1 Beretning

1.1 Mission

Nota (Nota) er en statsinstitution under Kulturministeriet. Nota er det nationale, landsdækkende bibliotek, der produ­cerer og formidler information og oplevelse til blinde, svagtseende, ordblinde og andre, der på grund af handicap er ude af stand til at læse trykt tekst.

Nota producerer og formidler materialer på lyd, punkt og elektronisk form. Produktion og distribution foregår medhjemmel i § 17 i ophavsretsloven og med baggrund i aftaler mellem rettighedshavere. Produktionen består af bøger, tidsskrifter, aviser, pjecer og noder i tekst, lyd og punkt. I disse år produceres både analogt og digitalt. Til brugere i arbejde og til arbejdssøgende tilbydes individuelt fremstillede produktioner af informationsmateriale, der understøtter den enkelte i udøvelse af sit arbejde. For døvblindeblevne enkeltpersoner produceres individuelt efterspurgte materialer i punktskrift.

Nota fungere som overcentral for folkebibliotekerne jævnfør § 15, stk. 1 i Lov nr. 340 af 17. maj 2002 om folkebiblioteker mv. Nota forsyner bibliotekerne med analogt materiale til betjening af blinde, svagtseende, ordblinde og andre handicappede.

1.2 Vision

I resultatkontrakten for 2004-2005 er som Nota's vision angivet målsætningen for kontraktperioden:

Ved udgangen af 2005 har Nota forankret grundlaget for et teknologiskifte fra analog til digital service. I 2004-2005 omstilles organisationen, således at den fungerer i overensstemmelse med nye ophavsretsbetingede vilkår. I forlængelse heraf samarbejder biblioteket med interesserede folkebiblioteker for at afsøge muligheder og behov for en nyorientering af overbygningsfunktionen. Endelig udvikler og implementerer Nota et nyt bibliotekssystem. Et grundlæggende teknologiskifte fra analog til digital produktion og distribuering vil herefter være udgangspunktet for forhandling om den efterfølgende resultatkontrakt.

Nota's overordnede vision er at sikre sin målgruppe informationsmæssig ligestilling med ikke-handicappede borgere i Danmark.

1.3 Hovedopgaver

Nota producerer og formidler bøger, tidsskrifter, aviser, pjecer og noder på lyd, punkt og i elektronisk form.

Produktion og distribution gennemføres med hjemmel i ophavsretsloven § 17. Fra 1. januar 2005 produceres og distribueres digitale lydbøger endvidere i overensstemmelse med samarbejdsaftale indgået mellem Forlæggerforeningen og Nota, mens e-bøger tilsvarende produceres og stilles til rådighed i overensstemmelse med hensigtserklæring formuleret af Nota, med reference til ovennævnte samarbejdsaftale.

Nota fungerer som overcentral for folkebibliotekerne jævnfør § 15, stk. 1 i Lov nr. 340 af 17. maj 2002 om folkebiblioteker mv. Nota forsyner bibliotekerne med analogt materiale til betjening af blinde, svagtseende, ordblinde og andre handicappede.

Resultatkontrakt mellem Kulturministeriet og Nota for 2004 – 2005 definerer de første skridt til implementering af Notas digitale produkter hos brugerne (se uddybende herom afsnit 2). Derudover rummer kontrakten krav om en håndtering af de ophavsretsmæssige problemstillinger, som opstår i konsekvens af Notas teknologiskifte.

1.4 Årets finansielle resultater

Nota kommer ud med et samlet overskud på 1,9 mio. kr. for 2004 jf. tabel 1.4.1 Nota anser regnskabsresultat for værende særdeles tilfredsstillende.

Tabel 1.41, Oversigt over Nota's finansielle resultat (1000 kr.)

Det samlede overskud på 1,9 mio. kr. fremkommer ved et underskud på 0,9 mio. kr. på underkonto 10 og et overskud på 2,8 mio. kr. på underkonto 90.

Efter aftale med Kulturministeriet indgået i 2002 anvender Nota sine opsparede midler dels til investeringer i teknologiskifte og dels til medfinansiering af de mange parallelle processer, som holdes i live indtil teknologiskifte er så langt fremme, at de analoge tilbud med rimelighed kan udfases. Det betyder, at Nota i 2004 har haft et merforbrug i forhold til bevillingen på 0,9 mio. kr. Når underskuddet ikke er større skyldes det højere indtægter end budgetforudset i forbindelse med en lokaleombygning, højere kantinesalg og refusioner fra Daisy konsortiet, som Nota tjener med præsidentskab og ledelsessekretær. Se mere om Daisy på www.Daisy.org. Det opsparede overskud på 18.814 mio. kr. skal således anvendes til at dække et forudset budgetunderskud i perioden 2005 - 2008, hvor digitaliseringsprocessen vil øge presset på Notas drift.

I 2004 har Nota fortsat en overbevisende succes med salg af konverteringsydelser og andre ekspertydelser til internationale samarbejdspartnere. Årets overskud beløber sig således til 2,8 mio. kr. De store konverteringsindtægter vil ikke kunne fastholdes på sigt, da samlingerne af analoge bånd i den vestlige del af verden efterhånden er konverteret.

For mere uddybende forklaring henvises til afsnit 3.1.

1.5 Årets faglige resultater

Generelt er årets faglige resultater tilfredsstillende. I en lang periode har Nota haft fokus på effektivisering og modernisering af produktionsprocesserne. Der er skabt et fleksibelt og velfungerende produktionsflow, og lang tids målrettet indsats giver nu samlet set gode resultater over hele linien. Produktionsmålene er indfriet på alle de forskellige produkttyper, brugerne efterspørger. Ikke mindst er det glædeligt at konstatere at det i 2004, i modsætning til tidligere år, er lykkedes at nå produktionsmålene på nyproducerede punktbøger.

I 2004 er produktionen på e-bog området særligt styrket med ekstra midler. Prioriteringen er foretaget for at tilføre et større og mere læsevenligt udvalg af elektroniske bøger til brugerne i forbindelse med lancering af det nye netblibliotek: www.E17.dk - bibliotekernes motorvej til tilgængelig information. Læs mere herom under målrapportering.

Nota har traditionelt haft et overordentligt højt udlånstal kombineret med en usædvanlig intensiv udnyttelse af den analoge lydbogssamling sammenlignet med det danske biblioteksvæsen. Udlånstallet har været under hårdt pres og for nedadgående de senere år. Det skyldes både de analoge lydbånds dårlige kvalitet og de mange, meget ressourcekrævende arbejdsgange som er forbundet med den analoge betjening.

I 2003 kom Nota ud med det laveste udlånstal i mands minde. I 2004 blev der derfor tilført ekstra personaleressourcer til manuelle funktioner, ligesom der blev igangsat diverse analysearbejder og initiativer for at facilitere arbejdsprocesserne. Den fokuserede indsats er lykkedes særdeles godt. Årets udlånstal for lydbøger endte således på 396.536, til trods for at udlånstallet bevægede sig på en nedadgående kurve i hele første halvår af 2004. Antallet af båndreparationer nåede i 2004 sit foreløbige højdepunkt. Udlånstallet er 5 % højere end 2003. Distributionsproblemstillingerne og den nye indsats på området uddybes i afsnit 2.2.4.

Stort set hele Notas organisation er involveret i den igangværende teknologiomstilling. Den griber ind i mange led og det er en stor og krævende opgave at sikre, at Nota såvel som brugere får det maximale og fremadrettede udbytte af teknologien. 2004 har i høj grad været et år til forberedelse af 2005, hvor de digitale produkter stilles til rådighed for, foreløbig, en afgrænset brugerskare.

For at formulere grundlaget for en moderne distribution af digitalt materiale har der gennem 2004 været gennemført store udredningsarbejder og forhandlinger mellem rettighedshavernes organisationer og Nota. Kulturministeriets ophavsretskontor har taget initiativet til dette forløb, som er foregået i en meget konstruktiv atmosfære, hvor der er taget skyldigt hensyn til rettighedshavernes legitime behov og samtidig har været et fint blik for at lade teknologiens muligheder komme til udfoldelse til glæde for handicappede medborgere.

Resultatet af disse forhandlinger er omsat i en ændring af ophavsretslovens § 17 stk. 4 og en dertil knyttet samarbejdsaftale indgået mellem rettighedsorganisationerne og Nota. Hermed har Nota et meget godt udgangspunkt for at nærme sig visionen om informationsmæssig ligestilling gennem digitalisering.

Den løbende inddragelse af brugerne i 2004 som testpersoner af diverse digitale produkter vil efter al sandsynlighed også vise sig at være en værdifuld investering. Først og fremmest har det tætte samspil med brugerne i udviklingsfaserne sikret at Nota kan producere digitale bøger – på lyd eller netbårne - af høj kvalitet og med meget overbevisende brugerfacilteter. Tillige har en betydelig del af Notas brugere gennem disse testforløb skabt sig en god indsigt i anvendelse af de nye produkter og denne gruppes overgangsproblemer til en digital platform forventes at blive ganske små.

I dialogen med brugerne har der fra brugerside været formuleret krav til produkterne, som Nota ikke har kunnet prioritere indenfor sin budgetramme. Det er f.eks. et stort ønske fra Dansk Blindesamfunds repræsentanter, at de digitale udsendelser forsynes med punktskrift. Dette krav er forståeligt og rimeligt set fra en punktlæsers synsvinkel. Nota har imidlertid ikke kunnet finde en løsning, der forekom økonomisk ansvarlig, men har tilkendegivet, at problemet søges løst hen ad vejen, om muligt.

1.6 Kommende udfordringer

Gennem Notas nyere historie har Nota, som overbygningsbibliotek, forsynet folkebibliotekerne med materialer til lånere med særlige behov. Med overgangen til digital distribution bortfalder denne rolle for Nota og det bliver en stor udfordring i 2005 at afsøge og definere en fremtidig rolle og position, som Nota fremover kan og bør spille overfor biblioteksvæsenet.

Fra januar 2005 udvides Notas potentielle målgruppe, idet ordblinde, som hidtil har været betjent via folkebibliotekerne, nu kan blive optaget som individuelle brugere af Notas digitale services. Udfordringen til Nota i denne sammenhæng består i, at lære ordblinde og deres vilkår i informationssamfundet bedre at kende for at kunne sikre dem så god en service som mulig på Nota.

I 2005 skal Nota anskaffe, tillempe og implementere et nyt bibliotekssystem til ibrugtagning fra januar 2006. Det er en forudsætning for at betjene de 1.000 digitale brugere, som optages i 2005 og de – forhåbentlig mange, der kommer til de efterfølgende år. Nota vurderer det til at være for bekosteligt og besværligt at udvikle det nye bibliotekssystem til at kunne håndtere analoge brugere. Derfor forventer Nota at stoppe servicen med alle udlånsmaterialer til folkebiblioteker ved udgangen af 2005. der ligger en udfordring til Nota i at informere folkebiblioteksvæsenet om den nye praksis og om fremtiden for handicappede brugere med den digitale teknologi.

Også brugernes trinvise overgang fra analog til digital teknologi kræver fokus. I 2005 er det målet at flytte de første 1.000 brugere til digital betjening. Da en del procedurer fortsat må foretages manuelt kan Nota ikke umiddelbart håndtere et større antal brugere. Målet er automatisering af digital kopiering og distribution, men dette forudsætter større investeringer, som Nota ikke pt. har bevilling til at gennemføre.

De første 300 digitale brugere rekrutteres fra Notas digitale lydbogklubber som nedlægges i løbet af 2005. Dertil kommer at Nota i gennemsnit optager 100 nye brugere om måneden – og et tilsvarende antal falder bort. Det ville være naturligt, om alle nye medlemmer startede deres liv med Nota som digitale brugere. Nota vil undersøge mulighederne for at introducere en sådan praksis fra 2006.

I omstillingsprocessen er det en stor udfordring til Nota at tænke fremtidige løsninger i den digitale teknologis logik. Det er nødvendigt for at undgå at gentage den fejl, mange tidligere har begået, ved at indføre ny teknologi uden, i tilstrækkelig grad, at sørge for at hele organisationen får lært det nye og aflært den tænkning, alle de vaner og traditioner i arbejdstilrettelæggelse, der hører den gamle tid til. Indførelse af det digitale mind-set har således høj prioritet i 2005, og søges understøttet med to interne organisationsudviklingsprojekter.

1.7 Hovedkonti omfattet af årsrapporten

Tabel 1.8.1, Oversigt over hovedkonti

§ 21.31.21	Nota
§ 21.31.71.73	Nota, ombygning af kantine

2 Målrapportering

2.1 Oversigt over samlet målopfyldelse

Tabel 2.1.1, Oversigt over samlet målopfyldelse for 2004 (resultatkontraktmål)

Tabel 2.1.1. Målopfyldelse

Indsatsområde/ Hovedformål	Resultatmål	Frist	Målopfyldelse/ Resultat	%	Ressourcer
Mål A: Betjening af 1.000 brugere udelukkende med digitalt materiale	Indgået aftale mellem rettighedshavere og Nota	2004	Der er indgået en samarbejdsaftale mellem rettighedshavere og Nota med virkning fra 1. januar 2005.	100 %	162.700 kr. + 0,14 årsværk
	Nota betjener mindst 1.000 brugere med digitalt materiale.	2005	Nyt indmeldelsesmateriale og infomationsmateriale er klar til kommende lånere. De interne systemer er klargjort til håndtering af digital distribution. Udlån af digitale lydbøger træder i kræft 27. januar 2005.
Mål B: Videreudvikling af projekt E17.dk	Januar 2005: E17.dk lanceres. Redegørelse for lancering og udviklingsplaner for portalen fremlægges inden årets udgang.	2005	Efter lanceringen af E17.dk udarbejdes der en udviklingsplan og redaktionsprofil for netbiblioteket. Der arbejdes fortsat med at tiltrække flere bidragsydere til at være med til at skabe indhold på og volumen på netbiblioteket.
	Etablering af nyt samspil mellem Danmarks Blindebibliotek og folkebibliotekerne som følge af forandringer af de ophavsretsmæssige vilkår. Forslag til strategi for en fremtidig overbygningsfunktion fremlægges efter forelæggelse for Biblioteksrådet og Biblioteksstyrelsen.	2005	Der arbejdes først på dette mål i 2005.
Mål C: Formulering af ny erhvervsstrategi for erhvervsområdet	Fremlæggelse af ny strategi for erhvervsområdet, som omfatter digitale produktioner, etableringen af fælles database, og som er åben for alle erhvervsaktive der opfylder kravene i ophavsretslovens § 17.	2005	Der arbejdes først på dette mål i 2005.
Mål D: Anskaffelse af nyt bibliotekssystem	Anskaffelse af bibliotekssystem med tilgængelig brugergrænseflade	2005	Der føres i øjeblikket forhandlinger med en mulig leverandør til det nye bibliotekssystem. Der forventes indgået kontrakt i marts 2005 med efterfølgende implementering i efteråret 2005.

Tabel 2.1.2, Produktionstal 2004

Tabel 2.1.2

	2001	2002	2003	2004	2004 mål	2005 mål
Bøger (i titler)
Egenindlæsning af analoge bøger	330	289	266	291	276	276
Indkøb af forlagstitler	173	145	158	180	181	181
Digitale lydbøger	22	25	30	24	33	41
Punktbøger	115	116	103	135	120	120
E-bøger	170	196	221	260	240	240

Tabel 2.1.2, Produktionstal 2004, fortsat

Tabel 2.1.2

	2001	2002	2003	2004	2004 mål	2005 mål
Individuel produktion (i antal sager)
Lyd	149	121	82	86	82	82
Punkt	407	375	298	241	300	241
E-tekst	45	60	43	55	55	55
Punktnoder	36	41	19	13	20	15
Tidsskrifter (i antal udgivelser)
Lyd	1.308	1.179	1.004	874	1.000	870
Digital lyd (talesyntese)				53	53	52
Punkt	474	508	413	438	420	420
E-tekst	187	122	130	255	130	130

Tabel 2.1.3, Biblioteksvirksomhed 2004

Tabel 2.1.3

Samlingen	2001	2002	2003	2004	2004 mål	2005 mål
Analoge lydbøger, titler	11.902	12.399	12.761	13.304	13.220	13.761
Analoge lydbøger, eksemplarer	75.721	72.664	74.753	75.284	72.400
Digitale lydbøger, titler	53	7.513	9.024	10.076	9.060	10.417
Punktbøger, titler	3.309	3.374	3.442	3.566	3.552	3.686
Punktnoder, titler	5.996	6.012	6.017	6.027	6.022	6.042
E-bøger, titler	405	657	851	1.144	1.091	1.384
Brugere
Individuelle brugere			10.118	9.441	10.120	10.000
Institutionsbrugere			903	848	913	0
Udlån
Lydbøger	409.152	415.933	375.422	396.536	416.000	395.000
Lydbøger, OC	6.356	7.108	7.250	7.749	7.100	7.750
Punktbøger	1.167	1.421	1.261	1.112	1.260	1.110
Punktnoder	236	324	173	205	170	200
E-bøger	2.517	3.533	2.669	2.837	2.800	3.200
Tidsskrifter	1.053	494	508	354	450	350
Tidsskriftsabonnementer
Lydtidsskrifter	8.289	7.414	6.444	6.119	6.450	6.120
Punkttidsskrifter	1.672	1.470	1.349	1.196	1.350	1.200
E-tidsskrifter	335	285	264	285	265	300
Aktivitetsoversigt
Gennemsnitligt antal udlån pr. lydbogslåner	42,9	42,5	37,1	42	40,0
Gennemsnitligt antal udlån pr. punktbogslåner	2,8	3,1	2,6	2,2	2,6
Faktiske antal båndreparationer	47.020	49.411	51.442	60.607
Reparationsfaktor på lydbøger	11,5%	11,9%	13,7 %	15,3 %

* Nota er per 1. januar 2002 overgået til on demand-produktion af punktbøger.

2.2 Uddybende analyser og vurderinger

2.2.1 Mål A: Betjening af 1.000 brugere udelukkende med digitalt materiale

I forbindelse med Nota's teknologiskiftet fra analog til digital service har Nota som mål at betjene 1.000 brugere udelukkende med digitale materialer ved udgangen af 2005.

Nota's digitale strategi hviler på en rationalisering af produktions- og distributionsprocesserne med en så høj grad af automatisering som muligt i alle led. Det betyder bl.a. at en digital lydbog produceres efter bestilling (print-on-demand), udsendes fra Nota og skal ikke efterfølgende returneres.

En forudsætning for denne form for distribution var at Nota kunne blive enig med rettighedshaverne om en redefinering af udlånsbegrebet og at der blev vedtaget ændringer i ophavsretsloven i relation til § 17. Samarbejdsaftalen mellem rettighedshaverne og Nota er indgået i efteråret 2004 og træder i kraft 1. januar 2005 og giver Nota mulighed for at udlåne digitale lydbøger til Nota's lånere. Aftalen rummer en række sikkerhedskrav til Nota, bl.a. i distributionsform og med identifikation af låner i relation til den enkelte lydbog og skal være med til at sikre mod misbrug af Nota's samling.

I forlængelse heraf blev der indgået en ny royaltyaftale mellem Nota og rettighedshaverne i slutningen af 2004.

2.2.2 Mål B: Videreudvikling af projekt E17.dk

Videreudvikling af projekt E17.dk er en væsentlig del af Nota's vej mod et teknologiskifte fra analog til digital service samt spiller en afgørende rolle i styrkelse af den informationsmæssige ligestilling for handicappede borgere, der er omfattet af ophavsretslovens § 17.

Nota har i 2004 arbejdet på at klargøre E17.dk til lanceringen den 27. januar 2005. Oprindeligt skulle E17.dk have været lanceret i november 2004, men af ressourcemæssige årsager måtte lanceringsdagen udskydes til primo januar.

Arbejdet i 2004 har blandt andet omfattet konceptudvikling, udbygning af indhold og etablering af samarbejde med andre nationale netbiblioteker så som biblioteksvagten.dk og litteratursiden.dk. Der er ligeledes skabt samarbejde med en række folkebiblioteker, der vil levere bidrag til E17.dk i 2005, ligesom en række biblioteker har været repræsenteret i E17.dk's redaktionsgruppe og dermed været med til at bidrage til det redaktionelle indhold af E17.dk.

Et samarbejde med Dansk Bibliotekscenter betyder at E17.dk's brugere vil få mulighed for at finde litteratur på relevante medier fra både Nota's egen samling og fra landets folkebiblioteker. Derefter vil det være muligt at bestille disse titler direkte fra Nota eller fra bibliotek.dk. For at låne litteratur fra Nota via E17 er det en forudsætning, at man er indmeldt som låner hos Nota.

Der har været løbende testet af brugerne for at sikre at E17.dk er brugervenligt opbygget, logisk i sin struktur og svarer til de forventninger man måtte have som læsehandicappet.

Som en integreret del af E17.dk er der udviklet en række animerede guides, som giver information om folkebibliotekernes betjening af læsehandicappede og om forskellige services på Nota.

Udviklingen af E17.dk har været kendetegnet ved et bredt netværkssamarbejde som skal være med til at styrke den lokale betjening af læsehandicappede, hvor E17.dk er en ressource for biblioteksmedarbejdere, brugere og pårørende.

Der har i 2004 været anvendt 0,7 mio. kr. til lønninger og 0,4 mio. kr. til ØD. Disse midler er finansieret via en ekstrabevilling på 2,55 mio. kr. som Nota modtog i 2002 i anledning af Handicapåret. Derudover har Nota anvendt egne personaleressourcer for i alt 6.226 timer svarende til 3,2 årsværk.

2.2.3 Produktionstal 2004

Nota's primære opgaver er, at producere og formidle information til dens målgruppe, jf. pkt. 1.1 mission, og pkt. 1.2 vision.

Resultaterne af årets produktion fremgår af tabel 2.1.2.

Målopfyldelsen i forhold til produktionen må, på nær ét punkt, siges at være meget tilfredsstillende.

Målet for digitale egenindlæsninger er ikke nået. Målet var 33 titler, og der er produceret 24 titler. Der er flere årsager hertil. Dels har produktionsafdelingen været ramt af langtidssygdom og dels måles i titler uanset disses omfang, hvilket vil sige at en meget omfangsrig og dermed lønomkostningstung titel ikke tæller mere end meget mindre omfangsrig titel. Når målet er så lille skal der meget få store titler til at forbruge budgettet før det målsatte titeltal er nået. Endelig kan man hævde, at alle analoge nyproduktioner fra 2004 digitaliseres, hvorfor den samlede titel tilvækst faktisk svarer til 315.

Egenindlæsninger af analoge lydbøger er opfyldt. Målet var 276 titler. Hertil kommer at der er procederet 10 titler som Nota ikke nåede at producere i 2003 hvorfor budgettet til disse blev overført til 2004. Desuden har produktionen fået ekstern finansiering til at producere yderligere 5 titler. Således bliver den samlede tilvækst af analoge titler i 2004 291. Når det lykkes at få finansieret indlæsninger eksternt vælger Nota at lægge disse til det internt finansierede mål, for således at sikre flest mulige tilgængelige titler for Nota's brugere.

I forhold til indkøb af forlagstitler er målet nået på nær én titel. Dette er dog uden betydning for den samlede tilgang af analoge titler, jf. ovenstående.

Med hensyn til punktbøger er målet overopfyldt. Målet var 120 titler og der er produceret 135 titler. Af de 135 punkttitler hidrører ti titler fra et klassikerprojekt, som er finansieret af overførte midler fra 2003. De sidste fem titler er resultatet af, at en omlægning af produktionen med rationaliseringsgevinst til følge, er lykkedes. I produktionen har man bevidst ført opgaver fra den løntunge punktproduktion over i den mindre løntunge forproduktion, som hovedsageligt består af medarbejde der udfører XML-opmærkning. Dette har medført at de punktkyndige medarbejdere har fået mere tid til at udføre de specialiserede punktopgaver.

I forproduktionen produceres XML-opmærkede e-bøger. Målet har været 240 titler og resultatet blev 260. Dette må siges at være særdeles tilfredsstillende, taget i betragtning at forproduktionens medarbejdere også har formået at løse opgaver, der tidligere blev udført af de punktkyndige medarbejdere, dette drejer sig om fremstilling af materialer til erhvervsbrugere.

Nodeproduktionen ligger i antal sager under målet, men ser man på antal producerede mastersider ligger resultatet betydeligt over målet. I mastersider har Nota haft et mål på 1750. Årets resultat er 3475. Af disse er 100 sider produceret på foranledning af bestilling fra Nota's brugere. Resten finansieret af eksterne kunder eller fondsmidler. Det bevidste arbejde med at skaffe finansiering af denne produktion via eksterne midler er med til at forhindre at Nota må nedlægge denne meget specielle, men for de få brugere vitale produktion.

I forhold til den individuelle produktion giver det ikke særlig god mening at opstille mål fordi Nota producerer alt hvad brugerne i forhold til denne service efterspørger. I ovenstående tabel er produktionen opgjort i antal sager hvilket ikke siger noget om hvor stor den reelle produktion har været fordi der kan være meget stor forskel på omfanget af de enkelte sager. Ser man på hvordan produktionen til erhvervsbrugere fordeler sig på henholdsvis analog lyd, punktskrift og e-tekst sammenlignet med 2003, vil man således se at denne produktion i 2004 har ligget højere end 2003. På analog lyd ligger produktionen 24,2 % højere, på punktskrift ligger produktion 14,8 % højere og på e-tekst ligger produktion 52 % højere hvilket indikerer at brugerne i stigende omfang har benyttet de individuelle ydelser i 2004.

Sammenholder man den samlede målopfyldelse på produktionsområdet med den realiserede udgift på 8.838 mio. kr. holdt op i mod budgettet på 9.060 mio. kr., kan man se, at der trods overopfyldelse af målene ikke er overforbrugt i forhold til produktionsbudgettet. Dette er resultatet af et bevidst arbejde med at flytte opgaver fra forholdsvis løn tunge medarbejdere til mindre løn tunge medarbejdere.

I forhold til indlæsning af analoge tidsskrifter er årets mål ikke nået. Dette kan forklares ved at flere tidsskrifter i løbet af året er blevet nedlagt på grund af manglende efterspørgsel.

Som et led i sit ønske om at skaffe Nota's brugere mere volumen for de samme midler har Nota i 2004 lanceret et nyt digitalt Radio TV-program. Dette produkt indeholder 50 timers lyd og udsendes en gang om ugen. Produktet genereres automatisk ved hjælp af et program Nota har udviklet. Dette program henter de relevante informationer direkte fra Ritzaus hjemmeside og generer på baggrund af disse informationer automatisk en lydfil ved hjælp af syntetisk tale. En lydtime produceret på denne måde koster kr. 8,28, en lydtime indlæst med humanstemme koster til sammenligning kr. 341,26.

2.2.4 Biblioteksvirksomhed 2004

Nota's primære opgaver er, at producere og formidle information til dens målgruppe, jf. pkt. 1.1 mission, og pkt. 1.2 vision. Resultaterne af årets biblioteksvirksomhed fremgår af tabel 2.1.3.

Distribution

I slutningen af 2004 har Nota i samarbejde med Post Danmark sat fokus på håndteringen af de analoge forsendelser. Formålet er, at nedbringe antallet af båndreparationer, idet disse har været et stigende problem for Nota i 2004. Der har således været en stigning i antallet af båndreparationer på 17,8 pct. fra 2003 til 2004.

En af årsagerne til de mange båndreparationer (i alt 60.607 i 2004) er Post Danmarks hårdhændede håndtering af forsendelserne, hvilket er grunden til at Post Danmark er blevet aktivt inddraget i problematikken. Nota og Post Danmark har på denne baggrund indgået aftale om at ændre håndteringen. Det er dog primært Nota, der har stået for de praktiske ændringer. Nota har eksempelvis fået ansvaret for mere af sorteringsarbejdet, en arbejdsopgave der tidligere lå ved Post Danmark. Dette betyder at håndteringsopgaven nu alt i alt er blevet mere tidskrævende for Nota.

Ud over ovenstående følger Nota ligeledes op på problematikken med egne tiltag. Et sådan har i 2004 været en omfattende udskiftning af elastikkerne på de bokse, som de analoge forsendelser sendes i.

Aftalen med Post Danmark blev indgået i midten af november 2004, og der kan umiddelbart konstateres et lille fald i det gennemsnitlige antal båndreparationer efter aftalen er indgået. Før aftalens indgåelse skulle gennemsnitlig 7,4 pct. af de analoge forsendelser repareres, mens kun 6,54 pct. skulle repareres efterfølgende. Set i sammenhæng med den ekstra tid og dermed de ekstra omkostninger der er forbundet med opgaven, er faldet i det gennemsnitlige antal båndreparationer endnu ikke tilfredsstillende.

Udlån

Som konsekvens af store personalereduktioner i 2002, oplevede Nota i 2003 en række problemer i forhold til udlån af lydbøger. Der blev derfor ydet en markant indsats i andet halvår af 2003 for at rette op på situationen. Indsatsen kunne ses i 2004, idet der kunne konstateres en udlånsstigning på 5,6 pct. i forhold til 2003.

På trods af den flotte fremgang er målet for udlån dog ikke nået. Målet for 2004 var 416.000 udlån og Nota opnåede 396.536 udlån. For at råde bod på dette, har Nota i august 2004 sat større fokus på den daglige drift og distribution jf. ovenstående, samt sat målrettet ind med omrokeringer i organisationen. Dette har givet resultater, som afspejles i antallet af udlån. Udlånene steg således med 19,7 % i perioden fra august til december sammenlignet med samme periode i 2003.

På trods af stigningen i udlånstallet er enhedsomkostningerne per udlån dog også steget hvilket hænger sammen med at Nota har allokeret flere ressourcer til distribution for at indhente det ovenfor beskrevne efterslæb, hvilket fremgår af tabel 2.2.4.1. Ser vi på budget 2005 forventes bruttoudgifter per udlån at stige, det hænger sammen med det faktum at Nota åbner op for det digitale udlån der skal køre sideløbende med det analoge. Først når det analoge udlån er 100 % udfaset vil den forventede rationaliseringsgevinst ved overgang til digital distribution kunne realiseres

Tabel 2.2.4.1, Enhedsomkostninger for udlån

Tabel 2.2.4.1

	2001	2002	2003	2004	Budget 2005
Bruttoudgifter per udlån (kr.)	3,7	4,0	3,7	4,0	4,4

Nota´s tidsskriftsabonnementer er generelt faldende. Årsagen hertil er formentlig især den ringe attraktion ved kassettebåndstidsskrifter. Flere tidsskrifter er ophørt på grund af manglende efterspørgsel og en generel omprioritering, der blev foretaget i forbindelse med budgetreduktioner fra 2002. Det er planen, at styrke fokus på tidsskriftområdet, idet der dels tænkes udvikles en ny abonnementsstruktur og dels vil blive kigget på produktet i en digital sammenhæng. Det skal i denne forbindelse nævnes, at abonnementer på E-tidsskrifter er svagt stigende. Årsagen hertil er, at radio og tv-programmet omtalt under pkt. 2.2.3 nu bliver udgivet på CD.

Antallet af indmeldte lånere er faldet med 677 fra 2003 til 2004. Dette skyldes hovedsageligt at inaktive lånere er blevet slettet fra Nota's lånerkartotek i 2004. Udviklingen kan derfor ikke umiddelbart tolkes som om, at der blandt Nota's brugere er en faldende interesse for at være låner på Nota eller at Nota´s målgruppen er blevet mindre.

2.3 Forudsætninger (datagrundlag)

Ovenstående data er samlet fra følgende datakilder:

Navision Stat version 3.60

SLS (Statens Lønsystem)

DBBDokSys (produktionsstyringssystem)

UniLab (biblioteks- og udlånssystem)

Tidsregistrering

3 Regnskab

3.1 Driftsregnskab

Tabel 3.1.1, Regnskab for Nota 2004 (§ 21.31.21)

Tabel 3.1.1.

Løbende priser	2003	2004	2004	2004	2005
1000 kr.	Regnskab	Budget[1]	Regnskab	Difference	Budget[2]
Udgifter	39.032	41.519	43.068	1.549	45.161
Indtægter	5.430	2.498	7.294	-4.796	2.133
Resultat, brutto	33.602	39.021	35.774	3.247	43.028
Bevilling (nettotal)	39.700	37.700	37.700	-	41.500
Resultat, netto	6.098	-1.321	1.926	-3.247	-1.528

Nota's finansielle resultat for 2004 er absolut tilfredsstillende. Nota går ud af 2004 med et samlet overskud på 1,9 mio. kr., fordelt på et underskud på 0,9 mio. kr. på underkonto 10 og et overskud på 2,8 mio. kr. på underkonto 90.

Underskuddet på underkonto 10 er en kombination af et merforbrug af øvrige driftsmidler på 1,8 mio. kr. og et mindre forbrug af lønmidler på 0,9 mio.

Det er i henhold til aftale med Kulturministeriet, at der er opnået et mindre forbrug på lønkontoen på 0,9 mio. kr. Lønmidlerne skal bruges til at dække et forudset budgetunderskud i perioden 2006 - 2008, hvor digitaliseringsprocessen vil øge presset på Nota's øvrige drift.

På underkonto 90 oplevede Nota igen i år et meget tilfredsstillende resultat. Nota har fortsat med produktområderne konvertering og punktnoder og dette med stor succes. Regnskabsresultatet blev et netto overskud på 2,8 mio. kr.

3.2 Oversigt over hovedformål 2004

Tabel 3.2.1, Oversigt over hovedformål 2004

Tabel 3.2.1

1000 kr.	Indtægter	Udgifter	Resultat
Formidling	1.213	15.981	-14.768
Lydproduktion	4.807	8.925	-4.118
Punktproduktion	649	5.518	-4.869
Generel ledelse og administration	430	5.198	-4.768
Hjælpefunktioner	195	7.446	-7.251
I alt	7.294	43.068	-35.774
Bevilling (nettotal)			37.700
Resultat, netto			1.926

Formidlingsområdet består af Ekspeditionen, Marketing og Biblioteket og udgør 39 % af Nota's samlede udgifter. Produktionsområder Lyd og Punkt udgør i alt 30 %, Generel Ledelse og Administration udgør 16 % og Hjælpefunktioner udgør 15 % af de samlede udgifter.

3.3 Bevillingsafregning og akkumuleret resultat

Tabel 3.3.1, Bevillingsafregning (oversigt)

Tabel 3.3.1

1000 kr.	Bevilling	Regnskab	Årets overskud	Disposition, overskud der bortfalder	Akkumuleret overskud til videreførsel
Driftsbevilling
Lønsum	24.300	23.423	877	-	8.618
Øvrig drift	13.400	12.351	1.049	-	10.196
I alt	37.700	35.774	1.926	-	18.814
Anlægsbevilling § 21.31.71.73					-
Udgifter	-	1.823	-8	8	-
Indtægter	-	-	-	-	-

Efter aftale med Kulturministeriet bortfalder underskuddet på anlægsbevillingen på 8.026 kr. For mere specifikke informationer vedr. anlægsbevillingen henvises til tabel 3.6.1.

Tabel 3.3.2 Akkumuleret resultat

Tabel 3.3.2

Løbende priser, 1000 kr.	Ultimo 2001	Ultimo 2002	Ultimo 2003	Årets resultat	Ultimo 2004
Hovedkonto 21.31.21.	8.996	10.794	16.888	1.926	18.814

Af det akkumulerede resultat på 18,8 mio. kr. er 4,3 millioner reserveret til nyt bibliotekssystem. Det øvrige overskud indgår som medfinansiering af planlagte digitaliseringsaktiviteter. Herudover skal overskuddet bruges til at finansiere det forudsete budgetunderskud i 2005 – 2007 i henhold til aftale med Kulturministeriet i 2002.

3.4 Indtægtsdækket virksomhed, gebyrer og tilskudsfinansierede aktiviteter

Tabel 3.4.1, Akkumuleret resultat for indtægtsdækket virksomhed (§ 21.31.21.90)

Tabel 3.4.1

Løbende priser, 1000 kr.	2000	2001	2002	2003	2004
Nota acces	365	602	905	3.519	6.316

Resultatet skal anvendes til nyt produktions- og distributionsudstyr, samt til produktion og formidling af materiale til Nota's brugergrupper.

Der henvises til www.nota.nu for yderligere information omkring Nota acces.

Tabel 3.4.1.1, Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (§ 21.31.21.97)

Tabel 3.4.1.1

1000 kr.	Indtægtsført tilskud	Udgift	Overskud
E17-portalen	1.036	1.036	-
Øvrige projekter	397	397	-
Total	1.433	1.433	-

Nota har i 2004 i alt modtaget 0,3 mio. kr. i tilskud. Desuden er der overført 2,3 mio. kr. fra 2003. Der er anvendt 1,0 mio. kr. til E17.dk og 0,4 mio. kr. til andre projekter hvorefter 1,2 mio. kr. er overført til anvendelse i 2005 jf. tabel 3.5.1.

Der henvises til www.e17.dk for yderligere information omkring E17-portalen.

3.5 Videreførselsbeløb

Tabel 3.5.1, Videreførselsbeløb fordelt på underkontoniveau

Tabel 3.5.1

1000 kr.	Underkt. 10	Underkt. 90	Underkt. 95	Underkt. 97
Indtægter	39.498	4.064	-	328
Udgifter	40.368	1.268	-	1.433
Årets resultat	-870	2.796	-	-1.105
Akk. resultat til videreførsel	12.498	6.316
Ultimosaldo beholdningskonti			-	1.201

3.6 Anlægsregnskab

Hovedkonto 21.31.71. Anlægsprogram, biblioteker

Tabel 3.6.1 Afsluttede anlægsprojekter

Tabel 3.6.1

1000 kr.	Bygge start	Forventet afslutning ved byggestart Afsluttet	Faktisk afslutningstidspunkt	Oprindelige budgetteret totaludgift	Totaludgift	Bevilling modtaget
21.31.71.73	2003	2004	2004	2.000	2.008	2.008

73. Nota, ombygning af kantine

Ombygningen af kantinen startede i 2003 og blev afsluttet i 2004. Ombygningen er forløbet planmæssigt og resultatet af den nye kantine er meget tilfredsstillende.

3.7 Personaleregnskab

Tabel 3.7.1, Personaleoversigt 2003

Tabel 3.7.1

	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab
Årsværk	2000	2001	2002	2003	2004
Fagligt personale	63,7	61,1	68,1	62,9	66,2
Teknisk/administrativt personale	20,2	22,4	15,8	11,2	12,2
I alt	83,9	83,5	83,9	74,1	78,4

Tabel 3.7.2, Tilgang og afgang af medarbejdere 2004

Tabel 3.7.2

	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab
Personer	2000	2001	2002	2003	2004
Tilgang	24	17	47	17	22
Afgang	17	12	28	23	12

I 2004 har Nota haft et større projekt, hvor vi har konverteret analoge mastere til digitale mastere. Derfor er antallet af tilgang af medarbejdere lidt større sammenlignet med normen. Tallet for afgang i 2002 var større hvilket skyldtes nedskæringer grundet budgetreduktioner.

4 Påtegning

Notas årsrapport for 2004 er udarbejdet i henhold til Akt 63 af 11. december 2002, Økonomistyrelsens vejledning i udarbejdelse af årsrapporter (januar 2004) samt Kulturministeriets vejledning (februar 2003).

København, den 29. marts 2005

Elsebeth Tank Thomas Kjellberg Christensen
Direktør Udviklingschef, IT og Økonomi

Kulturministeriet godkender herved Notas årsrapport for perioden 1. januar - 31. december 2004.

Årsrapporten giver et retvisende billede af virksomhedens økonomiske og faglige resultater, jf. § 41 i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 (regnskabsbekendtgørelsen) samt Akt 63 11/12-2002. For så vidt angår de dele af årsrapporten, der svarer til det ordinære årsregnskab, er kravene i regnskabsbekendtgørelsen § 39 opfyldt.

København, den 1. april 2005

Karoline Prien Kjeldsen
Departementschef