirke til at øge tilgængeligheden og for at stille sin ekspertise til rådighed for bibliotekerne. Arbejdet iværksættes først i 2002 og under forudsætning af, at det lykkes at tiltrække ekstern finansiering.
Ansvaret for tilgængelighed for handicappede brugere vedrører også forskningsbibliotekerne. Med implementering af princippet om sektoransvarlighed kan forskningsbibliotekerne forvente flere handicappede studerende som brugere. Med afsæt i dette forhold og med åbningen af "Den sorte Diamant" som anledning producerede Nota i 2001 en gave til Det Kongelige Bibliotek. Gaven bestod af volumniøse lyd-og punktudgaver af en udgivelse om national-biblioteket 1. I 2002 vil Nota genoptage kontakten til
Nota's direktør Elsebeth Tank overrækker direktør Erland Kolding Nielsen fra Det Kgl. Bibliotek en specielindbundet lyd- og punktudgave af "Det Kgl. Bibliotek i støbeskeen".
Det Kongelige Bibliotek for at etablere et samarbejde om elektronisk materiale.
I takt med digitaliseringen af Nota's produktion er det blevet stadig mere oplagt for Nota at søge at etablere, positive aktive samarbejdsrelationer med forlag og andre kommercielle udbydere af litteratur og information. Mens Nota's relation til forlagene tidligere har været noget ensidig, har udviklingen bevæget sig hen imod et mere jævnbyrdigt forhold.
Nota er interesseret i korte, smidige produktionsgange, som blandt andet realiseres med elektronisk materiale fra udgiverne. Udgiverne er interesserede i digitalisering og kan bruge Nota's ekspertise, på et område, hvor de fleste danske forlag ikke selv har ressourcer til at opbygge tilstrækkelig kompetence. I 2001 har Nota forsøgsvis indledt et konkret samarbejde med to forlag om et digitalt produkt. Med afsæt i nyttiggørelse af den digitale teknologi forventer Nota på sigt flere partnerskaber og andre nydannelser med kommercielle udgivere om udvikling og produktion.
Til den mere traditionelle del af Nota's samarbejdsvirksomhed hører samarbejdet med kolleger, internationalt. Nota er således fortsat aktivt medlem af IFLA 2; NISO 3 og Daisy 4. Nota var i 2001 vært for sidstnævnte ved et stort møde i København. Herudover har Nota deltaget i et nordisk samarbejde om programlægning og fundraising til en nordisk konference om punktproduktion, som afholdes i Island i 2002.
Nota har fastholdt fokus på en stadig optimering af ressourceudnyttelsen. Derfor har Nota på mange dimensioner de senere år været i stand til at øge væsentlige dele af produktionen og iværksætte nye aktiviteter selvom rammen er blevet reduceret. Det er dog en væsentlig forudsætning, at Nota i denne kontraktperiode kan anvende tidligere års opsparede midler til gennemførelse af det store teknologiskifte. Restmidlerne er øremærket til to store digitaliseringsprojekter, som gennemføres i 2002-2003. For nuværende forventer Nota, at bevillingssituationen vil indskrænke Nota's fremtidige handlemuligheder.
Nota har arbejdet med at øge omsætning og indtjening i den indtægtsdækkede virksomhed. Omsætningen i 2001 er steget med 4,4%. Stigningen skal først og fremmest tilskrives salg af software udviklet på Nota for at optimere og raffinere den digitale produktion.
Der er en tendens til at indtjeningen ved Nota's ordinære ydelser i form af analoge indlæsninger er for nedadgående. Samme tendens har været kendetegnende for Nota's abbonnementsservice på tidsskrifter. Indtægten på abonnementer er faldet en del over de senere år, formentlig fordi kassettebåndsmediet er stadig mere uattraktivt. I hvert fald er det ikke lykkedes, trods en gennemført kampagne på området i 2001, at øge abbonnementssalget, tværtimod. Faldet har direkte konsekvenser for Nota's aktivitetsmuligheder og skal på sigt søges kompenseret gennem andre alternative indtægter hvis Nota's aktivitetsniveau skal fastholdes.
Med spydspidskompetencer indenfor et nicheområde har Nota en forventning om at kunne øge omsætning og indtjening. I 2001 var det planen at professionalisere den forretningsmæssige side af den indtægtsdækkede virksomhed. Det vil f.eks. sige at gennemføre systematiske markedsanalyser, professionalisere markedsføring og raffinere administrationen af den indtægtsdækkede virksomhed. Det har dog ikke været muligt at finde ressourcerne til opkvalificering på disse områder, og som den budgetmæssige situation tegner i 2002 er det tvivlsomt, om Nota kan løfte denne opgave. Det er dog fortsat ønskeligt.
Også i 2001 har Nota fundet supplerende indtægtskilder gennem ansøgninger i fonde og puljer. Nota har herved skaffet nødvendig ekstern finansiering til organisations- og kompetenceudvikling samt til et større udviklingsprojekt, der kan henføres til Nota's sociale kapitel. Der er ligeledes søgt og modtaget midler til støtte for afholdelse af konkrete brugerarrangementer. Endelig er Nota's nye brugerarrangementer belagt med en pæn medfinansiering.
Som nævnt andre steder i beretningen har Nota undersøgt udbudsmuligheder på flere produktionsrelaterede aktiviteter. Denne indsats har været tilbagevendende; men hidtil har Nota vist sig at være billigere end markedet. Dertil kommer at hovedparten af Nota's aktiviteter kræver specielle kompetencer, som kun i få tilfælde vil kunne findes på markedet.
Prioritering af arbejdet med Nota's menneskelige ressourcer har også i 2001 haft særdeles høj prioritet. Sådanne aktiviteter anses fortsat for at være nøglen til succes for Nota's omstillingproces, og de delresultater, der er opnået i 2001 underbygger denne antagelse.
Da Nota gør sig store anstrengelser i disse sammenhænge er offentlig anerkendelse naturligvis meget kærkommen. Derfor vakte det også stor glæde på Nota, da HKs Biblioteksudvalg besluttede at tildele Nota sin kulturpris: Jytteprisen 2001. I forbindelse med prisoverrækkelsen blev Nota's kurs og grundlag for organisations- og kompetenceudvikling fremhævet som det væsentlige motiv til prisuddelingen.
Det har ydermere glædet Nota, at CASA5 , som deltager i et EU projekt, har udvalgt Nota som et af to danske eksempler på "best practise", når det gælder små og mellemstore offentlige virksomheders evne til at fremme sundhed og trivsel.
I 2001 afsluttede Nota det store fælles projekt, der er gennemført under overskriften "Slip værdierne løs". Hovedaktiviteten i dette projekt har bestået i kompetenceudvikling bl.a. gennem kursusvirksomhed. I alt har de ansatte på Nota under rammerne af dette projekt gennemført 775 kursusdage over 2 år. Forløbet er afviklet uden vikardækning og uden aktivitetsnedgang.
At gennemføre "Slip værdierne løs" har været en kraftanstrengelse for hele Nota. Målt på resultaterne i form af præstationstal kan det konstateres, at projektet har været alle anstrengelserne værd.
Det var planen at gennemføre en medarbejderundersøgelse i slutningen af 2001, blandt andet som led i evalueringen af "Slip værdierne løs", der har imidlertid ikke været ressourcer til at gennemføre undersøgelsen, som blev rykket til foråret 2002. I lyset af Nota's økonomiske situation og de kraftige nedskæringer, der gennemføres i foråret 2002 er det besluttet at droppe undersøgelsen.
Nedbringelse af sygefraværet har i de senere år været et andet højt prioriteret indsatsområde for Nota. Det er derfor meget glædeligt at kunne konstatere et fald i fravær på 2,75 sygedage pr. ansat. Det samlede fald svarer til et årsværk. Når sygefraværet på Nota fortsat ligger i overkanten med 9,84 dage pr. person i gennemsnit skyldes det først og fremmest langtids sygefravær koncentreret på få personer. Arbejdet med nedbringelse af dette indgår som en central del i et særligt projekt, Nota har iværksat overfor kvinder på Nota, der står i fare for at blive udstødt fra arbejdsmarkedet. Projektet "Pas på dig selv" løber ind i 2002 og er støttet af en pulje under Arbejdstilsynet.
Mens Nota klarer sig godt på udvikling af virksomhedens indhold er det fortsat sløjt med udvikling af rammerne. Det har desværre heller ikke i 2001 været muligt at finde en løsning på dette betydelige problem. Nota har tilbagevendende kunnet konstatere utilfredshed hos de ansatte med de uhensigtsmæssige forhold.
For dog at kunne få dagligdagen til at hænge sammen har Nota i 2001 foretaget sporadiske forbedringer af enkelte lokaler. Et planlagt rationaliseringsprojekt, der vedrørte omflytning af funktioner mellem to afdelinger afventer Kulturministeriets frigivelse af en lille pulje opsparede anlægsmidler. Nota satser på at kunne realisere projektet i 2002.
Tabel 3.1. Oversigt over hovedformål, 2001
I 1.000 kr.
| Indtægter | Udgifter | Resultat | Udgifts% | |
|---|---|---|---|---|
| 1. Produktionen, lyd | 1.666 | 10.730 | -9.064 | 23 % |
| 2. Produktionen, punkt | 84 | 4.956 | -4.872 | 11 % |
| 3. Formidling | 635 | 14.673 | -14.038 | 32 % |
| 4. Hjælpefunktioner | 211 | 9.489 | -9.278 | 13 % |
| 5. Generel ledelse | 405 | 6.200 | -5.795 | 21 % |
|
|
||||
| I alt | 3.001 | 46.048 | -43.047 | 100 % |
| Nettoudgiftsbevilling | 41.500 | 41.500 | ||
|
|
||||
| Årets resultat | 44.501 | 46.048 | -1.547 | |
Nota har i 2001 opretholdt det samme høje niveau som 2000 for indlæsning af analoge lydbøger. Sam-men med indkøbte og kopierede lydbøger fra private forlag, har Nota således opnået det højeste antal nye titler nogensinde. Samtidig er der produceret 22 omfangsrige digitale titler og på forsøgsbasis 25 titler med syntetisk tale. Nota kører altså nu både en analog produktion og en digital produktion.
Nota står med store udfordringer til opgaveløsningen med den digitale udvikling, der adskiller sig væsentligt fra den måde, Nota traditionelt har fungeret på.
For at styrke faglige og personlige kompetencer har Nota´s samlede personale deltaget i et to år langt kompetenceudviklingsforløb, og er således blevet rustet til den omstillingsproces, der i disse år finder sted på Nota. Det samlede projekt er nærmere beskrevet i kap. 4.
Der har i 2001 fortsat været fokus på en korrekt kontering af IT-relaterede udgifter således at udviklingsarbejde/hardware, der overgår til produktion, efterfølgende konteres under produktionen. Denne udvikling vil fortsætte i 2002.
Produktionen, lyd:
Nota's produktion af masterbånd, kopiering på kassettebånd
og montering i bokse. Produktionen består af bøger, tidsskrifter,
pjecer samt individuelt fremstillede materialer til erhvervsaktive. Produktionen
består både af en analog og en digital produktion.
Produktionen, punkt:
Trykt tekst (som regel i elektronisk form) konverteres til punktskrift og/eller
elektroniske filer. Der produceres bøger, tidsskrifter, noder, pjecer
samt individuelle materialer til erhvervsaktive og døvblinde. Materialerne
trykkes, printes og indbindes, leveres på diskette eller sendes via e-mail
til brugeren.
Formidling dækker over tre hovedfunktioner:
Hjælpefunktioner:
Tværgående udgifter, der ikke direkte kan henføres
eller fordeles på øvrige hovedformål. For Nota: bygningsmæssig
drift, og IT-afdelingens udvikling og drift.
Generel ledelse og administration:
Udgifter i forbindelse med den overordnede styring og ledelse af institutionen
samt fællesfunktioner som administration, personale, regnskab og økonomi.
Tabel 3.2.1. Driftsregnskab. Lydproduktionen
I 1.000 kr. 2001-priser
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 Budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område: | |||||
| Udgifter | 5.984 | 5.854 | 6.265 | 8.357 | 6.904 |
| Indtægter | 0 | 8 | 0 | 0 | 0 |
| Nettoudgift | -5.984 | -5.846 | -6.265 | -8.357 | -6.904 |
| Markedsstyret område: | |||||
| Lønninger | 1.644 | 1.561 | 1.947 | 1.666 | 1.460 |
| Udgifter | 2.226 | 2.572 | 2.275 | 2.373 | 2.176 |
| Dækningsbidrag | -583 | -1.012 | -328 | -707 | -716 |
| Årets resultat | -6.566 | -6.858 | -6.592 | -9.064 | -7.621 |
Årets resultat udviser en stigning i forbruget på ca. 2,5 mill.kr. Nota har i 2001 anvendt betydelige midler til digitalisering og kører nu både med en analog og digital produktion. De største udgifter har været forbundet med færdiggørelse af digitale lydstudier samt installation af udstyr til konvertering af analoge masterbånd til digitale masterbånd. Midlerne hertil er fortrinsvis resultatkontraktmidler. Jf. resultatkontrakten skal der konverteres 32.000 masterbånd over en 2 års periode. Selve konverteringen blev påbegyndt i januar 2002 og skrider fremad hurtigere end forventet. Endelig er der under lydproduktionens driftsregnskab også konteret lydproduktionens andel af midler forbrugt på kompetenceudvikling.
Under det markedsstyrede område: Informationsmæssig ligestilling er Nota's hovedformål og derfor tilbyder Nota sine brugere en række lydtidsskrifter til den samme abonnementspris som den almindelige trykte udgave af tidsskriftet. Reelt overstiger produktionsomkostningerne langt de indtægter Nota får ind ved salget af lydtidsskrifter, hvorfor denne produktion giver underskud. Indtægterne var i 2001 846.759 kr.. Den markante stigning i indtægten i 2000 skyldes, at en indtægt på knap 150.000 kr. er indtægtsført i et forkert regnskabsår. Når der korrigeres for denne fejl, har indtægten over de sidste fire år været relativ konstant. Nota har i 2001 revideret udbudet af tidsskrifter og prisfastsættelsen med henblik på at udnytte ressourcerne på dette område mere hensigtsmæssigt.
Ud af den indtægtsdækkede virksomheds samlede omsætning på 882.300 kr. udgør 795.000 kr. omsætning af lydproduktioner og IT software udviklet af Nota. Den indtægtsdækkede virksomhed er nærmere beskrevet i kapitel 6.1
Tabel 3.2.2. Driftsregnskab. Punktproduktionen
I 1.000 kr. 2001-priser
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 Budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område: | |||||
| Udgifter | 5.783 | 5.398 | 4.783 | 4.931 | 4.382 |
| Indtægter | 89 | 23 | 27 | 25 | 19 |
| Nettoudgift | -5.694 | -5.375 | -4.756 | -4.906 | -4.363 |
| Markedsstyret område: | |||||
| Lønninger | 15 | 68 | 35 | 59 | 49 |
| Udgifter | 9 | 11 | 15 | 25 | 29 |
| Dækningsbidrag | 7 | 57 | 20 | 34 | 19 |
| Årets resultat | -5.688 | -5.318 | -4.737 | -4.872 | -4.343 |
Driftsudgifterne er steget med kr.146.000. Det hæn-For punktproduktionens vedkommende stammer ger sammen med medarbejdernes deltagelse i øvrige indtægter primært fra konsulentydelser som Nota's kompetenceudviklingsforløb. Nota, qua sin specialviden på punktområdet, kan
tilbyde firmaer og andre der har brug for eksempel-På det bevilingsfinansierede område er indtægterne vis at opsætte skiltning med korrekt punktskrift. 24.761 kr. på samme niveau som i 2000. Indtægten stammer fra salg af noder til Library of Congress i U.S.A og salg af bøger til private. Indtægten fra salg af bøger forventes i 2002 at bortfalde da Nota som forsøgsordning begynder at producere punktbøger "on demand", hvilket betyder at brugeren ikke skal returnere lånte punktbøger. De bøger der bliver produceret "on demand" er kvalitetsmæssigt identiske med de bøger Nota tidligere solgte, og det giver derfor ikke længere mening at købe sin punktbog.
Tabel 3.2.3. Produktionstal i titler
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2001 mål | 2002 mål | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Analoge lydbøger | ||||||
| Egenindlæsning, bøger | 297 | 276 | 328 | 330 | 328 | 276 |
| Kopiering af mastere fra forlag | - | - | 64 | 162 | 170 | 181 |
| Køb af forlagstitler | - | - | 26 | 11 | 20 | - |
| Omredigeringer af bøger | 133 | 143 | 26 | 0 | 0 | - |
| Samlet antal lydbøger | 430 | 419 | 444 | 503 | 518 | 457 |
| Andet lydmateriale | ||||||
| Erhverv | 195 | 196 | 162 | 149 | - | - |
| Tidsskrifter/Aviser | 903 | 1.033 | 1.277 | 1.308 | - | - |
| Domino | - | 332 | 346 | 336 | 350 | 350 |
| Interne opgaver | 51 | 35 | 45 | 31 | 50 | 45 |
| Pjecer | - | - | - | 16 | - | 20 |
| Digital lyd | ||||||
| Bøger med human tale | 0 | 0 | 4 | 22 | 20 | 33 |
| Bøger med syntetisk tale | 0 | 0 | 2 | 25 | 20 | - |
| Punktproduktion | ||||||
| Bøger | 96 | 133 | 118 | 115 | 121 | 121 |
| Noder | 57 | 56 | 31 | 36 | - | - |
| Indiviuel service | 289 | 295 | 278 | 288 | - | - |
| Tidsskrifter/Aviser | 264 | 229 | 468 | 474 | - | - |
| Erhverv | 186* | 190* | 133 | 119 | - | - |
| Domino | - | - | 14 | 14 | - | - |
| Interne opgaver | 130 | 65 | 47 | 24 | - | - |
| Elektroniske filer | ||||||
| Bøger | 43 | 62 | 123 | 170 | 137 | 200 |
| Tidsskrifter/Aviser | (ikke reg.) | (ikke reg.) | 101 | 187 | - | - |
| Erhverv | (ikke reg.) | (Ikke reg.) | 35 | 39 | - | - |
| Kopiering af analog lyd | ||||||
| Kopierede kassettebånd | 518.600 | 549.000 | 550.403 | 572.405 | - | 556.100 |
| Kopierede omgange | 28.433 | 26.561 | 26.012 | 21.447 | - | 22.138 |
* Inklusiv erhverv e-tekster
Tabel 3.2.4. Produktionstal i mastermedier
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2001 mål | 2002 mål | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Analog lyd, i masterbånd | ||||||
| Egenindlæsning, bøger | 2.170 | 2.207 | 2.531 | 2.554 | 2.584 | 2.207 |
| Omredigeringer af bøger | 1.202 | 1.204 | 197 | 0 | 0 | - |
| Kopiering af mastere fra forlag | - | - | 522 | 1.392 | 1.340 | 1.440 |
| Køb af forlagstitler | - | - | 131 | 55 | 100 | 0 |
| Samlet analoge bøger | 3.372 | 3.411 | 3.381 | 4.001 | 4.024 | 3.647 |
| Analog lyd, i masterbånd | ||||||
| Pjecer | - | - | - | 22 | - | 25 |
| Domino | 543 | 458 | 480 | 453 | 500 | 450 |
| Interne opgaver | 21 | 38 | 47 | 42 | - | 45 |
| Samlet analog lyd | 564 | 496 | 527 | 517 | 500 | 520 |
| Analog lyd, i båndtimer | ||||||
| Erhverv | 747 | 702 | 610 | 580 | 750 | 600 |
| Tidsskrifter/Aviser | 3.757 | 3.833 | 3.828 | 4.165 | 3.766 | 3.700** |
| Samlet analog lyd | 4.504 | 4.535 | 4.438 | 4.745 | 4.516 | 600 |
| Punktproduktion, i mastersider | ||||||
| Bøger | 40.358 | 51.363 | 55.230 | 52.050 | 60.500 | 59.300 |
| Indiviuel service | 5.024 | 5.201 | 4.948 | 5.626 | 5.000 | 5.000 |
| Noder | 2.579 | 2.650 | 878 | 2.797 | 1.500 | 1.500 |
| Tidsskrifter/Aviser | 15.237 | 13.792 | 15.924 | 17.171 | 14.000 | 17.000** |
| Erhverv | 16.085 | 11.378 | 15.876 | 11.026 | 12.000 | 11.000 |
| Domino | 726 | 1.659 | 460 | 525 | 500 | 600 |
| Interne opgaver | 4.613 | 3.926 | 1.821 | 1.292 | 4.000 | 4.000 |
| Digital lyd, indlæste minutter | ||||||
| Digital lyd, human tale | 0 | 0 | 911 | 18.361 | - | 27.550 |
| Elektroniske filer, i kb wp format | ||||||
| Bøger | - | 21.666 | 63.630 | 52.698* | 72.000 | * |
| Tidsskrifter/Aviser | - | 2.353 | 5.243 | 9.114 | 8.000 | 9.000 |
| Erhverv | - | 13.243 | 13.934 | 18.112 | 14.000 | 18.000 |
| Diverse | - | - | - | 965 | - | 1.500 |
* Dette tal er eksklusiv de 41 XML opmærkede titler. Da de forskellige formater på filerne betyder store udsving i størrelsen, vil det være uden mening at fastsætte måltal for, hvor mange kilobytes Nota skal producere i 2002.
** Dette tal bliver nedjusteret, da flere tidsskrifter i løbet af året bliver skåret væk.
I år 2000 lykkedes det Nota at øge sin produktion af analoge lydbøger med 20%. Dermed blev et mål der var fastsat til gradvist at opfyldes i løbet af resultatkontraktsperioden nået før forventet. I 2001 er det lykkedes at fastholde lydbogsproduktionen på samme niveau, hvilket må siges at være meget tilfredsstillende, fordi Nota i samme år har produceret 22 omfangsrige digitale lydbogstitler, hvilket naturligvis har belastet både studie- og teknikerkapaciteten.
I modsætning til 2000, hvor det ikke lykkedes at supplere Nota's lydbogssamling med det ønskede antal af titler købt som færdige bøger eller kopieret fra forlagsmastere fra kommercielle forlag, er målet i 2001 nået. Det vil sige at Nota i 2001 har øget sin bestand af analoge lydbøger med det højeste titeltal nogensinde. Der er således sket en støt stigning i indgåelse af titler fra eksempelvis 429 titler i 1997 til 503 i 2001. Hvis man hertil lagde de digitale titler, der i omfang svarer til 26 titler af en analog gennemsnitstitel, ville man nå et titeltal på 529.
En lydbog, der kopieres fra en forlagsmaster, har ikke helt den samme kvalitet som en lydbog produceret af Nota, eksempelvis er der ikke indlagt lavfrekvente søgesignaler som hjælp til at navigere rundt i bogen. Det er nu andet år hvor Nota vælger at kopiere direkte fra forlagsmastere og derved spare en omredigering udført af Nota's teknikere. Der har været meget få reaktioner fra lånerne på denne mindre ændring, så Nota vil fremover benytte denne praksis med at prioritere indgangen af flere titler over den meget raffinerede kvalitet. Det skal siges at de kommercielt producerede lydbøger er identiske med og derfor har samme kvalitet som de lydbøger der lånes ud af Danmarks folkebiblioteker.
Nota har i 2001 oplevet problemer med jævnt hen over året at udnytte studiekapaciteten optimalt. Det hænger sammen med at Nota's freelance indlæsere er blevet mindre "tro" overfor Nota, de aflyser jævnligt aftaler, hvis et bedre betalt job dukker op andetsteds. Nota har forsøgt at afhjælpe problemet ved at få en større gruppe af indlæsere tilknyttet virksomheden, men på sigt skal der nok tænkes mere radikalt, f.eks. kunne man overveje at indgå kontrakter med indlæserne og på den måde forpligte dem mere i forhold til opgaveløsningen. Der vil være focus på problemet i 2002.
Som også nævnt i beretningen ligger Nota's punktproduktion for 2001 samlet set 6% under det målsatte resultat. Endnu engang ligger forklaringen primært i et meget højt langtidssygefravær. Men også interne problemer og personalekonflikter har været med til at påvirke produktiviteten negativt. Der er lavet aftaler med involverede medarbejdere, blandt andet er der planlagt en omflytning af en printerfunktion, hvilket gerne skulle være med til at optimere opgaveløsningen. Denne omflytning er midlertidigt sat i bero p.g.a. et stigende udgiftspres. Nota har ansøgt kulturministeriet om at måtte anvende opsparede anlægsmidler til gennemførelse af projektet.
Som set tidligere år, hvor der har været problemer med at opfylde målene på punktskrift, er det bogproduktionen der er hårdest ramt. Her er opnået et resultat på 52.050 mastersider ud af et mål på 60.500, eller målt i titler 115 titler af et mål på 121. At det er bogproduktionen der rammes hænger sammen med at deadlineopgaver og opgaver for brugere af Nota's individuelle servicetilbud prioriteres forud for bogproduktionen.
Som positiv forklaring kan man således se at Nota's erhvervsbrugere har øget deres efterspørgsel af elektroniske materialer i 2001, hvorfor målet på dette område er overopfyldt med 81,1%. Hidtil er disse elektroniske materialer blevet produceret af Nota's
punktoverførere, hvilket betyder at en øget efterspørgsel har trukket ressourcer fra bogproduktionen. For 2002 gør Nota sig nogle overvejelser om at fjerne den meget belastende produktion af elektroniske materialer fra de punktkyndige medarbejdere, således at de få bedre mulighed for at hellige sig deres speciale: produktion af punktskrift. Se nedenfor afsnit om produktionsomlægning.
En anden faktor, der har været med til at udhule punktbogsproduktionen, er produktion af punkttidsskrifter, her har Nota haft et mål om at producere 14.000 mastersider, men resultatet er blevet 17.171. Nota producerer egne tidsskrifter til brugerne udfra biblioteksfaglige overvejelser, denne produktion suppleres af en produktion af materialer til Dansk Blindesamfund (DBS). Det drejer sig om medlemsblad, mødereferater og regnskaber. I årenes løb er denne produktion tiltaget i omfang og er nu ved at nå smertegrænsen for hvad Nota's punktproduktion kan magte uden at måtte skære i egenproduktion. Tilbage i 1998 indgik Nota en aftale med DBS om en mindre kompensation for produktion af medlemsbladet, når dette overstiger 23 almindelige trykte sider. Nota vil i 2002 forhandle med DBS med henblik på at indgå en ny aftale, der forholder sig til den samlede produktion Nota udfører for DBS.
Nota har i en årrække produceret jobrelevante materialer til blinde og svagsynede brugere i erhverv. Dette sker som en individuel service. Overordnet set har denne produktion de seneste år haft et nogenlunde stabilt omfang, men der sker et skred i brugernes medievalg i retning af en stigende efterspørgsel efter digitale materialer.
For 2001 kan man i produktionen af lydmaterialer se den nedgang, der har været gældende de seneste år, bekræftet. Hvor Nota i 1999 producerede 702 lydtimer til gruppen, er produktionen faldet til 610 i 2000 og 580 lydtimer i 2001.
I samme periode er der udsving i efterspørgslen af punktmateriale fra erhvervsbrugerne. Her er tendensen knap så entydig, her er der udsving mellem 16.085 mastersider i 1998, 11.378 i 1999, 15.876 i 2000 og igen et fald i 2001 til 11.026 mastersider.
Produktionen af elektroniske materialer til erhvervsbrugerne er i samme periode steget fra 13.243 kilo-bytes i 1999 til 18.112 i 2001 (en kilobytes svarer ca. til en masterside i punkt).
Tendensen til at analog lyd viger til fordel for digitale materialer må forventes at fortsætte de kommende år - hermed lægger denne service sig i øvrigt op af Nota's øvrige udlån.
Efterspørgsel af punktmaterialer må indtil videre vurderes til at være nogenlunde stabil med nogenlunde stabile udsving fra år til år.
Gennem produktionsomlægning har Nota beredt sig til at kunne modsvare den stigende efterspørgsel på digitale materialer fra erhvervsbrugerne - også uden at det som tidligere år går ud over produktionen af punktmaterialer.
Den kapacitet, der frigøres ved at efterspørgslen efter analoge lydmaterialer fra erhvervsbrugere falder, føres over i den digitale produktion, dette er der i høj grad brug for, idet Nota, som nævnt i beretningen befinder sig i en meget ressourcekrævende omstillingsfase, hvor der må køres dobbeltproduktion.
Produktionen af digitale materialer har været i stærk stigning de seneste år, og dette har også kendetegnet 2001. Stigningen er dels et resultat af Nota's bevidste strategi indenfor produktionsområdet og dels en følge af brugernes stigende efterspørgsel af digitale materialer. Nota arbejder med en overordnet strategi, hvor målet er at enhver produktion skal tage sit udgangspunkt i en XML opmærket elektronisk fil. I første omgang skal dette gælde bogproduktionen, senere enhver form for produktion. 2001 har bragt Nota væsentligt tættere på visionen om at al bogproduktion er digital og tager sit udgangspunkt i en XML kildefil. Dette er ikke mindst sket gennem et forbilledligt samarbejde mellem Nota's IT afdeling og Nota's produktion om udviklingen af den såkaldte STD-editor, et software pro-gram, der til en vis grad automatiserer opmærkningsprocessen og kan betjenes af personale, der ikke nødvendigvis kender til egentlig XML kodning.
I 2001 lykkedes det at fremstille 41 opmærkede titler. Udgangspunktet for en opmærket fil er en elektronisk forlagsfil, alternativt en indscannet fil. I 2001 er samtlige opmærkede filer produceret på baggrund af forlagsfiler. På sigt vil det, som nævnt i beretningen, blive nødvendigt at indscanne flere filer.
Et helt nyt led i Nota's produktionslinier åbner sig med digitaliseringen. Der er og bliver i stigende grad brug for at investere flere ressourcer i det Nota har valgt at kalde "forproduktion". Forproduktion drejer sig om anskaffelse af forlagsfiler, indscanning af bøger og opmærkning af disse. I de kommende år bliver det nødvendigt at flytte ressourcer fra den traditionelle produktion over i den digitale forproduktion. Nota anskaffede i slutningen af 2001 en stor produktionsscanner med en meget stor kapacitet. Fremover vil det scannearbejde, der traditionelt har ligget i punktproduktionen, blive udført i forproduktionen. Derved fratages punktoverførerne nogle meget tidkrævende opgaver, hvilket vil frigøre tid til produktion af deres egentlige speciale: punktbøger.
For 2001 havde Nota målsat produktionen af e-bøger til 136 titler. Resultatet blev 170 titler, hvilket hænger sammen med at den e-bogsproduktion der er udført af punktoverførerne er blevet suppleret af e-bøger produceret udfra de 41 XML opmærkede bøger. Fra årsskiftet 2001 - 2002 går Nota over til at producere alle punktbøger, alle digitale lydbøger samt en række rene e-bøger udfra en XML kildefil. Det vil betyde at Nota som "spin off" forventer at kunne forøge sin e-bogssamling med 200 titler i 2002.
Med hensyn til produktionen af digitale lydbøger nåede Nota lige akkurat over sit mål på 20 titler. Et beskedent mål kunne man sige, men det hænger sammen med at Nota har valgt i første omgang at bruge den digitale lydbog til meget komplicerede titler med kompliceret struktur, fordi det netop er i disse bøger, læseren får størst glæde af de søgemuligheder den digitale lydbog giver. Samtidigt har der fortvarende været problemer med det optageudstyr Nota anvender, hvilket har kompliceret produktionen væsentligt. I 2002 er målet at øge den digitale nyproduktion med 50%.
Et nyt digitaliseringsprojekt blev søsat i 2001. Det drejer sig om udviklingen af et konverterings produktionsapparat til konverteringen af Nota's samling af masterbånd til digitale mastere. Igen har IT og produktion arbejdet sammen, og projektet er endnu et eksempel på at et meget tæt samarbejde mellem IT-udviklere og produktionsteknikere er altafgørende for sammenkoblingen mellem udvikling
og nyttiggørelse af nye programmer. Anden januar 2002 kunne konverteringen starte, og de første erfaringer med arbejdet er særdeles positive, idet den daglige produktion ligger en del over det estimerede mål.
Nota har i en årrække produceret materialer i punktskrift som en individuel service for gruppen af døvblinde brugere. Materialerne er typisk papirer af privat karakter som brugerne har brug for at få oversat til et læsbart medie. I 2001 er denne service, efter et meget stort ønske fra brugergruppen, blevet suppleret med en tilsvarende produktion i storskrift. Omfanget af denne ekstra produktion har været behersket og Nota fortsætter med tilbuddet i 2002 og forventer ikke at det vil belaste produktionen i en kritisk retning.
Nota har i 2001 produceret 25 digitale lydbøger med syntetisk tale. Bøgerne er produceret ved hjælp af et program udviklet af Nota's IT udviklere: STEB-generator. Dette program kan på baggrund af en XML kildefil automatisk generere en digital lydbog med syntetisk tale. Nota har indgået kontrakt med firmaet Speechware, der har rettighederne til den nye danske syntetiske tale, og har dermed fået ret til at bruge den syntetiske tale i sin produktion. De 25 titler betragtes som test titler. I 2002 skal det afklares hvordan Nota bedst kan nyttiggøre den syntetiske tale i egentlig produktion.
I sommeren 2001 blev Nota kontaktet af SU-styrelsen med forespørgsel om produktion af studiematerialer til ordblinde studerende. Det var især Nota's nye digitale e-bøger med struktur, der havde givet SU-styrelsen anledning til at pege på Nota som leverandør af materialer til denne gruppe borgere.
Nota har sagt ja til at fungere som leverandør og vil lægge denne opgave i forproduktionen, således at den ikke kommer til at gå udover den øvrige produktion. Opgaven løses som indtægtsdækket virksomhed, hvorfor den ikke vil belaste Nota's ordinære bevilling. Nota har i 2001 produceret fire bestillinger til ordblinde studenter. Der har været stor interesse fra uddannelsesinstitutionerne og mange har henvendt sig for at høre om procedurerne omkring produktionen, hvorfor Nota forventer at få en pæn efterspørgsel af materialer i 2002.
Tabel 3.3.1 Driftsregnskab. Formidling
I 1.000 kr., 2001 priser
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 Budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Bevillingsfinansieret område: | |||||
| Udgifter | 14.359 | 13.667 | 13.556 | 14.673 | 15.677 |
| Indtægter | 29 | -100 | 69 | 635 | 24 |
| Nettoudgift | -14.330 | -13.767 | -13.487 | -14.038 | -15.653 |
| Markedsstyret område: | |||||
| Indtægter | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Udgifter | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Dækningsbidrag | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Årets resultat | -14.330 | -13.766 | -13.487 | -14.038 | -15.653 |
Udgiften er steget i forhold til 2000 med kr. 1.143.000 hvilket skyldes at Informationsafdelingen (med kr. 854.000 løn) organisatorisk er flyttet fra formål 2 Hjælpefunktioner til formål 6, Formidlingen. I lighed med Nota´s øvrige personale har Formidlingen gennemført et længerevarende kompetenceforløb. Årsværksmæssigt er formidlingen den største organisatoriske enhed på Nota hvorfor netop et kompetenceprojekt vejer tungt her.
Under det bevillingsfinansierede område stammer en indtægt på kr. 593.598 fra henholdsvis Biblioteksstyrelsens udviklingspulje og Tipsmidlerne til projekter (andre tilskudsfinansieret aktiviteter, underkonto 97) omkring børnekultur, som er foregået i et samarbejde med Gladsaxe og Silkeborg og Horsens folkebiblioteker. Børnekulturprojekterne afsluttes i 2002. Herudover stammer kr. 24.842 fra salg af kataloger, 500 kr. fra en privat giver til børnekulturprojekt og 14.900 kr. er donoret af private givere til produktion af bøger.
Tabel 3.3.2. Formidlingsoversigt
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Aktivitetsoversigt | ||||||
| Telefonsamtaler | 50.000 | 47.000 | 45.722 | 44.138 | ||
| Reparationer | 35.044 | 45.528 | 48.687 | 47.020 | ||
| Udlån | ||||||
| Lydbøger | 387.676 | 411.069 | 415.897 | 409.152 | ||
| Lydbøger, OC. | 11.485 | 12.372 | 6.578 | 6.356 | ||
| Punktbøger | 1.588 | 1.391 | 1.205 | 1.167 | ||
| E-tekster* | 757 | 808 | 1.715 | 2.517 | ||
| Noder | 456 | 497 | 316 | 236 | ||
| Tidsskrifter på lyd | 1.043 | 1.156 | 1.229 | 1.053 | ||
| Cirkulerede enheder | 955.000 | 994.000 | 992.229 | 985.172 | ||
| - heraf udlån af bogbokse | 653.500 | 695.300 | 706.895 | 688.661 | ||
| Tidsskriftsabonnementer | ||||||
| Lyd tidsskrifter | 10.049 | 9.266 | 8.497 | 8.289 | ||
| Punkt tidsskrifter | 2.063 | 1.910 | 1.789 | 1.672 | ||
| E-tidsskrifter | 206 | 245 | 309 | 335 | ||
* Opgørelsesprincippet er ændret i år, således at udlånet består af både Nota's bøger på diskette, og af Nota's download service, der debuterede i maj 2001.
Tabel 3.3.3. Samlingen og Brugere
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Samlingen | ||||||
| Analoge lydbøger, titler | 10.844 | 11.291 | 11.873 | 11.902* | ||
| Analoge lydbøger, eksemplarer | 68.032 | 71.057 | 74.861 | 75.721 | ||
| Digitale lydbøger med human tale, titler | 4 | 26 | ||||
| Digitale lydbøger med syntetisk tale, titler | 2 | 27 | ||||
| Punktbøger, titler | 4.078 | 3.018 | 3.110 | 3.309 | ||
| Punktnoder, titler | 5.909 | 5.942 | 5.975 | 5.996 | ||
| E-tekster, titler | 62 | 124 | 233 | 405 | ||
| Brugere | ||||||
| Lydbogslånere, direkte | 9.456 | 9.293 | 9.069 | 9.535 | ||
| Lydbogslånere, OC | 901 | 863 | 851 | 843 | ||
| Punktlånere | 464 | 462 | 385 | 412 | ||
| Erhvervsbrugere | 236 | 251 | 256 | 244 | ||
* Samlingen er kun steget med 30 titler netto, da der i 2001 blev kasseret andre knap 500 titler fra samlingen.
Nota's brugere er flittige lånere. De bestiller, låner og læser store mængder - især af kassettebånd. I 2001 var udlånet lidt mindre end rekordåret 2000, men stadigvæk har hver enkelt bruger i 2001 i gennemsnit lånt 43 lydbøger fra Nota's samling. Gennem de sidste 4 år tegner der sig et stabilt gennemsnit på udlån pr. lydeksemplar. I 2001 har alle eksemplarer i gennemsnit været hjemme og vende hos en af Nota's brugere 5,4 gange.
Mens der er en høj aktivitet på lydområdet er brugen af punktbøger og punktnoder vedvarende for nedadgående. Ganske vist har der i 2001 været en nettotilgang af punktlånere på 27 personer, men der kan fortsat konstateres et fald i udlån fra samlingen af punktbøger fra 1205 i 2000 til 1167 i 2001. For punktnoder gælder, at der i perioden 1998 til 2001 sker fald fra 456 udlån om året til 236 udlån i 2001.
Punktproduktion og punktlæsning har en høj politisk prioritet hos Dansk Blindesamfund. Nota har da også taget flere initiativer for at øge fokus på punktlæsning og fastholde muligheden for at låne såvel nye punktbøger som punktnoder, men smertegrænsen er ved at være nået. Der er behov for en grundig analyse af hele området. I 2002 er det et resultatkrav for Nota at sætte fokus på dette område, det sker så vidt muligt i et samarbejde med Dansk Blindesamfund.
Mens udlånet af kassettebånd fortsat fylder mest på kvantiteten fylder digitale tilbud særdeles godt op når det gælder opmærksomhed og nyhedens interesse. I 2001 har brugerne fået en ny service i kraft af en kvalitativ udvikling af Notas hjemmeside. Herved er det blevet muligt for brugerne at down loade e-bøger og bogkataloger. Som det fremgår af tabel 4.3.2. Formidlingsoversigt er tallene små, men stigningen i anvendelse af disse tilbud er markant. Brugernes entusiasme for at gøre brug af de nye, mere fleksible og let håndterbare ydelser er evident. Og Nota forventer at brugen vil stige eksponentielt de kommende år.
Da lånerne ikke selv kan møde frem på Nota, må der udvikles andre måder at invitere brugerne ind på. Den største kontaktflade er bibliotekets åbningstid. På Nota er der telefonisk åbningstid hver dag på Boglinien. Men der er også andre måder at være i kontakt på, det sker ofte indirekte via Nota's gode, frivillige ambassadører.
I 2001 besøgte Nota's bibliotekarer syv af Dansk Blindesamfunds kredse rundt om i landet. På disse kredsbesøg fortæller Nota om diverse tilbud til brugerne og der gives plads og mulighed for at stille mange spørgsmål. En mulighed der til fulde bliver benyttet.
To gange i 2001 inviterede Nota "talsmandsgruppen" på besøg. Talsmandsgruppen repræsenterer Dansk Blinde Samfunds omsorgskonsulenter, som har til opgave at besøge andre synshandicappede rundt omkring i Danmark. Det er vigtigt for Nota, at omsorgskonsulenterne har god indsigt i Nota's service, fordi disse konsulenter, via deres besøg i hjemmene, har en tæt kontakt til en stor del af Nota's brugere.
I løbet af 2001 har der været afholdt 2 til 3 møder med hver af de 3 nedsatte bruger ad hoc-grupper, der rådgiver Nota om IT udvikling henholdsvis kvalitet. Det primære formål med møderne er at have et åbent forum, hvor der er fokus på Nota's biblioteksservice og på Nota's digitale udvikling. Det er af stor betydning for Nota's teknologiudvikling, at der eksisterer en god og konstruktiv relation mellem Nota's udviklere og eksterne brugere, der tester nye produkter.
Digitaliseringen gennemsyrer hele Nota i disse år og især i 2001 har biblioteket haft store opgaver, der knytter sig hertil. For det første har der været brugt mange biblioteksfaglige personaleressourcer på at deltage i udviklingen af en kravspecifikation til et nyt bibliotekssystem. Det samlede materiale blev sendt i EU udbud i slutningen af 2001, og Nota for-venter at kunne implementere et nyt bibliotekssystem inden udgangen af 2003.
Den anden store digitaliseringsrelaterede opgave for Nota's bibliotek, har været at forestå det biblioteksfaglige forarbejde til konvertering af masterbånd, som er planlagt gennemført i 2002 til 2003. Bibliotekarerne har systematisk gennemgået Nota's samlede masterbåndbestand for at udvælge titler til konvertering og kassere, de titler der vurderes som forældede eller af andre grunde ikke egnede til Nota's fremtidige digitale bibliotek. Der er således kasseret 500 lydbogstitler i 2001, og det betyder, at nettotilvæksten til Nota's lydbogssamling er mindre end tidligere år til trods for at tilgangen af nye titler har været større end nogensinde før. Samlet set kan man sige, at Nota's bestand er mere velredigeret og dermed får en højere brugsværdi end det tidligere har været tilfældet. Konverteringsprojektet er efterfølgende igangsat i et samarbejde mellem produktion og IT afdeling.
Tabel 3.4.1. Udgifter til ledelse og hjælpefunktioner m.v.
I 1.000 kr. I 2001 priser
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 budget |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration. | |||||
| Bruttoudgifter | 6.570 | 4.704 | 6.239 | 6.200 | 6.245 |
| % andel af samlede bruttoudgifter | 15,5% | 11,4% | 14,7% | 13,5% | 14,7% |
| Hjælpefunktioner (bl.a. IT ) | |||||
| Bruttoudgifter | 3.177 | 5.550 | 5.202 | 5.042 | 4.119 |
| % andel af samlede bruttoudgifter | 7,8% | 13,7% | 12,5% | 10,9% | 9,6% |
| Bygningsmæssig drift. | |||||
| Bruttoudgifter | 4.101 | 3.493 | 4.082 | 4.448 | 3.998 |
| Heraf husleje | 2.324 | 2.420 | 2.410 | 2.336 | 2.471 |
| % andel af samlede bruttoudgifter | 9,9% | 8,7% | 9,8% | 9,7% | 9,4% |
Udgifterne til generel ledelse og administration er uforandret. En chefstilling er blevet nedlagt pr. 01.03.01 i forbindelse med stillingsledighed. Til gengæld blev en vakant stilling som Økonomichef (nu Økonomi- og planlægningschef) besat pr. 01.06.01 og en nyoprettet stilling som teamleder af Nota's sekretariat blev besat 1. april 2001. Nota har i 2001 haft meget betydelige udgifter til stillingsannoncer og især indenfor det administrative område opleves visse rekrutteringsproblemer. Som det øvrige per-sonale på Nota har også administrationen deltaget i Nota's store kompetenceudviklingsprojekt, ligesom ledelsesudvikling er fortsat, planmæssigt. Begge aktiviteter har medført øget forbrug af ekstern kon-sulentbistand.
Det samlede fald i udgifter under dette område beløber sig alene til 150.000 kr. Det skyldes øgede udgifter til IT udvikling og drift. Stigningen i udgifter på IT området er en klar konsekvens af strategier og krav i Nota's resultatkontrakt, der har digitalisering som det ultimative omdrejningspunkt. Da Nota's udvikling foregår indenfor et nicheområde, er det kun undtagelsesvis muligt, at købe relevante IT-baserede ydelser eller digitale produkter på markedet. Nota har derfor selv relativt store udviklings omkostninger.
Stigningen under bygningsmæssig drift vedrører anskaffelse af et nyt sikkerhedssystem. Nota vurderede, at denne anskaffelse var nødvendig, da det eksisterende alarmsystem var utidssvarende, hvil-Som led i forenklingen af Nota's struktur er Nota's ket blev tydeliggjort i forbindelse med nogle tyverier informationsafdeling overgået til "Formidlingen" og i efteråret 2001. ligger nu sammen med ekspedition og bibliotek. Det medfører en mindreudgift under området "ledelse og hjælpefunktioner" på omkring 700.000 kr.
Udvikling og professionalisering af organisationen har en høj prioritet på Nota i disse år. Nota har sat sig ambitiøse mål og har de seneste år arbejdet målrettet med omstilling af organisationen. Det har i høj grad båret frugt, og stort set alle har deltaget med entusiasme og energi i disse forandringsprocesser.
Et af de største samlede omstillingsprojekter blev præsenteret for organisationen af Nota's ledelse ultimo 1999. Det bar navnet "Slip værdierne løs" og intentionen for det samlede projekt var at sætte Nota i stand til at gennemføre teknologiskifte og rolleændringer samt at udnytte den nye teknologis muligheder maximalt og give brugerne de bedste betingelser for adgang til information.
Nota satsede på en massiv udvikling af de ansatte, og valgte at give alle en mulighed for at følge med ind i den nye digitale virkelighed. Det forudsatte udvikling af faglige kompetencer, for at håndtere teknologiskiftet fra analog til digital teknik samt udvikling af nye personlige kompetencer for at kunne magte det kulturelle skift fra industrikultur til videnkultur. Begge dele må anses som en forudsætning for at kunne fungere i den helhedsorienterede, tværgående projektkultur, Nota efterhånden har udviklet.
Projektet startede i 2000 og har på alle niveauer gennemsyret Nota i 2000 og 2001. Projektet bestod af to dele. En organisationsdel hvor afdelinger er lagt sammen til større enheder for at skabe grundlag for en større grad af tværgående og fleksibel opgaveløsning. Herved er bedre udviklingsmuligheder for den enkelte ansatte blevet realiseret. Den anden og meget større del af "Slip værdierne løs" har koncentreret sig om kompetenceudvikling.
SU har været dybt involveret i hele forløbet, og projektet er udviklet af 3 projektgrupper nedsat af SU med sparring og deltagelse fra tilknyttede organisationspsykologer. Samtidig blev der udviklet materiale til afdækning af kompetenceudviklingsbehov hos den enkelte ansatte. Materialet blev anvendt ved en medarbejderudviklingssamtale forud for projektet. Der blev sat mål og udarbejdet en personlig handlingsplan for hver enkelt deltager.
Den faglige kompetenceudviking blev gennemført i form af seks uddannelsesforløb for relevante medarbejdere. Hovedtemaerne for det personlige kompetenceudviklingsforløb var: Teamorganisering, kommunikation og samarbejde, Nota's værdigrundlag samt konfliktløsning og stress-styring. Det blev gennemført som 3 moduler af i alt 5 dages varighed for alle ansatte. Herudover har halvdelen af Nota's ansatte deltaget i et todages modul om projektarbejde og projektledelse, og et fokusområde for det kommende år bliver projektarbejde i praksis samt reflekterende teams.
I projektet indgik også et ledelsesudviklingsforløb af 4 gange 2 dages varighed, som har været af uvurderlig betydning for projektets gennemførelse. Det har medført at ledelsen løbende er blevet klædt på til at magte den store omstillingsproces, og har tilegnet sig de nødvendige værktøjer i forhold til medarbejdernes behov og projektets forløb.
Projektet har over de 2 år haft et omfang på 775 kursusdage svarende til 3 årsværk og ca. 75 ansatte har deltaget i forløbet. Projektet er gennemført uden tilførsel af midler til vikardækning og udgiftsmæssigt har det beløbet sig til kr. 1.7 mill. kr. Nota har modtaget tilskud fra SCKK på kr. 541.650 og fra Bibliotekarforbundet på kr. 75.000.
Indledningsvis gav enkelte medarbejdere udtryk for bekymring for projektet (nogle havde aldrig deltaget i den slags før), men som det fremgår af nedenstående evaluering har der været en udbredt tilfredshed med både undervisere, indhold, relevans og udbytte.
Tilfredshed
| Emne | Modul | Over middel | %andel over middel |
Under middel | %andel under middel |
|---|---|---|---|---|---|
| Lærerkræfter | Modul 1 Modul 2 Modul 3 |
100% 100% 95% |
98% |
0% 0% 5% |
2% |
| Fagligt indhold | Modul 1 Modul 2 Modul 3 |
80% 95% 94% |
90% |
20% 5% 6% |
10% |
| Relevans for arbejdsområde | Modul 1 Modul 2 Modul 3 |
82% 88% 84% |
85% |
18% 12% 16% |
15% |
| Udbytte af kurset | Modul 1 Modul 2 Modul 3 |
72% 90% 85% |
82% |
28% 10% 15% |
18% |
| Kursussted og forplejning | Modul 1 Modul 2 Modul 3 |
63% 79% 88% |
77% |
36% 21% 12% |
23% |
| Emne | Over middel | Under middel |
|---|---|---|
| Modul 1 Kommunikation, team- og samarbejde | 79% | 21% |
| Modul 2 Værdier på Nota | 90% | 10% |
| Modul 3 Konfliktløsning og stress-styring | 89% | 11% |
Når projektet har været så stor en succes kan der peges på flere årsager hertil. Nota's omstillingspro-krav til nye kompetencer ogces tog sin begyndelse i 1998, hvor alle medarbej-arbejde på og dere var involveret i processen med at definere Nota'sfremtidige mål. Det betyder at medarbejderne har kendskab til den teknologiske udviklings nye muligheder for Nota's brugere, og de ved at det stiller krav til nye måder at arbejde sammen på. Det var et godt fundament for udvikling.
Reel medarbejderindflydelse og grundig information har vist sig at være en meget god investering, og anses for en væsentlig årsag til projektets succes. I projektet har information og processen med medarbejderinddragelse været prioriteret højt. Der har været stor opmærksomhed på at omfattende forandringer kan medføre usikkerhed og utryghed hos medarbejderne. De igangsatte aktiviteter er blevet drøftet på virksomhedskonferencer, fælles personalemøder og afdelingsmøder. Der har været nedsat arbejdsgrupper og der er blevet skrevet om de forskellige tiltag og resultater i personalebladet. Samarbejdsudvalget er igennem forløbet i stadig højere grad blevet en strategisk samarbejdspartner og har været styregruppe på projektet. Ledelsen har været 100 % involveret i alle projektets faser. Cheferne har deltaget på lige fod med medarbejderne på kurserne, og har efterfølgende evalueret kurset med "deres hold".
Det har vist sig at være en meget større succes end forventet at blande holdene. Nota's ansatte har deres daglige gang i en gammel industriejendom på ca. 4000 m2 fordelt på 4 etager. Det var usikkert, hvordan det ville gå, når medarbejderne blev blandet på tværs af afdelinger og faggrænser, men det viste sig at være en stor succes. Det var dog også en stor udfordring for underviserne at vægte undervisningen så alle fik et rimeligt udbytte af forløbene. Det som er elementært for nogle, var en stor udfordring for andre. Men det har givet større kontaktflader, og der er større forståelse for andre medarbejdergruppers berettigelse.
Som et resultat af projektforløbet kan man sige, at Nota har fået en mere reflekteret og ansvarlig medarbejderstab. Det kan være vanskeligt at måle de kvalitative effekter, da de primært dokumenteres ved de enkelte ansattes egne tilbagemeldinger på deres udbytte af kurserne, samt ledelsens oplevelse af at medarbejderne agerer anderledes. Hovedformålet med projektet, nemlig kravene om effektivitet, forandring, fleksibilitet, indtag af nye opgaver og nye samarbejdsformer, må siges at være nået. Opfyldelsen af disse krav er forudsætningen for at Nota kan opfylde sin resultatkontrakt, og må derfor anses for det mest markante resultat af projektet.
Det er glædeligt at konstatere at dette og andre projekter i Nota's omstillingsproces giver genklang i omverdenen. Nota har i slutningen af 2001 modtaget en pris for projektet "Slip værdierne løs". HK/ Kommunals biblioteksudvalg har tildelt Nota årets "Jyttepris" for projektet. Begrundelsen for tildelingen er dels den store indsats overfor landets blinde som projektet er udtryk for, og dels en meget hensynsfuld håndtering af omstillingen og en udviklende personalepolitik i forhold til Nota's medarbejdere.
Som det fremgår af tabel 4.3.1, har Nota reduceret sit årsværksforbrug i 2001. Den relativt lille nedgang på 0,4 årsværk, skal ses i sammenhæng med at Nota i samme periode har gennemført kompetenceudviklingskurser og andre uddannelsesaktiviteter svarende til 3,3 årsværk, og tallene afspejler derfor en væsentlig produktivitetsfremgang.
Trods det forholdsvis uændrede årsværksforbrug, er der sket en stor omfordeling af ressourcer. Lydproduktionen er reduceret med 1,2 årsværk og Punktskriftproduktionen er reduceret med 1,5 årsværk. IT-funktionen har fået tilført 2,5 årsværk, og denne udvikling er udtryk for, at Nota har fortsat sin strategi med at overføre ressourcer fra produktion til IT-udvikling. Det afspejler dog også, at Nota har lagt opgaver udenfor organisationen, hvor det har vist sig muligt og økonomisk fordelagtigt. Allokeringen af ressourcer til udvikling medfører et øget pres på lønudgifterne, idet behovet for højtuddannet arbejdskraft vil være stadig stigende. Gennemsnitsprisen på et årsværk på Nota er allerede i perioden fra 1998 til 2001 steget fra kr. 234.831 til kr. 258.932 svarende til en stigning på 10,3 %.
Tabel 4.3.1 Personaleforbrug i årsværk fordelt på afdelinger
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | |
|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration | 11,4 | 10,2 | 11,0 | 10,8 |
| Bibliotek | 12,5 | 12,2 | 11,7 | 11,8 |
| Lydproduktion | 19,4 | 18,3 | 16,8 | 15,6 |
| Punktskriftproduktion | 13,6 | 13,0 | 10,8 | 9,3 |
| Ekspedition | 24,6 | 22,6 | 21,8 | 21,8 |
| IT-funktion | 2,6 | 4,6 | 5,7 | 8,2 |
| Information | 2,3 | 2,2 | 2,5 | 2,4 |
| I alt | 86,4 | 83,1 | 80,3 | 79,9 |
| Ansatte i beskæftigelsesordninger | 5,4 | 5,3 | 3,6 | 3,6 |
| I alt antal årsværk | 91,8 | 88,4 | 83,9 | 83,5 |
Tallene indeholder som noget nyt også årsværksforbrug for ansatte i beskæftigelsesordninger, hvor Nota får refunderet størsteparten af lønudgiften. Det er relevant at medtage forbruget for at få et dækkende billede af det samlede aktivitetsniveau på Nota. De 3,6 årsværk som beskæftigelsesordninger udgør fordeler sig med 1,5 årsværk i Generel ledelse og administration, 1 årsværk i Lydproduktion og 1,1 årsværk i Ekspedition.
Tabel 4.3.2. Personaleomsætning i %
| 1998 | 8% |
|---|---|
| 1999 | 13% |
| 2000 | 14% |
| 2001 | 12% |
Personaleomsætningen i 2001 er faldet med 2 % i forhold til året før. Det afspejler at 9 ud af 78 fastansatte medarbejdere har forladt Nota i løbet af året, og tilgangen har i samme periode været 12 personer. Der er oprettet 3 nye stillinger i årets løb, 2 i IT, og 1 i Administrationen. Det har dog ikke samlet set medført en stigning i årsværksforbruget, da stillingerne er fundet ved reduktion i timetal andre steder i organisationen.
Tabel 4.3.3. Udbetalt overog merarbejde. Løbende priser
| 1998 | 10.000 |
|---|---|
| 1999 | 165.000 |
| 2000 | 16.000 |
| 2001 | 100.000 |
Nota har i 2001 udarbejdet en kravspecifikation til et nyt bibliotekssystem, som blev sendt i EU-udbud i oktober 2001. Det har medført en ekstra arbejdsbyrde for et antal medarbejdere i administration, bibliotek og IT-afdeling. Det er den væsentligst årsag til over-og merarbejdet og udgør ca. kr. 80.000 heraf. Derudover har et mindre antal ansatte fået udbetalt opsparet flextid svarende til ca. kr. 20.000.
Tabel 4.3.4.Akkumulerede afspadseringstimer
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | |
|---|---|---|---|---|
| Chefgruppen | 1.020 | 428 | 283 | 67 |
| Medarbejdere | 1.493 | 1.260 | 1.304 | 1.080 |
Antallet af afspadseringstimer er nedbragt med 216 i lyset af Nota's aktivitetsniveau i 2001 med timer for chefgruppen, og 224 timer for medarbejder-teknologiskifte og kompetenceudvikling, afspejler gruppen. I alt 440 timer. Ca. halvdelen af timerne er tallene at Nota har været i stand til at øge sin proafspadseret og ca. halvdelen er blevet udbetalt. Set duktivitet væsentligt også i 2001.
Tabel 4.4.1. Sygefravær pr. ansat i antal arbejdsdage
| 1998 | 11,5 |
|---|---|
| 1999 | 14,4 |
| 2000 | 12,6 |
| 2001 | 9,8 |
Nota har i en årrække haft fokus på det alt for høje sygefravær. Trivsel og sygefravær er fast punkt på SU's dagsorden, og der gøres til stadighed en stor indsats for at nedbringe det. I 2000 blev der formuleret en ny sygefraværspolitik, hvis sigte er at skærpe opmærksomheden omkring den enkeltes sygesygefravær og aktivt tage hånd om det. Alle ansatte tilbydes influenzavaccination fra 2000, og i 2001 introduceredes et favorabelt - men medarbejder-financieret - tilbud om massage.
Nota har i årene 1999 til 2001 gennemført et omfattende organisationsudviklings- og kompetenceudviklingsprojekt, og har haft det ambitiøse mål at sygefraværet skulle nedbringes i projektperioden (se afsnit 4.2.). Når målet er ambitiøst er det fordi mange undersøgelser viser, at store organisatoriske omstillingsprojekter skaber angst og usikkerhed om fremtiden og dermed ofte medfører et højere fravær. Dette er ikke tilfældet på Nota, hvor sygefraværet er faldet med 4,6 dage i projektperioden. Medvirkende til det glædelige fald i fraværet er sandsynligvis den grundige information både før og under projektet og reel medarbejderinvolvering i indhold og afviklingsform.
Nota havde planlagt at gennemføre en trivselsundersøgelse i slutningen af 2001. Heri skulle dels indgå spørgsmål til at belyse udviklingen i forhold til 1998 hvor den første trivselsundersøgelse blev gennemført, og dels evaluere kompetenceudviklingsprojektet " Slip værdierne løs" ved en række kvalitative interview. Trivselsundersøgelsen blev udskudt til foråret 2002 pga. tidspres og manglende personalemæssige ressourcer. Trivselsundersøgelsen er imidlertid blevet aflyst på grund af de besparelser, som Nota er nødsaget til at foretage med baggrund i manglende bevillinger. Nota vurderer, at det lige nu ikke er relevant at spørge til tilfredshed med, - og udbytte af kompetenceudviklingsforløbet, når de ansatte er optagede af deres egen og kollegers fremtidige jobsituation.
Nota har allokeret betydelige midler til indretning af moderne og hensigtsmæssige arbejdspladser for de ansatte både i 2001 og de forgangne 2 år i form af nye møbler, belysning m.v. Det kan dog ikke afhjælpe et altoverskyggende problem for Nota, nemlig de dårlige fysiske rammer. Nota er lejer i en gammel industriejendom, som ikke er blevet moderniseret eller vedligeholdt af udlejer i mange år. Det er et problem der står i vejen for Nota's mulighed for at indrette sunde og organisatorisk hensigtsmæssige arbejdspladser. Det er desværre heller ikke i 2001 lykkedes, at skabe det grundlag der skal til for, at Nota selv kan foretage den nødvendige ombygning og tilpasning.
Som et udslag af Nota's omfattende arbejde med den fysiske og psykiske trivsel er Nota blevet bedt om at deltage i to projekter i 2001.
Nota blev i 2001, på baggrund af sit arbejde med organisationsomstilling opfordret til at rådgive en arbejdsgruppe nedsat af Finansministeriet, i deres arbejde med udarbejdelsen af en håndbog i APV og psykisk arbejdsmiljø. Håndbogen blev efterfølgende præsenteret for statens institutioner ved et seminar i oktober 2001.
Nota blev ligeledes af konsulentfirmaet CASA, udpeget som "Model of good practice", og opfordret til som en af to offentlige virksomheder, at bidrage i en rapport til et EU-netværksprojekt: "The European Network for Workplace Health Promotion". Netværket indsamler eksempler på virksomheder i alle medlemslande, som har lavet bemærkelsesværdige projekter til fremme af medarbejdernes sundhed og trivsel, og dermed kan være inspirationskilde for andre virksomheder i Europa.
Nota må betragtes som en meget rummelig organisation i social henseende. Nota har tradition for at beskæftige blinde og svagsynede, etniske minoriteter samt medarbejdere i forskellige beskæftigelsesordninger såsom jobtræning, skånejob og fleksjob. Nota formulerede i 1999 en social profil hvor 3 indsatsområder blev prioriteret. I 2001 havde Nota planlagt at opdatere sin sociale profil men p.g.a. manglende ressourcer er denne opgave udskudt til 2002.
Nota's bidrag til "Det rummelig arbejdsmarked" har i 2001 været en indsats, som har været rettet mod en gruppe kvinder på Nota. Projektet hedder "Kvinde pas på dig selv og din krop". I projektet deltager en primærgruppe med 12 kvinder som er i fare for at blive udstødt fra arbejdsmarkedet pga. fysisk nedslidning og deraf følgende sygefravær, og en sekundærgruppe med 12 kvinder som deltager af forebyggende årsager. Initiativerne har rettet sig mod en ændring af arbejdsopgavernes indhold og organisering, men også med fokus på den enkeltes samlede livssituation. Det har været målet at hæve disse kvinders arbejdsevne og livskvalitet og der-
med forøge deres chancer for at forblive på arbejdsmarkedet. Projektet er et forskningsprojekt under Arbejdsmiljøinstituttet og Nota har efter ansøgning fået bevilget kr. 135.000 fra en pulje under Arbejdsministeriet og har selv bidraget med kr. 135.000. Projektet evalueres af Arbejdsmiljøinstituttet ultimo juni 2002.
Nota vil gerne synliggøre ressourceanvendelse og dokumentere resultater af sine mange projekter. Dels synliggøre at der sker en udvikling i organisationens samlede kompetenceniveau, og dels at synliggøre de ressourcer der anvendes på at forbedre brugernes muligheder. Nota udvikler nye produkter til gavn for brugerne og har også i salgsøjemed brug for nøjagtige oplysninger om produktion og omkostninger.
Nota har ikke udarbejdet et egentligt struktureret videnregnskab for 2001, men meget af den dokumentation et videnregnskab normalt indeholder, er at finde forskellige steder i virksomhedsregnskabet. Nota har prioriteret at udvikle et nyt produktionsstyringssystem og bruger dette til at indsamle og registrere data af ovennævnte karakter, og Nota vil i højere grad nyttiggøre faciliteterne i Navision med samme formål.
I 2002 vil Nota sætte fokus på videndeling som kompetenceudviklingsprojekt. Der skal arbejdes med reflekterende teams og struktureret videndeling i Nota's projektgrupper, og med reflekterende teams som gruppesamtaler i og på tværs af faggrænser og funktioner.
Videndeling var også på dagsordenen da Nota arrangerede et seminar i september 2001 med titlen "Strategisk forum". Her samledes 20 ansatte, - ledere og medarbejdere - i 2 dage til dialog og meningsudveksling med det formål at gøre status og få indput og ideer til strategien for 2002.
I november 2001 indbød Nota alle ansatte til en virksomhedskonference med det formål at fortælle om Nota's landvindinger på det teknologiske område og vise eksempler herpå, samt i øvrigt berette om hvad der rører sig på Nota, og hvad der skal arbejdes med i 2002.
Nota har haft som mål at eksperimentere med nye lønformer både i 2000 og 2001, men har ikke haft ressourcerne til at effektuere det. I 2001 har emnet dog været diskuteret i SU, og SU har behandlet et forslag til principper for udmøntning af resultatløn. Det har endnu ikke fundet sin endelige udformning, men det forventes at der i SU vedtages en række principper for udmøntning af resultatløn. Nota vil herefter som et forsøg indgå resultatlønsaftaler med et antal ledere eller medarbejdere på arbejdsområder hvor det viser sig hensigtsmæssigt. Det er planlagt at evaluere forsøget i SU efter 1 år.
Tabel 5.1 Driftsregnskab
I 1.000 kr. løbende priser
| 2000 Regnskab |
2001 Regnskab |
2001 Budget FL+TB |
2001 B-R |
2002 Budget FFL |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Indtægt: | ||||||||
| Nettotal | 39.600 | 41.500 | 41.500 | 0 | 40.800 | |||
| Driftsindtægter | 3.549 | 3.001 | 900 | -2.101 | 900 | |||
| Indtægter i alt | 43.149 | 44.501 | 42.400 | -2.101 | 41.700 | |||
| Udgift: | ||||||||
| Lønninger | 24.635 | 25.433 | 25.000 | -433 | 26.600 | |||
| Øvrig drift | 16.667 | 20.615 | 17.400 | -3.215 | 15.100 | |||
| Udgifter i alt | 41.302 | 46.048 | 42.400 | -3.648 | 41.700 | |||
| Overskud/underskud | 1.847 | -1.547 | 0 | 1.547 | 0 | |||
Som led i Notas resultatkontrakt for perioden 2000-2003 får Nota i hvert af de fire år tilført 3,0 mio. kr. på finansloven. Af årets udgifter på 46,0 mio. kr. vedrører 3,1 mio. kr. direkte aktiviteter under resultatkontrakten. For at få et mere retvisende billede af økonomien i resultatkontrakten skal tillægges indirekte udgifter primært til aflønning af fastansatte medarbejdere, som i større eller mindre omfang har været beskæftiget med aktiviteter, der er af betydning for realiseringen af resultatkontraktens mål. Der eksisterer dog ikke en specificeret opgørelse af disse indirekte udgifter.
Siden 1997 har Nota årligt fået tilført 3,0 mio. kr. fra satsreguleringspuljen til finansiering af udgifter ved forsendelse af materialer til ikke-blinde brugergrupper. Hidtil er det overskydende beløb blevet tilbageført via regulering på tillægsbevillingsloven. Fra og med 2002 ændres dette, således at Nota fremover hvert år fast får 2,2 mio. kr., men uden at der skal ske efterregulering i forhold til det faktiske forbrug. I 2001 har udgifterne til forsendelse været på godt 2 mio. kr. og under normale omstændigheder skulle der derfor have været afregnet 1,0 mio. kr. til ministeriet. Dette beløb overføres i stedet via videreførselssaldoen og vil blive modregnet ved fastsættelsen af Notas ramme for 2003.
Driftsregnskabet udviser et underskud på netto 1,5 mio. kr., når der er korrigeret for de øgede indtægter i forhold til det eksterne budget, således som dette er angivet på finansloven og tillægsbevillingsloven. Heri er indeholdt en teknisk forbedring med de nævnte1,0 mio. kr. fra portoaftalen. Årets underskud på driften er således reelt godt 2,5 mio. kr., hvilket fremkommer som en kombination af dels et internt budgetteret underskud på 1,5 mio. kr., der har været forudsat finansieret af opsparede midler, dels en række nødvendige ekstraordinære dispositioner på 1,0 mio. kr. , herunder bl.a. anskaffelse af nyt sikkerhedssystem efter en række tyverier hen over efteråret og en stor scanner til produktion af materialer til betjening af forskellige brugergrupper. I udgiften til lønninger er indeholdt lønudgifter på 875.000 kr. til aktiviteter under Indtægtsdækket virksomhed og Andre Tilskudsfinansierede aktiviteter.
På den baggrund vurderer Nota det regnskabmæssige resultat som værende tilfredsstillende.
Tabel 5.2 Indtægter 1998-2001
I 1.000 kr.
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2001 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Salg af lydtidsskrifter 1) | 996 | 957 | 1.164 | 846.759 | 847 |
| Salg af kataloger | 27 | 57 | 29 | 24.842 | 25 |
| Salg af punktnoder | 28 | 7 | 18 | 14.495 | 14 |
| Salg af punktbøger | 5 | 10 | 7 | 10.266 | 10 |
| Indtægtsdækket virksomhed | 533 | 588 | 820 | 882.251 | 882 |
| Kantine | 85 | 120 | 117 | 75.124 | 75 |
| Selvstændig likviditet | 82 | 77 | 85 | 49.753 | 50 |
| Tilskudsfinansieret forskning | 0 | 0 | 328 | 0 | 0 |
| Andre tilskudsfinansierede akt. | 266 | -74 | 940 | 948.198 | 948 |
| Andet | 0 | 9 | 41 | 149.761 | 150 |
| I alt | 2.022 | 1.751 | 3.549 | 3.001.449 | 3.001 |
1) Indtægt på 150.000 kr., der vedrører 2001, er fejlagtigt indtægtsført i 2000.
Den markante stigning i indtægterne ved salg af lydtidsskrifter i 2000 skyldes, at en indtægt på knap 150.000 kr. er indtægtsført i forkert regnskabsår. Hvis der korrigeres for denne fejl, har indtægten over de sidste fire år været relativ konstant.
Notas kantine blev momsregistreret i 2001, hvilket har medført et fald i den indtægtsførte omsætning og et modsvarende fald på udgiftssiden.
Nota har i 2001 nedbragt sin opsparing med 1,5 mio. kr., og indtjeningen på den selvstændige likviditet ligger derfor under niveau for de foregående år.
Nota har ikke i det forløbne år haft aktiviteter, som kunne begrunde ansøgning og deraf følgende indtægter ved tilskudsfinansieret forskning.
Under Andet er i 2001 indtægtsført knap 100.000 kr., der vedrører en regnskabsmæssig korrektion af en ca. 25 år gammel fejlkontering af en regulering af Nota's huslejedepositum. Korrektionen er foretaget efter Økonomistyrelsens nye regler om primokorrektioner og med accept fra Kulturministeriet.
Desuden er under Andet medtaget 28.000 kr. i indtægter fra Nota's arrangementer.
Tabel 5.3 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter
- Specifikation af indtægter i 2001
| Tilskudsyder | Formål | Beløb |
|---|---|---|
| Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling | Kompetenceudviklingsprojekt | 279.600 |
| Bibliotekarforbundets Udviklingspulje | Kursusforløb om udviking af formidlingskompetencer | 75.000 |
| Personale i alt | 354.600 | |
| Augustinus Fonden | Litteraturweekend "Fortællingen", Fuglsang | 25.000 |
| Information i alt | 25.000 | |
| Biblioteksstyrelsen | Projekt "Børnekultur til alle" | 297.000 |
| Kulturministeriets tipsmidler | Fortsættelse af projektet "Børnekultur for alle" | 237.000 |
| Privat tilskudsyder | Fortsættelse af projektet "Børnekultur for alle" | 500 |
| Miracle | EU projekt om opbygning af international database om punktnoder | 34.098 |
| Bibliotek i alt | 568.598 | |
|
|
||
| Indtægter total | 948.198 | |
Tabel 5.4 Bevillingsafregning, drift
Hovedkonto 21.31.21. Nota
| Kr. | Løn | Øvrig drift | I alt |
|---|---|---|---|
| Bevilling (B+TB) | 24.400.000 | 17.100.000 | 41.500.000 |
| Regnskab | 24.557.192 | 18.490.075 | 43.047.267 |
| Afvigelse mellem bevilling og regnskab | -157.192 | -1.390.075 | -1.547.267 |
| Omflytninger. Bevillingstekniske | 0 | ||
| Årets overskud | -157.192 | -1.390.075 | -1.547.267 |
| Opgørelse af akkumuleret resultat | |||
| Akkumuleret overskud ultimo 2000 | 3.848.016 | 6.694.988 | 10.543.004 |
| Primokorrektioner | 0 | 0 | 0 |
| Akkumuleret overskud primo 2001 | 3.848.016 | 6.694.988 | 10.543.004 |
| Årets overskud | -157.192 | -1.390.075 | -1.547.267 |
| Akkumuleret overskud ultimo 2001 | 3.690.824 | 5.304.913 | 8.995.737 |
Tabel 5.5 Akkumuleret overskud for § 21.31.21. Nota
I 1.000 kr.
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lønsum | Øvrig drift | I alt | Lønsum | Øvrig drift | I alt | Lønsum | Øvrig drift | I alt | Lønsum | Øvrig drift | I alt | |
| Primo saldo | 2.618 | 5.644 | 8.262 | 3.438 | 6.897 | 10.335 | 3.207 | 5.489 | 8.696 | 3.848 | 6.695 | 10.543 |
| Årets overskud | 820 | 1.253 | 2.073 | -231 | -1.408 | -1.639 | 641 | 1.206 | 1.847 | -157 | -1.390 | -1.547 |
| Ultimo saldo | 3.438 | 6.897 | 10.335 | 3.207 | 5.489 | 8.696 | 3.848 | 6.695 | 10.543 | 3.691 | 5.305 | 8.996 |
Tabel 5.6 Videreførte midler pr. 31.12.01
I 1000 kr.
| Underkonto 10 | Nota, ordinær drift | 3.994.892 |
| Nota, resultatkontrakt | 4.122.978 | |
| Underkonto 90 | Indtægtsdækket virksomhed | 601.770 |
| Underkonto 95 | Tilskudsfinansieret forskning | 0 |
| Underkonto 97 | Tilskudsfinansierede aktiviteter | 276.098 |
| I alt | 8.995.738 |
Nota har valgt i 2001 ikke at udnytte hjemlen til at overføre indtægter fra salg af tidsskrifter og kataloger fra øvrig drift til lønsum, da Nota p.t. har større brug for midler til den øvrige drift.
I saldoen for Nota, ordinær drift på 4,0 mio. kr. er indeholdt 1,0 mio. kr., der vedrører "overskud" på portoaftalen, der overføres til 2003 til modregning i forbindelse med rammefastsættelsen.
Efter fradrag af de 1,0 mio. kr. til portoaftalen udgør den samlede videreførselssaldo for Notas almindelige virksomhed 7,1 mio. kr., der fordeler sig med 3,0 mio. kr. ordinær drift og 4,1 mio. kr. resultatkontrakt. Med tillæg af den årlige bevilling på 3,0 mio. kr. som led i den med ministeriet indgåede resultatkontrakt har Nota for perioden 2002-3 til rådighed i alt 13,1 mio. kr. (7,1 mio. kr. plus 3,0 mio. kr. i to år), der i overensstemmelse med resultatkontrakten forventes anvendt til følgende formål:
| Formål/aktivitet | Mio. kr. |
|---|---|
| Nyt bibliotekssystem | 5,1 |
| Konvertering fra analog til digital, herunder investering i midlertidigt digitalt arkiv |
3,3 |
| Konvertering løn | 3,0 |
| Organisationsudvikling/brugerundersøgelser m.v. | 0,9 |
| Gamle krav (telefonsystem) | 0,4 |
| Andet - support til digitalisering | 0,7 |
| I alt | 13,4 |
Tabel 5.7 Bevillingsafregning, anlæg
Hovedkonto 21.31.71. Anlægsprogram, biblioteker
70. Nota, diverse anlæg, jf. kontrakt
| Kr. | Udgifter | Indtægter |
|---|---|---|
| Bevilling (B+TB) | - | - |
| Regnskab | - | - |
| Afvigelse mellem bevilling og regnskab | - | - |
| Omflytninger. Bevillingstekniske | - | - |
| Årets overskud | - | - |
| Opgørelse af akkumuleret resultat | ||
| Akkumuleret overskud ultimo 2000 | 882.513 | - |
| Primokorrektioner | 0 | - |
| Akkumuleret overskud primo 2001 | 882.513 | - |
| Årets overskud | 0 | - |
| Akkumuleret overskud ultimo 2001 | 882.513 | - |
Der har ikke været anvendt anlægsmidler i 2001. Nota har sidst primo 2002 søgt ministeriet om tilladelse til at anvende de resterende midler på denne konto til en række nødvendige interne omflytnings- og vedligeholdelsesarbejder, indtil der foreligger en mere langsigtet løsning på Notas presserende lokalemæssige situation.
Tabel 5.8 Bygningsvedligeholdelse
I 1.000 kr., 2001 priser
| 1998 | 699 |
| 1999 | 268 |
| 2000 | 289 |
| 2001 | 268 |
| Normtal | 194 |
Nota bor til leje og har således ikke udgifter til udvendig vedligeholdelse. I 2001 har Nota bl.a. afholdt betydelige udgifter til renovering af toiletter.
Tabel 6.1 Omkostningsbaseret opgørelse for indtægtsdækket virksomhed - DOMINO
I 1.000 kr., 2001 priser
| 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 budget |
|
| Omsætning | 550 | 604 | 840 | 882 | 800 |
| Direkte udgifter | 289 | 362 | 452 | 386 | 360 |
| Fordelte fællesudgifter | 229 | 228 | 291 | 259 | 230 |
| Årets resultat | 32 | 14 | 97 | 237 | 210 |
| Afskrivning af anlægsaktiver | 33 | 25 | 19 | 19 | 18 |
| Beregnet forrentning | 24 | 16 | 13 | 14 | 13 |
| Årets resultat | -25 | -27 | 65 | 204 | 179 |
Indtægtsdækket virksomhed, DOMINO, opnåede i 2001 den største omsætning nogensinde.
Stigningen skyldes først og fremmest de nye medier/teknologier: Testning af hjemmesider for tilgængelighed, konsulentbistand, salg af IT soft-ware til udenlandske blindebiblioteker og andre producenter, samt opmærkning af scannede filer til ordblinde studerende. Den IT baserede del af omsætningen udgør alene 206.000 kr. mod 100.000 kr. i 2000.
Den traditionelle produktion af materialer på kassettebånd og punktskrift gav en omsætning på kr. 676.300. Typisk er disse opgaver produktion af tidsskrifter, lydaviser og pjecer for offentlige organisationer og private handicaporganisationer. Der har ikke været tilgang af nye faste opgaver i væsentligt omfang.
Samlet set har indtjeningen været tilfredsstillende set i lyset af, at andelen af indtjening fra nye teknologier er voksende, og at der i 2000 blev udarbejdet nye nøgletal til brug for tilbudsgivning og fastsat nye konsulentpriser, som for alvor har slået i gennem i 2001.
| Tabel 6.2. Resultatopgørelse. Indtægtsdækket virksomhed | |
| Indtægter | 882.300 |
| Udgifter | 645.000 |
| Årets driftsresultat | 237.300 |
| Forbrug af overskud | 0 |
| Årets resultat | 237.300 |
| Tabel 6.3. Akkumuleret resultatopgørelse. Indtægtsdækket virksomhed | |
| Årets resultat 2001 | 237.300 |
| + Akkumuleret resultat 2000 | 364.500 |
| - Overskud overført til Nota | 0 |
| Akkumuleret resultat 2001 | 601.800 |
| Tabel 6.4. Driftssituation. Indtægtsdækket virksomhed | |
| Driftsresultat 1999 | 27.300 |
| Driftsresultat 2000 | 94.900 |
| Driftsresultat 2001 | 237.300 |
| DOMINOs driftssituation | 359.500 |
| Tabel 6.5. Specifikation af indtægter. Tilskudsfinansieret forskning | |
| Statslige fonds- og programmidler | 0 |
| EU- og andre internationale tilskud | 0 |
| Private donorer | 0 |
| I alt | 0 |
| Tabel 6.6 Specifikation af indtægter. Andre tilskudsfinansierede aktiviteter | |
| Statslige fonds- og programmidler | 813.600 |
| EU- og andre internationale tilskud | 34.098 |
| Private donorer | 100.500 |
| I alt | 948.198 |
| Tabel 6.7 Oversigt over akkumuleret uforbrugte indtægter til videreførsel. Tilskudsfinansieret forskning | |
| Uforbrugte indtægter fra andre år | 0 |
| Årets indtægter | 0 |
| Årets udgifter | 0 |
| At overføre til 2002 | 0 |
| Tabel 6.8 Oversigt over akkumulerede uforbrugte indtægter til videreførsel. Andre tilskudsfinansierede aktiviteter | |
| Uforbrugte indtægter fra andre år. | 436.452 |
| Årets indtægter | 948.198 |
| Årets udgifter | 1.108.552 |
| At overføre til 2002 | 276.098 |
Beløbet til videreførsel anvendes i år 2002 til færdiggørelse af projekter omkring Dansk Talesyntese og Børnekulturprojekt i et samarbejde med folkebiblioteker.
Notas virksomhedsregnskab for 2001 er udarbejdet i henhold til Akt 82 af 4. december 1996, Økonomistyrelsens vejledning i udarbejdelse af virksomhedsregnskaber (2. udgave januar 1998) samt Kulturministeriets vejledning (version 2.0 af januar 2002).
Elsebeth Tank, Direktør
Lars Olsen, Økonomi- og planlægningschef
Kulturministeriet godkender hermed Notas virksomhedsregnskab for perioden 1. januar - 31. december 2001.
Virksomhedsregnskabet giver et samlet, dækkende og pålideligt billede af virksomhedens økonomi og faglige resultater, jf. § 41 i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 (regnskabsbekendtgørelsen). F.s.v. angår de dele af virksomhedsregnskabet, der svarer til det ordinære regnskab, er kravene i regnskabsbekendtgørelsens § 39 opfyldt.
København, april 2002
Karoline Prien Kjeldsen
Departementschef
Målopfyldelse for resultatkrav 2000-2003
|
2001 |
2001 |
2000 plus 2001 |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Nr. |
Resultatkrav |
Målopfyldelse |
Opfyldelses-procent |
Opfyldelsespro-cent for 2000 - 2003 |
|
|
1 |
Digitale lydoptagelser af skønlitteratur, 225 titler |
Målet er omdefineret. Der er med struktur produceret 22 titler med human tale og 25 titler med syntetisk tale, hvilket er henholdsvis 2 og 5 titler over årets mål. |
125% |
50% |
|
|
2 |
Den samlede titelmængde af lydbøger udvides med 20 % |
Målet er omdefineret, således at det er produktionen af nye titler af lydbøger (egenindlæsning), der skal forøges med 20 pct. i kontraktperioden. I 2001 udgør produktionen 330 titler, hvor den i 1999 var på 276, eller en stigning på 54 titler, svarende til 20%. Forudsat at produktionsstigningen havde fulgt en progressiv udviklingskurve på en mindre stigning for hvert år 5-10-15-20% har Nota allerede i 2000 og 2001 opfyldt målet for hele perioden med 77%. For 2001 alene er der tale om en målopfyldelse på 200% |
200% |
75% |
|
|
3 |
Prioriteret indsats overfor: |
||||
|
3a |
PC- og erhvervsbrugere |
Er fortsat i 2001. Målgruppen nyder bl.a. godt af den omfattende digitalisering af Notas produkter. |
100% |
50% |
|
|
3b |
Flygtninge og indvandrere |
Udredning om området publiceret i 2000. På baggrund af udredningens konklusioner og Notas bevillingssituation opgiver Nota at sætte yderligere initiativer i gang overfor gruppen i denne resultatkontraktperiode. |
Udgår |
Udgår
|
|
|
3c |
Døvblindeblevne |
Er påbegyndt i 2001. Løber til juli 2002. |
100% |
50% |
|
|
3d |
Punktlæsere |
Påbegyndes i 2002 |
- |
- |
|
|
4 |
Konvertering af 32.000 masterbånd |
Pilotprojekt afsluttet i 2001. Konverteringen af de 32.000 bånd forventes som planlagt gennemført i 2002-3. |
- |
- |
|
|
5 |
Nyttiggørelse af ny talesyntese |
1. Version af STEB-programmet er i drift og solgt eksternt i enkelte eksemplarer. 2. Version er under udvikling. I 2001 producerede Nota 28 titler med syntetisk tale. |
100% |
100% |
|
|
6 |
To nye produkter/ produkttyper |
Jyllandsposten tilgængeliggjort som dagblad på internettet i 2000. Der træffes beslutning om det andet nye produkt i 2002. |
- |
50% |
|
|
7 |
Nyt bibliotekssystem |
Kravspecifikation udarbejdet og udbudsforretning påbegyndt i 2001. |
100% |
50% |
|
|
8 |
Udvikling af hjemmeside |
Hjemmesiden er omdannet til en brugerrettet del af DBB´s service overfor omverdenen. Incl. downloadservice og online katalog. |
100% |
100% |
|
|
9 |
Afklaring vedr. digitalt arkiv. Rapport til ministeriet år 2001 |
Nota har fremsendt rapport til ministeriet og afventer nu politisk afklaring. |
100% |
100% |
|
|
10 |
Brugerundersøgelse og handlingsplan vedr. overcentralfunktion |
Brugerundersøgelse gennemført i 2000. Handlingsplan udarbejdet i 2001. |
100 % |
100% |
|
|
11 |
Udvikle rollen som bibliotekernes ressourcecenter via: |
||||
|
11a |
Projekt børnekultur. Samarbejdsprojekt med folkebibliotek |
Samarbejdsprojekt gennemført med Gladsaxe Bibliotek i 2000. Nyt projekt gennemført sammen med Horsens og Silkeborg Biblioteker i 2001-2002. |
100% |
100% |
|
|
11b |
Samarbejdsprojekt med forskningsbibliotekssektoren |
Planlægges gennemført i 2002. |
- |
- |
|
|
12 |
Tilgængeliggørelse af elektroniske biblioteksydelser |
Nota har foranlediget kurser, oplæg og artikler om hjemmesider, internettet og tilgængelighed. Herudover er kampagnen: "Hvad siger nettet" gennemført med biblioteksvæsenet som primær målgruppe. |
100% |
100% |
|
|
13 |
Kompetenceudvikling " Slip værdierne løs" |
Gennemført som planlagt. Projektet afsluttes med personlig evaluering i 2002. |
100% |
100% |
|
|
13a |
Ledelsesudvikling |
Seminarforløb med fire to-dages arrangementer er gennemført i overensstemmelse med planerne herfor. |
100% |
100% |
|
|
14 |
Nedbringelse af sygefravær til gennemsnit for staten |
Sygefraværet skal falde med 15 pct. om året, hvilket med udgangspunkt i 14,4 sygedage i 1999 giver et mål for 2001 på 10,4 sygedage pr. medarbejder. Resultatet er 9,84 sygedage pr. medarbejder. |
125% |
50% |
|
|
14a |
Trivselsundersøgelse |
Udgår – efter aftale med Kulturministeriet. |
Udgår |
Udgår |
|
|
15 |
Forsøg med nye lønformer |
Notas principielle grundlag for udbetaling af resultatløn har været behandlet i SU. Sagen er endnu ikke afsluttet. |
0% |
0% |
|
|
16 |
Nyt økonomistyringssystem, Navision |
Er opfyldt i 2000. |
- |
100% |
|
|
17 |
IT-blindearbejdsplads |
Er opfyldt i 2000. |
- |
100% |
|
|
18 |
Distancearbejdspladser. 6 i år 2000, 3 i år 2001 |
Udgår – efter aftale med kulturministeriet |
Udgår |
Udgår |
|
|
19 |
Øge indtægter fra tidsskriftsalg, med 10% fra 2000 og 20 % fra 2002 |
Når der korrigeres for en bogføringsfejl på knap 150.000 kr., har der været indtægter på 997.000 kr. eller en stigning fra 1999 på 40.000 kr., svarende til knap 4%. I 2000 og 2001 har der tilsammen været en indtægtsstigning på 97.000 kr., hvor målet for hele kontraktperioden er 575.000 kr. |
50% |
25% |
|
|
20 |
Øge nettoindtægt med 90.000 årligt |
Der har i 2001 været indtægter under indtægtsdækket virksomhed på 882.000 kr. og for arbejder i regning på 120.000 kr. eller i alt 1.002.000 kr. For 1999 og 2000 er det tilsvarende tal 744.000 kr. og 907.000 kr., hvilket for 2001 giver en målopfyldelse på 120% og samlet for kontraktperioden 57% |
100% |
50% |
|
Note: Som foreskrevet af ministeriet arbejdes der i kolonnerne
for opfyldelsesprocent med afrundede størrelser, d.v.s.
25, 50, 75 og 100%.
Besøg i 2001
Dato og gæster:
08.01.01 Ålborg Universitet
17.01.01 Foreningen af Medarbejdere ved Danmarks Forskningsbiblioteker
19.01.01 Bibliotekslederne i Frederiksborg Amt
03.02.01 Fuglsangcentret, edb lærerne
15.02.01 Biblioteksparaplyen - om handicappede og tilgængelighed
16.03.01 Kommercielle informationsudbydere
30.03.01 Biblioteksledere fra Københavns Amt
30.03.01 The Library of Congress, USA
30.03.01 Produktionsleder, Library of Congress, Biblioteksbetjening og digital
produktion
04.04.01 Digitalt Forum - Forlæggerforeningen
05.04.01 Månedsmøde for Gloslunde sogn
18.04.01 Göteborg Stadsbibliotek
23.04.01 Kommercielle informationsudbydere
01.05.01 Kommercielle informationsudbydere
09.05.01 Talboks- och Punktskriftsbiblioteket
30.05.01 Storstrøms Amts Biblioteksforening
08.06.01 Talboks- och Punktskriftsbiblioteket
01.06.01 Kommercielle informationsudbydere
13.06.01 Biblioteksledere fra Slovenien
19.06.01 Statens Arkiver
28.06.01 Bibliotekarforeningens Privatgruppe ∓ Faggruppe for referencearbejde
14.08.01 Besøg fra New Zealand
28.08.01 Kommercielle informationsudbydere
31.08.01 Biblioteksforeningen -Vejle Amt
05.09.01 Synsmedarbejdere/instruktøruddannelse - Instituttet for Blinde
og Svagsynede
06.09.01 Vestsjællands Amts Biblioteksforening
17.09.01 Blindebiblioteket Lithauen
05.10.01 Sveriges länsbibliotekskonsulenter
05.10.01 Talboks- och Punktskriftsbibliotek, digitalt produktionsflow og biblioteksbetjening
05.10.01 Biblioteksledermøde - på Gentofte Bibliotekerne (eksternt)
10.01.01 IT-firma
17.10.01 Biblioteksledere fra Moldavien
02.11.01 The Netherlands Federation of the Blind and Partially Sighted People
15.11.01 Det storkøbenhavnske fagudvalg for opsøgende arbejde
15.11.01 Privat virksomhed
Nota
Teglværksgade 37
DK-2100 København Ø
Tlf.: 39 27 44 44
Fax: 39 27 44 54
E-mail: info@nota.nu
Internet: www.nota.nu
1) Harald Ilsøe: Det Kongelige Bibliotek i Støbeskeen. Museum Tusculanum 2000
2) International Federation of Library Associations and institutions
3) The National Information Standards Organization
4) DigitalAudioInformationSystem
5) Center for Alternativ Samfundsanalyse
Top | Webredaktion | Sitemap
