Notas årsrapport 2003

Indholdsfortegnelse

1. 1 Beretning
   1. 1.1 Mission
   2. 1.2 Vision
   3. 1.3 Hovedopgaver
   4. 1.4 Resultatkontrakten 2000 – 2003
   5. 1.5 Årets finansielle resultater
   6. 1.6 Årets faglige resultater
   7. 1.7 Kommende udfordringer
   8. 1.8 Hovedkonti omfattet af årsrapporten
2. 2 Målrapportering
   1. 2.1 Oversigt over samlet målopfyldelse
   2. 2.2 Uddybende analyser og vurderinger
      1. 2.2.1 Produktion
      2. 2.2.2 Formidling
      3. 2.2.3 Produktion og produktionsstyring
      4. 2.2.4 Udlån og distribution i 2003
      5. 2.2.5 National biblioteksportal for læsehandicappede borgere
      6. 2.2.6 Nota’s digitale lydbogsklub
   3. 2.3 Forudsætninger (datagrundlag)
3. 3 Regnskab
   1. 3.1 Driftsregnskab
   2. 3.2 Oversigt over hovedformål 2003
   3. 3.3 Bevillingsafregning og akkumuleret resultat
   4. 3.4 Indtægtsdækket virksomhed, gebyrer og tilskudsfinansierede aktiviteter
   5. 3.5 Videreførselsbeløb
   6. 3.6 Anlægsregnskab
   7. 3.7 Personaleregnskab
4. 4 Påtegning

Denne publikation fås også i lydudgave og punktudgave – og findes på www.nota.nu
Nota
Teglværksgade 37
2100 København Ø
Tlf.: 3913 4600

1 Beretning

1.1 Mission

Nota er det nationale bibliotek, der producerer og formidler information og oplevelse til blinde, svagsynede, ordblinde og andre, der på grund af handicap er ude af stand til at læse trykt tekst. Som overbygningsbibliotek forsyner Nota tillige folkebibliotekerne med materialer til handicappede biblioteksbrugere.

1.2 Vision

Det er Nota’s vision at sikre sin målgruppe informationsmæssig ligestilling med ikke-handicappede borgere i Danmark.

1.3 Hovedopgaver

Nota producerer og formidler bøger, tidsskrifter, aviser, pjecer og noder på lyd, punkt og i elektronisk form. Produktion og distribution foregår med hjemmel i LB 706 29/9 1998 om lov om ophavsret § 17.

1.4 Resultatkontrakten 2000 – 2003

Nota vurderer resultatet af resultatkontrakten med Kulturministeriet for perioden 2000 – 2003 til at være tilfredsstillende. Status efter kontraktperiodens udløb er en målopfyldelse på 93 % jf. tabel 2.1.2.

Der henvises til Oversigt over samlet målopfyldelse, tabel 2.1.1 for uddybende kommentarer til de enkelte mål.

1.5 Årets finansielle resultater

Regnskabsresultat er, overordnet, særdeles tilfredsstillende. Nota kommer ud med et samlet overskud på 6,1 mio. kr. for 2003 jf. tabel 1.5.1.

Tabel 1.5.1, Oversigt over Nota's finansielle resultat (1000 kr)

	Regnskab
1000 kr.	2003
Indtægter	5.430
Udgifter	39.032
Resultat, brutto	-33.602
Bevilling (nettotal)	39.700
Resultat, netto	6.098
Til videreførsel	16.889

Resultaterne fremkommer ved overskud på Indtægtsdækket Virksomhed, som udgør 2,6 mio. kr., samt generel stram økonomistyring og tilbageholdenhed. Opsparingspuljen tilføres herved 6,1 mio. kr. til anvendelse i 2005-2007, hvor der budgetteres med underskud.

Der er, i henhold til aftale med Kulturministeriet, opnået et mindre forbrug på lønkontoen på 3,6 mio. kr. Lønmidlerne skal bruges til at dække et forudset budgetunderskud i perioden 2006 og 2007, hvor digitaliseringsprocessen vil øge presset på Nota’s øvrige drift.

For mere uddybende forklaring henvises til afsnit 3.1.

1.6 Årets faglige resultater

Årets faglige resultater er generelt tilfredsstillende.

Dog er udlånstallet faldet med 9,5 % i forhold til 2002[1], hvilket ikke er tilfredsstillende, og Nota har sat ind for at løse de problemer, som institutionen kan påvirke aktivt. Der er dog åbenbare og tiltagende forhindringer, som blandt andet har at gøre med kvaliteten af kassettebånd, der er på vej ud af markedet. For en nærmere analyse af problemstillingerne henvises til afsnit 2.2.4.

Desuden har der grundet en økonomisk omstillingsfase været en for stor tilbageholdenhed med at bestille nye produktioner og dette forhold blev kendt så sent, at det, trods topprioritet, ikke var muligt at indfri det interne produktionsmål. Dette har betydet, at den analoge lydbogsproduktion er 5 %[2] for lav, hvilket er meget uheldigt, det samlede, lille antal titler taget i betragtning. Resultatet er således ikke helt tilfredsstillende, men den manglende målopfyldelse i 2003 er lagt til produktionsmålene for 2004, tilsvarende er uforbrugte midler til formålet for 2003 overført til budgettet for 2004.

Nota har løbende fokus på styring og optimering af produktion og har derved været i stand til at rationalisere og effektivisere processer, der betyder, at mængden af producerede enheder er relativ høj i forhold til en falden bevilling og ekstraomkostninger, der er en følge af, at den gamle analoge og den nye, digitale produktion kører sideløbende. Det ses blandt andet ved at enhedsomkostninger for producerede analoge lydbøger ligger på 2002-niveau og digitale lydbøger er faldende, samt at der i henhold til budgettet for 2004 forventes endnu lavere enhedsomkostninger.

Tabel 1.6.1, Udvalgte enhedsomkostninger

	2000	2001	2002	2003	Budget 2004
Analoge lydbøger	9,7	10,5	10,4	10,8	10,0
Digitale lydbøger	52,3	26,4	18,3	16,1	12,0

1.7 Kommende udfordringer

Nota har ikke ved udgangen af 2003 indgået resultatkontrakt med Kulturministeriet for perioden 2004 og frem. En sådan forventes indgået i første halvår af 2004.

I disse år er Nota inde i en omfattende, teknologisk udviklingsproces, der har til formål at erstatte den analoge teknologi med moderne, digitale løsninger. Den kommende resultatkontrakt forventes at afspejle dette forhold.

I 2004 forventes et budgetunderskud på 1,322 mio. kr. som hovedsageligt fremkommer på grund af parallelproduktion af både analoge og digitale medier. Underskuddet dækkes af Nota’s opsparede overskud fra tidligere år.

I 2004 vil Nota fortsat arbejde på at tiltrække eksterne donatorer til finansiering af særlige projekter.

1.8 Hovedkonti omfattet af årsrapporten

Tabel 1.8.1, Oversigt over hovedkonti

§ 21.31.21	Nota
§ 21.31.71.70	Nota, diverse anlæg, jf. kontrakt
§ 21.31.71.73	Nota, ombygning af kantine

 

2 Målrapportering

2.1 Oversigt over samlet målopfyldelse

 

Tabel 2.1.1, Oversigt over samlet målopfyldelse for 2003

Indsatsområde/		Målopfyldelse
Hovedformål	Resultatmål	Resultat	%	Ressourcer
Produktion	1. Digitale lydoptagelser, 33 titler	Årsstatus: Målet er delvist opfyldt (jf. pkt. 2.2.1) Målet er omdef. i henhold til notat fra Kulturministeriet af 26. oktober 2000. Der er  produceret 30 titler.	90 %	360.484 kr.
	4. Konvertering af 70.000 masterbånd	Årsstatus: Målet er opfyldt Målet er omdef. i henhold til referat af virksomhedsmøde den 20. november 2002. Der er samlet set konverteret 70.023.	100 %	346.385 kr.
Formidling	3a. PC- og erhvervsbrugere: At teste digitale produkters anvendelsesmuligheder.   At give feedback til Nota   At opnå læring	Årsstatus: Målet er opfyldt (jf. pkt. 2.2.6) 450 brugere har været medlem af én af Notas digitale lydbogklubber og testet 1-2 digitale lydbøger pr. måned. Gruppen har udvekslet testresultater og givet råd til Nota på fælles mailingliste. En mindre gruppe på 8 brugere har testet anvendelse af digitale lydbøger med detaljeret struktur, human stemme og syntetisk tale. Gruppen har anbefalet Nota at udvide erhvervsservice med nye e-produkter.	100 %	84.849 kr.
	3b. Punktlæsere: At sikre balance mellem en dyr og sårbar men essentiel service til en antalsmæssig lille brugergruppe.	Årsstatus: Målet er opfyldt (jf. pkt. 2.2.2) Print on demand-pilotprojekt i 2002 overgår til drift i 2003. Bevilling af fondsmidler til indkøb af tidssvarende punktprinter. Iværksættelse af undersøgelse for at afdække brugernes e-læsemønster. Handlingsplan for nyproduktion af klassikere på punkt. Svag stigning i udlånstal for første gang i mange år.	100 %	214.429 kr.
	3c. Døvblinde: Forsøg med udgivelse af nationalt tidsskrift i storskrift og punkt. Mål: 65 abonnenter på punktudgave, 50 på udgave i storskrift	Årsstatus: Målet er opfyldt BT- kort udgives ugentligt 84 abonnenter på punktudgaven 66 abonnenter på storskrift Overgår til drift fra 2004 Der er skaffet fondsmidler til medfinansiering af udgivelsen i 2004	100 %	283.020 kr.
	7. Nyt bibliotekssystem	Årsstatus: Målet er ikke opfyldt (jf. nedenstående tekst) EU-udbud er gennemført i 2002. Der var ingen, der overholdt de formelle krav. Der er indgået aftale med leverandør af nuværende bibliotekssystem på support til og med udgangen af 2005. Det forventes at kravet flyttes til ny resultatkontrakt. Den manglende målopfyldelse er beskrevet i årsrapporten for 2002.	0 %	106.610 kr.
	11. Samarbejdsprojekt med forsknings-bibliotekssektoren	Årsstatus: Målet er opfyldt Et planlagt samarbejde mellem Nota og Det Kgl. Bibliotek om XML-opmærkede titler viste sig uhensigtsmæssigt. Dette skyldes først og fremmest at en automatisk konvertering fra Det Kgl. Biblioteks XML-opmærkede tekster til den XML-opmærkning, der bliver brugt af Nota kun ville føre til marginale gevinster, dels i forhold til traditionel opmærkning og dels i forhold til efterspørgslen af denne type titler blandt Notas brugere.	100 %	400 kr.
Human Ressource	14. Nedbringelse af sygefravær til gennemsnit for staten	Årsstatus: Målet er opfyldt Sygefraværet skal falde med 15 pct. om året, hvilket med udgangspunkt i 14,4 sygedage i 1999 giver et mål for 2003 på 7,5 sygedage pr. medarbejder. Resultatet er 7,3 sygedage pr. medarbejder.	100 %	185.649 kr.
Indsatsområde/		Målopfyldelse
Hovedformål	Resultatmål	Resultat	%	Ressourcer
Øgede indtægter	19. Øge indtægter fra tidsskriftsalg, med 10 % fra 2000 og 20 % fra og med 2002	Årsstatus: Målet er ikke opfyldt (jf. pkt. 2.2.4) Indtægter for 2003 skulle have været 1.148.400 kr. for 100 %’s målopfyldelse. I 2000 til og med 2003 har der tilsammen været en indtægtsstigning på 73 t.kr. holdt op i mod en forventet stigning på 575 t.kr.	0 %	-
	20. Øge nettoindtægt med  90 t.kr. årligt	Årsstatus: Målet er opfyldt Der har været indtægter under IV på 3.652 t.kr.	100 %	1.038.129 kr.

Der har ikke været foretaget tidsregistrering på alle projekter i 2003, hvorfor der i enkelte tilfælde, er foretaget en skønsmæssig vurdering af anvendt tidsforbrug.

For følgende mål har Nota foretaget skøn over anvendt personaleressourcer:

3a. PC- og Erhvervsbrugere
3b. Punktlæsere
3c. Døvblinde
7. Nyt bibliotekssystem
11. Samarbejdsprojekt med forsknings-bibliotekssektoren
14. Nedbringelse af sygefravær til gennemsnit for staten

 

Tabel 2.1.2., Kontraktperiodens målopfyldelse

Målopfyldelsesgrad i pct.	2000	2001	2002	2003
Kontraktstatus	32 %	62 %	89 %	93 %
Årets mål	81 %	95 %	83 %	83 %

2.2 Uddybende analyser og vurderinger

2.2.1 Produktion

Tabel 2.2.1.1, Produktionstal 2003

	2000	2001	2002	2003	2003 mål	2004 mål
Bøger (i titler)
Egenindlæsning af analoge bøger	328	330	289	266	276	286
Indkøb af forlagstitler	116	173	145	158	181	181
Digitale lydbøger	4	22	25	30	33	33
Punktbøger	118	115	116	103	120	120
E-bøger	123	170	196	221	240	240
Individuel produktion (i antal sager)
Lyd	162	149	121	82	112	82
Punkt	411	407	375	298	359	300
E-tekst	35	45	60	43	90	55
Punktnoder	31	36	41	19	27	20
Tidsskrifter (i antal udgivelser)
Lyd	1.277	1.308	1.179	1.004	950	1.000
Punkt	468	474	508	413	500	420
E-tekst	101	187	122	130	120	130

Målopfyldelsen i forhold til produktionen er på flere områder ikke helt tilfredsstillende. Med hensyn til egenindlæsning af analoge lydtitler er der opnået et resultat på 266 titler mod et mål på 276. Den manglende målopfyldelse skyldes primært, at det ikke er lykkedes at skaffe bøger til produktionen tids nok til, at årets mål kunne opnås.

Med hensyn til indkøb af kommercielt producerede lydbogstitler ligger tilvæksten også under målet. Der er indkøbt 158 titler mod budgetteret 181 titler. Dette skyldes, at de kommercielt producerede titler er vokset i omfang og dermed også i pris per titel (9,28 bånd per titel i 2003/7,96 bånd per titel i 2002). Således er det budgetterede beløb til indkøb af forlagstitler fuldt ud forbrugt.

Med hensyn til digitale indlæsninger er målopfyldelsen ikke helt tilstrækkelig. Nota producerede 30 titler mod et mål på 33 titler (mål nr. 1. Digitale lydoptagelser, 33 titler). Årsagen hertil har været, at der i forhold til budgettet var kalkuleret med, at kun en begrænset del af de digitale titler skulle tilvejebringes ved hjælp af human tale. Resten skulle produceres med syntetisk tale hvilket er betydeligt billigere. Det har desværre vist sig vanskeligere end forventet at få den syntetiske tale til at fungere tilfredsstillende i forhold til de registre og noteapparater, Nota havde forestillet sig man med fordel kunne producere med syntese. Indtil videre er den syntetiske tale ikke anvendelig i forhold til danske tekster med mange ord på andre sprog, eksempelvis musikleksika med mange komponistnavne.

Der skulle have været produceret 120 punkttitler i 2003. Resultatet blev 103. Også her gælder det, at de enkelte titler i omfang er større end tidligere år. Set i lyset af det producerede antal mastersider er målet således opfyldt. Der var budgetteret med en produktion på 54.000 mastersider og resultatet blev 56.557 mastersider.

Målopfyldelsen på e-bøger er tilfredsstillende. Der er produceret 243 titler mod et mål på 240 titler.

Produktionen af individuelle sager - herunder punktnoder - er tilfredsstillende set ud fra, at ingen brugere af de individuelle services har afgivet bestillinger, som ikke er efterkommet. Af producerede individuelle sager er det kun hele værker, der indgår i Nota’s samling.

2.2.2 Formidling

Tabel 2.2.2.1, Biblioteksvirksomhed 2003

Samlingen	2000	2001	2002	2003	2003 mål	2004 mål
Analoge lydbøger, titler	11.873	11.902	12.399	12.761	12.830	13.220
Analoge lydbøger, eksemplarer	74.861	75.721	72.664	74.753	72.000	72.400
Digitale lydbøger, titler	6	53	7.513	9.024	8.768	9.060
Punktbøger, titler	3.110	3.309	3.374	3.442	3.485	3.552
Punktnoder, titler	5.975	5.996	6.012	6.017	6.039	6.022
E-bøger, titler	233	405	657	851	897	1.091
Brugere
Individuelle brugere				10.118		10.120
Institutionsbrugere				903		913
Udlån
Lydbøger	415.897	409.152	415.933	375.422	416.000	416.000
Lydbøger, OC	6.578	6.356	7.108	7.250	7.100	7.100
Punktbøger	1.205	1.167	1.421	1.261	1.500	1.260
Punktnoder	316	236	324	173	325	170
E-bøger	1.715	2.517	3.533	2.669	4.000	2.800
Tidsskrifter	1.229	1.053	494	508	400	450
Tidsskriftsabonnementer
Lydtidsskrifter	8.497	8.289	7.414	6.444	6.575	6.450
Punkttidsskrifter	1.789	1.672	1.470	1.349	1.470	1.350
E-tidsskrifter	309	335	285	264	285	265
Aktivitetsoversigt
Antal lydtitler, hvor alle eksemplar har været udlånt på samme tid	4.901	4.517	5.101	5.183
Antal punkttitler, hvor alle eksemplar har været udlånt på samme tid	492	485	-*	-*	-*	-*
Antal lydtitler, hvor intet eksemplar har været udlånt i året	876	722	712	801	700	700
Antal punkttitler, hvor intet eksemplar har været udlånt i året	2.565	2.640	2.645	2.882	2.675	2.700
Gennemsnitligt antal udlån pr. lydbogslåner	45,9	42,9	42,5	37,1	42,0	40,0
Gennemsnitligt antal udlån pr. punktbogslåner	3,1	2,8	3,1	2,6	3,2	2,6
Faktiske antal båndreparationer	46.687	47.020	49.411	51.442	49.504
Reparationsfaktor på lydbøger	11,7 %	11,5 %	11,9 %	13,7 %	11,9 %

* Nota er per 1. januar 2002 overgået til on demand-produktion af punktbøger.

Faldet i det samlede lydbogsudlån behandles nedenfor i afsnit 2.2.4. I aktivitetsoversigten ses det, at kun ganske få af samlingens eksemplarer ikke udlånes, og at antallet af lydtitler, hvor alle eksemplarer er udlånt på samme tid er svagt stigende. Dette viser, at trækket på samlingen af lydbøger er intensiv.

Det faldende udlån for punktbøger skyldes formodentlig overgang til produktion af punktbøger on demand (Mål nr. 3b. Punktlæsere). Umiddelbart efter overgangen til on demand-produktion steg udlånet voldsomt. Det er Nota’s vurdering, at nogle brugere har opbygget egne samlinger. Punktbogslånerne er en lille gruppe, og prisen for punktproduktionen er meget høj sammenholdt med forbruget. På linie med Dansk Blindesamfund mener Nota dog, at punktskriften, som er blindes skriftsprog, skal bevares og gerne udvikles. Der er således behov for at overveje forandringer i retning af automatiserede produktionsprocesser. Punktbrugere har imidlertid udtrykt megen bekymring ved konsekvenserne for punktlæsningen ved en sådan automatisering. Nota arbejder videre med disse spørgsmål i forbindelse med overgangen til digital produktion og formidling.

Den store stigning i antallet af digitale lydbøger i samlingen skyldes konverteringen af samlingen fra analog til digital som led i overgangen til digital produktion og formidlingen. I de kommende år vil tilvæksten svare til den almindelige tilvækst i samlingen.

2.2.3 Produktion og produktionsstyring

Som anført under punkt 2.2.1 har målopfyldelsen på lydbogsproduktionen ikke været helt tilfredsstillende. Dette gælder især for den analoge egenindlæsning. Den væsentligste årsag til den manglende målopfyldelse skal findes i det faktum, at der henover året ikke har været fremskaffet tilstrækkeligt materiale til at produktionsopgaverne i behørig tid kunne gennemføres. Fra efteråret er det ledelsesmæssige fokus på området intensiveret; der er lagt en større buffer af afventende materiale i produktion og samspillet mellem materialeanskaffelse og produktion følges nøje. I 2004 forventes det således at både målet for 2004 og efterslæbet for 2003 opfyldes.

I 2003 har XML-opmærkning af e-bøger fungeret meget tilfredsstillende og målet er nået. I 2002 havde Nota denne opgave som pilotprojekt, men i 2003 overgik den til at være en driftsopgave. Der er fra start indført fintmaskede målingsmetoder, således at man hele tiden kan følge produktionen. Der måles både på titler, forbrugt tid per enhed og der gennemføres analyser af sværhedsgrader på den enkelte opgave. Det er derfor muligt på en og samme tid at styre målopfyldelse og ressourceforbrug, og hurtigt korrigere for uhensigtsmæssigheder.

Erfaringerne fra 2003 har vist Nota, at det samlet set er nødvendigt at styrke produktionsstyringen.

Derfor er der oprettet en forproduktion hvor en række opgaver, der før blev varetaget i henholdsvis formidlings- og produktionsområdet nu er samlet. Herved opnår man mulighed for en strammere styring på samspillet mellem anskaffelse af bøger, forlagsfiler og forlagsmastere til produktionen. De gode erfaringer fra XML-projektet forsøges udnyttet i en samlet forproduktion.

Det skulle meget gerne resultere i, at der i 2004 opnås en målopfyldelse meget tæt på 100 %.

2.2.4 Udlån og distribution i 2003

Udlån af lydbøger på Nota er et absolut kerneområde og derfor er det meget beklageligt, at udlånstallet i 2003 faldt til 382.672 lydbogstitler[3]. I forhold til 2002 er der tale om et fald på 9,5 %. Det faldende udlånstal afspejler ikke en faldende efterspørgsel, men en række forskellige problemer i og omkring Nota’s udlånsfunktioner.

De store personalereduktioner, Nota gennemførte i hele organisationen i 2002 fik fuldt gennemslag i 2003. Selvom der er gennemført rationaliseringer, effektiviseringer og ændringer i organiseringen af arbejdet har de allokerede personaleressourcer i Nota’s udlånsekspedition ikke aktuelt slået til og derfor er der, ekstraordinært, tilført flere personaleressourcer i andet halvår af 2003.

Omlægninger i arbejdsgangen hos Post Danmark har betydet et øget antal af beskadigede bånd med 3 pct. Effekten har været ophobninger af returnerede lydbøger hos Nota, hvilket medfører, at bøgerne ikke afregistreres og så virker den automatiske udlånsprocedure ikke.

I løbet af efteråret blev problemet analyseret, og der blev justeret i de gængse standardprocedurer. En gammel regel om, at udsendelse af nye bøger har prioritet over afregistrering blev opblødt, så afregistrering nu sker hurtigere, hvilket holder det automatiske udlån i gang. Manuelle udlån som erstatning for automatiske er søgt undgået eller nedbragt. Sidst – men ikke mindst – ydede de involverede medarbejdere en betydelig ekstraindsats i en periode.

Justeringer og indsats har båret frugt, hvilket dokumenteres af, at antallet af bøger i udlån er steget i årets sidste måneder. Udlånsflowet er udset til at være særligt fokusområde i 2004, og målet for udlån er sat på 2002-niveau. Der er p.t. forhandlinger med Post Danmark om omlægninger af rutiner. Udlånstider og ekspeditionsrutiner analyseres nærmere og der etableres et tættere samspil mellem involverede afdelinger på Nota, så der hurtigere sættes ind ved ophobning og forsinkelser.

Faldet i tidsskriftabonnenter kan bl.a. tilskrives, at Nota af økonomiske årsager tilbyder et mindre udbud. I det hele taget har den nedadgående bevilling gennem de senere år betydet, at Nota har været nødt til at nedbringe antallet af nye produktioner. Det gælder ikke alene på tidsskriftområdet men også på bogområdet, hvor målet for antallet af nyproducerede titler fra 2002 – efter aftale med Kulturministeriet – blev sat ned med 20 %. Det reducerede tilbud har medført nogen utilfredshed fra brugere. Det er forståeligt, og Nota gør sig store anstrengelser for at sikre, at det samlede tilbud, bedst muligt, afspejler brugernes efterspørgsel. For så vidt angår nedgangen i tidsskrifter er dette årsagen til, at mål nr. 19 (Øge indtægter fra tidsskriftsalg, med 10 % fra 2000 og 20 % fra og med 2002) ikke er opfyldt.

2.2.5 National biblioteksportal for læsehandicappede borgere

I anledning af Handicapåret 2003 fik Nota ultimo 2002 en ekstrabevilling fra Kulturministeriets andel af tips- og lottomidlerne på 2,55 mio. kr. til udvikling af en national biblioteksportal til styrkelse af den informationsmæssige ligestilling for handicappede borgere, der er omfattet af ophavsretslovens § 17.

Ultimo 2003 følger udviklingen af portalen den aktivitets- og budgetplan, der er udarbejdet i forbindelse med projektbeskrivelsen. Portalen planlægges lanceret overfor offentligheden i efteråret 2004. Portalens navn bliver E17 – Bibliotekernes motorvej til tilgængelig information, og portalens webadresse bliver www.e17.dk.

Portalen udvikles i et netværkssamarbejde mellem 25 aktører fra folkebibliotekerne samt repræsentanter fra brugerorganisationer. Portalens indhold, struktur, design og layout er defineret. Portalen skal være fuldt tilgængelig for målgruppen i forhold til brug af kompenserende læseudstyr. For at sikre denne tilgængelighed gennemføres brugertest løbende. Inden for projektperioden skal der ske en afklaring vedrørende driften af portalen efter opbygning og etablering.

2.2.6 Nota’s digitale lydbogsklub

Formålet med pilotprojektet ”Nota’s digitale lydbogklub” (mål nr. 3a. PC- og erhvervsbrugere: At teste digitale produkters anvendelsesmuligheder) har været at give Nota’s brugere mulighed for at lære det digitale medie at kende samtidig med, at Nota har samlet erfaringer i forhold til overgangen til det digitale bibliotek. Formatet for de digitale lydbøger følger den standard, der er udviklet af det internationale Daisy-samarbejde, som er den standard, som Nota’s overgang til digital formidling bygger på.

Brugen af afspilleudstyr har i 2003 givet anledning til en del kommentarer af teknisk art såvel som omkring anvendelse, men frem for alt har brugerne været frustrerede over den manglende afklaring omkring anskaffelse og bevilling af afspillere. Nota’s manglende vilje til at anbefale een og kun en afspiller har også givet anledning til kritik. Når dette ikke sker, skyldes det dels, at det ligger udenfor Nota’s rolle at anbefale produkter fra en bestemt producent, dels at de forskellige typer af afspillere udfylder forskellige roller i forhold til brugernes udnyttelsesgrad af den digitale. Nota har i perioden løbende revideret liste over afspilleudstyr, der kan afspille digitale lydbøger.

Samlet set udtrykker medlemmerne i lydbogsklubberne tilfredshed med projektet ”Nota’s digitale lydbogklubber” og med den erfaring og viden, der følger med i kølvandet. Der er ved udgangen af 2003 300 medlemmer af lydbogklub 1 og 160 medlemmer af lydbogklub 2. Endelig evaluering i form af en rapport fra projektgruppen foreligger ultimo januar 2004.

2.3 Forudsætninger (datagrundlag)

Ovenstående data er samlet fra følgende datakilder:
Navision Stat version 2.60
SLS (Statens Lønsystem)
DBBDokSys (produktionsstyringssystem)
UniLab (biblioteks- og udlånssystem)
Tidsregistrering

3 Regnskab

3.1 Driftsregnskab

 

Tabel 3.1.1, Regnskab for Nota 2003 (§ 21.31.21)

Løbende priser	2002	2003	2003	2003	2004
1000 kr.	Regnskab	Budget[4]	Regnskab	Difference	Budget
Udgifter	43.843	39.870	39.032	838	41.519
Indtægter	2.838	4.550	5.430	-880	2.498
Resultat, brutto	41.005	35.320	33.602	1.718	39.021
Bevilling (nettotal)	42.800	39.700	39.700	-	37.700
Resultat, netto	1.795	4.380	6.098	-1.718	-1.321

Nota’s finansielle resultat for 2003 er absolut tilfredsstillende. Nota går ud af 2003 med et samlet overskud på 6,1 mio. kr., fordelt på et overskud på 3,6 mio. kr. på underkonto 10 og et overskud på 2,6 mio. kr. på underkonto 90. At summen af de to tal ikke bliver 6,1 mio. kr. skyldes afrundinger.

Overskuddet på underkonto 10 er en kombination af et merforbrug af øvrig drifts midler på 70.000 kr. og et mindreforbrug af lønmidler på 3.637.755 kr.

Oprindeligt havde Nota budgetteret med et merforbrug af ØD-midler på 2,1 mio. kr. Konkrete årsager til lavere forbrug af ØD-midler i 2003 er blandt andet en generel tilbageholdenhed i afholdelse af udgifter, fokus på nedbringelse af lagerbeholdninger til produktion og distribution samt større genbrug af materialer. Desuden har Nota’s aktivitetsniveau generelt ikke været så højt som antaget i starten af året. For eksempel har ombygning og udvikling af E17-portalen beslaglagt personaleressourcer og medført udskydelse af planlagte HR- og marketingaktiviteter for ca. 1 mio. kr.

Der er, i henhold til aftale med Kulturministeriet, opnået et mindre forbrug på lønkontoen på 3,6 mio. kr. Lønmidlerne skal bruges til at dække et forudset budgetunderskud i perioden 2006 og 2007, hvor digitaliseringsprocessen vil øge presset på Nota’s øvrige drift.

På underkonto 90 oplevede Nota et stort og meget tilfredsstillende gennembrud. Regnskabsresultatet blev et netto-overskud på 2,6 mio. kr. Nota’s største salgssucces er salg af konvertering fra analog til digital lyd. Strategisk er det også meget vigtigt, at Nota har haft succes med et relativt stort salg af punktnoder til udlandet. Begge produktområder søges fortsat afsat i 2004.

3.2 Oversigt over hovedformål 2003

Tabel 3.2.1, Oversigt over hovedformål 2003

1000 kr.	Indtægter	Udgifter	Resultat
Formidling	2.790	-14.216	-11.426
Lydproduktion	2.065	-8.786	-6.721
Punktproduktion	374	-4.797	-4.423
Generel ledelse og administration	142	-4.513	-4.371
Hjælpefunktioner	59	-6.720	-6.661
I alt	5.430	-39.032	-33.602
Bevilling (nettotal)	-	-	39.700
Resultat, netto	-	-	6.098

Formidlingsområdet består af Ekspeditionen, Marketing samt biblioteket og udgør 36 % af Nota’s samlede udgifter. Produktionsområderne lyd og punkt udgør i alt 35 %, Generel ledelse og administration udgør 11 % og Hjælpefunktioner udgør 18 % af de samlede udgifter.

3.3

Bevillingsafregning og akkumuleret resultat

Tabel 3.3.1, Bevillingsafregning (oversigt)

1000 kr.	Bevilling	Regnskab	Årets overskud	Disposition, overskud der bortfalder	Akkumuleret overskud til videreførsel
Driftsbevilling
Lønsum	25.900	22.262	-	-	7.741
Øvrig drift	13.800	11.340	-	-	9.148
I alt	39.700	33.602	6.098	-	16.889
Anlægsbevilling § 21.31.71.73	-	185	-	-	-
Udgifter	-	-	-	-	-
Indtægter	-	-	-	-	-
I alt	-	-185	-185	-	1.816
Anlægsbevilling § 21.31.71.70	-	-	-	-	-
Udgifter	-	883	-	-	-
Indtægter	-	-	-	-	-
I alt	-	883	-883	-	-

Vedrørende anlægsbevillingen henvises til tabel 3.6.1 for uddybende bemærkninger.

 

Tabel 3.3.2 Akkumuleret resultat

Løbende priser, 1000 kr.	Ultimo 2000	Ultimo 2001	Ultimo 2002	Årets resultat	Ultimo 2003
Hovedkonto 21.31.21.	10.543	8.996	10.791	6.098	16.889

Af det akkumulerede resultat på 16,9 millioner er 4,3 millioner reserveret til nyt bibliotekssystem. Det øvrige overskud indgår som medfinansiering af planlagte digitaliseringsaktiviteter. Herudover skal overskuddet bruges til at finansiere det forudsete budgetunderskud i 2005 – 2007 i henhold til aftale med Kulturministeriet i 2002.

3.4 Indtægtsdækket virksomhed, gebyrer og tilskudsfinansierede aktiviteter

 

Tabel 3.4.1, Akkumuleret resultat for indtægtsdækket virksomhed (§ 21.31.21.90)

Løbende priser, 1000 kr.	2000	2001	2002	2003
Nota acces	365	602	905	3.519

Resultatet skal anvendes til nyt produktions- og distributionsudstyr, samt til produktion og formidling af materiale til Nota’s brugergrupper.

Der henvises til www.nota.nu for yderligere information omkring Nota acces.

 

Tabel 3.4.1.1, Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (§ 21.31.21.97)

1000 kr.	Indtægtsført tilskud	Udgift	Overskud
E17-portalen	469	469	-
Total	469	469	-

Nota har i 2003 i alt modtaget 2,8 mio. kr. i tilskud. Der er anvendt 0,5 mio. kr. i 2003, hvorfor 2,3 mio. kr. er overført til anvendelse i 2004 jf. tabel 3.5.1.

Der henvises til www.nota.nu for yderligere information omkring E17-portalen.

3.5 Videreførselsbeløb

 

Tabel 3.5.1, Videreførselsbeløb fordelt på underkontoniveau

1000 kr.	Underkt. 10	Underkt. 90	Underkt. 95	Underkt. 97
Indtægter	40.959	3.652	-	2.775
Udgifter	37.394	1.038	-	469
Årets resultat	3.565	2.614	-	2.306
Akk. resultat til videreførsel	13.369	3.519
Ultimosaldo beholdningskonti			-	2.306

3.6 Anlægsregnskab

Hovedkonto 21.31.71. Anlægsprogram, biblioteker.

 

Tabel 3.6.1 Akkumuleret overskud, anlæg

1000 kr.	Bygge start	Forventet afsluttet	Bruttoudgift	Årets udgift	Videreførsel
21.31.71.70	2003	2003	883	883	-
21.31.71.73	2003	2004	2.000	184	1.816
Total til videreførsel			2.883	1.067	1.816

70. Nota, diverse anlæg, jf. kontrakt
73. Nota, ombygning af kantine

 

3.7 Personaleregnskab

 

Tabel 3.7.1, Personaleoversigt 2003

	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab
Årsværk	2000	2001	2002	2003
Fagligt personale	63,7	61,1	68,1	62,9
Teknisk/administrativt personale	20,2	22,4	15,8	11,2
I alt	83,9	83,5	83,9	74,1

Reduktionen i antal årsværk skyldes, at afskedigelser foretaget i 2002 er slået fuldt ud igennem i 2003.

 

Tabel 3.7.2, Tilgang og afgang af medarbejdere 2003

	Regnskab	Regnskab	Regnskab	Regnskab
Personer	2000	2001	2002	2003
Tilgang	24	17	47	17
Afgang	17	12	28	23

I 2003 har Nota afsluttet et større projekt, hvor vi har konverteret analoge mastere til digitale mastere. Derfor er antallet af afgåede medarbejdere større sammenlignet med normen. Tallet for afgang i 2002 var større hvilket skyldtes nedskæringer grundet budgetreduktioner.

4 Påtegning

Notas årsrapport for 2003 er udarbejdet i henhold til Akt 63 af 11. december 2002, Økonomistyrelsens vejledning i udarbejdelse af årsrapporter (januar 2004) samt Kulturministeriets vejledning (februar 2003).

København, den 26. marts 2004

Elsebeth Tank
Direktør

 

Thomas Kjellberg Christensen
Udviklingschef, IT og Økonomi

Kulturministeriet godkender herved Notas årsrapport for perioden 1. januar - 31. december 2003.

Årsrapporten giver et retvisende billede af virksomhedens økonomiske og faglige resultater, jf. § 41 i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 (regnskabsbekendtgørelsen) samt Akt 63 11/12-2002. For så vidt angår de dele af årsrapporten, der svarer til det ordinære årsregnskab, er kravene i regnskabsbekendtgørelsens § 39 opfyldt.

København, den 2. april 2004

Karoline Prien Kjeldsen
Departementschef

 

---

Udskrift fra http://www.nota.nu
© Nota
Teglværksgade 37 • 2100 København Ø
Tel. 39 13 46 00 • Fax. 39 13 46 01 • E-mail: info@nota.nu

---