Projekttitel: "Slip værdierne løs"
Projektnummer: 20 21 og 21 021
Projektperiode: 2000 og 2001
Det overordnede mål med projektet var at sikre Nota's ansatte ny viden og nye kvalifikationer, der skal sætte organisationen i stand til at opfylde kravene i den ny resultatkontrakt. Nota valgte at satse på de allerede ansatte, og give alle en mulighed for at følge med ind i den nye digitale virkelighed. Det forudsatte udvikling af faglige kompetencer, for at håndtere teknologiskiftet fra analog til digital teknik samt udvikling af nye personlige kompetencer for at magte det kulturelle skift fra industrikultur til videnkultur. Begge dele anses som en forud sætning for at kunne fungere i en helhedsorienteret, tværgående projektkultur. Projektet løb at stabelen i 2000 og har incl. forberedelse strakt sig over 2 år. Det har haft et omfang på i alt 775 kursusdage og er blevet gennemført uden vikardækning.
SU har været dybt involveret og engageret i forløbet og tre arbejdsgrupper nedsat af SU ud arbejdede oplæg til indhold, tidsplan, budget og evaluering for såvel de faglige kompetence udviklingsforløb som for den personlige kompetenceudvikling. Forud for deltagelse i kompe tenceudviklingen havde alle medarbejdere en udviklingssamtale med deres leder, hvor en personlig udviklings og handlingsplan blev udarbejdet. Den faglige kompetenceudviking blev gennemført i form af seks uddannelsesforløb for relevante medarbejdere. Denne del af pro jektet blev ikke støttet af SCKK og evalueringen indgår derfor ikke i evalueringsrapporten.
Hovedtemaerne for det personlige kompetenceudviklingsforløb var: Teamorganisering, kommunikation og samarbejde, Nota's værdigrundlag samt konfliktløsning og stress styring. Det blev gennemført som 3 moduler af i alt 5 dages varighed for alle ansatte. Der blev sam mensat seks kursushold ud fra ønsket om størst mulig forskellighed og spredning i organisa tionen, hvilket efterfølgende har vist sig at være en udfordring ved gennemførelsen af kur serne men også en meget stor succes. Det skal tilføjes at både lederne og medarbejdere har deltaget i forløbet på lige fod.
Kursusmodulerne blev gennemført som eksternatkurser med eksterne organisationspsykolo ger som undervisere, og en involverende og oplevelsesorienteret undervisningsform er ble vet vægtet højt. De ansatte har efterfølgende beskrevet det som uhyre lærerigt, krævende og vældig sjovt.
I forbindelse med formuleringen af Nota's nye værdigrundlag beskrev alle ansatte en "livgivende historie" fra arbejdspladsen. Uddrag fra de "livgivende historier" indgår i Nota's nye værdipamflet, hvilket er med til at gøre værdigrundlaget vedkommende og levende for den enkelte. Herudover har halvdelen af Nota's ansatte deltaget i et todages modul om projektar bejde og projektledelse, og et fokusområde for det kommende år bliver projektarbejde i prak sis samt reflekterende teams.
I projektet indgik også et ledelsesudviklingsforløb af 4 gange 2 dages varighed, som har væ ret af uvurderlig betydning for projektets gennemførelse. Det har medført at ledelsen løbende er blevet klædt på til at magte den store omstillingsproces, og har tilegnet sig de nødvendige værktøjer i forhold til medarbejdernes behov og projektets forløb.
Indledningsvis gav enkelte medarbejdere udtryk for bekymring for projektet (nogle havde aldrig deltaget i den slags før), men evalueringen efter hvert kursusmodul har vist en udbredt tilfredshed med både undervisere, indhold, relevans og udbytte. Generelt kan man sige at projektet har været meget vellykket, og Nota har fået en mere reflekterende og ansvarlig medarbejderstab. For yderligere resultater henvises til evalueringsrapporten.
Kontaktperson: Susanne Hansen, tlf. 39 27 44 44, shn@nota.nu
Fra en produktionspræget og regelstyret organisationsform til en kultur præget af viden, høj teknologiudnyttelse og et frugtbart samarbejde på tværs af gamle skel. Det var hovedlinierne i den proces Danmarks Blindebibliotek Nota igangsatte. Vi har kaldt processen "Slip værdier ne løs", og det ønsker vi at gøre med stigende intensitet de kommende år.
Nota er en statsinstitution med omkring 90 ansatte fordelt på en række forskellige faggrupper og overenskomstområder. Vi har ansatte, der er overenskomstdækket af HK Industri, HK Stat, Magisterforeningen, DJØF, Bibliotekarforbundet, Dansk Metal og Speakerforeningen under Dansk Skuespillerforbund. Vi arbejder for at ligestille blinde, svagsynede og ordblinde med det øvrige samfund, når det gælder adgangen til informationer.
For at opfylde målsætningen producerer Nota informationer på forskellige medier. Det skal vi fortsætte med, men det skal foregå med en ny teknologi, med en anden arbejdsorganisering og med digitaliserede output til brugerne.
Ved siden af teknologiskiftet står vi overfor helt nye udfordringer på det biblioteksfaglige om råde. En revideret bibliotekslov tillægger Nota rollen som den rådgiver og inspirator der kan medvirke til at øge folke og forskningsbibliotekers fokus på handicap pede brugergrupper og dermed bidrage til informationsmæssig ligestilling. Dertil har Kultur ministeriet og Nota indgået en resultatkontrakt for perioden 2000 2003. Kontrakten er per spektivrig og lovende for brugerne. Indfrielse af dens krav forudsætter tilførsel af mer ny vi den.
Nota har valgt at basere sin udvikling på de ansatte, som allerede er på virksomheden. Der er mange ansatte med lang anciennitet. Ansatte der kender virksomhedens mål og bruger grupper, og som loyalt arbejder på at opfylde målene. Hovedparten af Notas ansatte er kommet til på tidspunkter, hvor forventninger og krav adskilte sig grundlæggende fra de krav, der stilles i dag. Derfor er der brug for tilegnelse af megen ny viden og nye kvalifkationer.
Det var Nota's mål at give alle ansatte muligheden for at tilegne sig nødvendig ny viden og dermed sikre sig en meningsfuld rolle på arbejdspladsen fremover. Med dette mål for øje udviklede og planlagde Nota's ledelse og samarbejdsudvalg et omfattende kompetencepro jekt, som rummede tilbud til alle ansatte.
Nota er en landsdækkende virksomhed under Kulturministeriet, den eneste af sin slags i Danmark. Nota udvikler, formidler og producerer informationer på medier, der kan læses af handicappede. I kraft af udviklingen står Nota overfor et gennemgribende teknologiskifte, der stiller nye krav til alle an sat te. Nota skal ændre sig fra at være præget af en industrikultur til at arbejde projektorienteret og viden sbaseret. Rammerne for Notas virksomhed de næste fire år, fremgår af en resultatkontrakt ind gået mellem Nota og Kulturministeriet. Det var en stor ud for dring for hele organisationen at forberede sig på det tek no logiskifte og den ændring i arbejdsformer, der er undervejs.
Det overordnede mål var at sikre Notas medarbejdere og ledelse ny viden og nye kvalifikationer, der sæt ter organisationen i stand til at opfylde kravene i den ny resultatkontrakt. Målene kan opdeles i fire underområder, med hver deres delmål. Nota iværksatte uddan nelses aktiviteter inden for hver af disse fire underområder:
Med ændringer i organisationen og på vidensniveauet ændres
også kravene til ledelse og leder
nes roller. Lederne skal have kvalifikationer,
der modsvarer de nye krav og værktøjer til at hånd
tere og
implementere kompetence
og organisationsudvikling på Nota. Derudover skal
leder
grup
pens samarbejde styrkes så komplekse tværorganisatoriske
opgaver kan løftes med suc
ces.
Antallet af deltagere i hver enkelte uddannelsesforløb samt deltagernes positive evaluering af for løbet var et væsentligt succeskriterium. Målet var at 90% af de ansatte deltog i uddannelses for løbet om personlige kompetencer. Målet var at 100% af chefgruppen deltager i chefudviklings kur set. Målet var at 90% af de ansatte i formidlingen deltog i udvalgte moduler af for mid lings for løbet. Målet var at 90 % af de ansatte i produktionen deltog i et kursusforløb i produktionen.
En arbejdsgruppe nedsat med reference til samarbejdsudvalget udarbejdede grundlag for årets med arbejderudviklingssamtaler. Disse samtaler blev udmøntet i en afklaring af den enkeltes ud dannelsesbehov og en uddannelsesplan i relation til projektet "Slip værdierne løs". I den konkrete med arbejderudviklingssamtale identificerede medarbejder og leder særlige fokus punk ter, som den enkelte skulle arbejde med. Efter forløbet udarbejdes en individuel evaluering i for bin delse med en med arbejderudviklingssamtale. En samlet evaluering var planlagt, som led i en trivselsundersøgelse. Trivselsundersøgelsen er efterfølgende aflyst.
Opfyldelse af resultatkontraktens krav var i sig selv et succeskriterium for "Slip værdierne løs"
Projektet udsprang af Notas overordnede strategi, som den kommer til udtryk i resultatkontrakt 2000 2003. Gennemførelse af projektet vurderes til at være forudsætningen for at Nota kan op fylde hovedparten af sine resultatkontraktkrav. Nota fungerer med et stigende eksternt for vent nings pres og projektet anses for en forudsætning for at kunne levere de nødvendige præ sta tio ner i dette miljø og dermed Notas fortsatte eksistens som en national institution på et spe cial om råde. Se mere om eksternt forventningspres i introduktionspapiret "Slip værdierne løs" s. 2 4.
Notas ansatte har traditionelt haft et meget højt gennemsnitligt sygefravær, i 1999 drejer det sig om 14,4 dage pr. ansat. Et af Notas resultatkontraktmål er at nedbringe fraværet til statens gen nem snit, dvs. 7 fraværsdage pr. ansat. I 1998 gennemførtes en trivselsundersøgelse m.h.p. at ind kredse mulige årsager til det høje sygefravær. Der var mange negative tilbagemeldinger herunder om kring temaet "mulighed for at deltage i uddannelse" og "indflydelse på eget arbejde". "Slip vær dierne løs" forventedes at have en positiv indvirkning på nogle af de faktorer, der udløser det høje syge fravær.
Samarbejdsudvalget (SU) har spillet en central rolle i arbejdet med kompetenceudvikling og har været sty re grup pe for projektet. SU nedsatte i november 1999, 3 arbejdsgrupper som for mu lerede 3 forskellige projekter, henholdsvis personlige kompetencer, formidlings kom pe tencer og produk tions kompetencer. SU behandlede gruppernes oplæg som indeholdt: fagligt indhold, tids plan, budget og evaluering. Oplæggene gik videre til grupperne til endelig udformning og der efter til endelig godkendelse i SU. Organisationspsykolog Mette Amtoft som er kursus ud vik ler på per son lige kompetencer har på et møde i SU fremlagt projektet og besvaret spørgsmål fra SU. Pro jektet blev herefter tilrettet i overensstemmelse med SU's anbefalinger. Denne ar bejds form har fortsat igennem hele projektforløbet incl. evalueringer undervejs, tilretning, forankring, slut rap por te ring og beslutning om videre tiltag. De 3 kompetencegrupper mødtes første gang på et en dags seminar i november måned arrangeret af Nota, hvor grupperne med hjælp fra 2 or gani sa tions psykologer fik inspiration til arbejdet samt afklaret opgavens omfang. I begyndelsen af februar del tog grupperne i et virksomhedstilpasset kursus i projektstyring.
Der er løbende blevet informeret om de forskellige projekter i en fast rubrik i Notas persona leblad, der udkommer én gang hver 14. dag. Indlæg er blevet skrevet af både medarbejdere og chefer, om hand lende oplevelser af, erfaringer med og anvendelighed af de forskellige uddannelses forløb. Desuden informeres på SU møder og virksomheds kon ferencer.
Der blev planlagt to kursusforløb for de tek ni kere og tilrettelæggere der skal arbejde med digitale lydoptagelser. En forudsætning for at Nota kan producere lydbøger digitalt er at medarbejderne uddannes i den nye teknik. I år 2000 skal Nota jf. Resultatkontrakten producere 225 digitale lydtitler.
Arbejdskraftens bevægelse på Formidlingsområdet vil, over en kort årrække, foregå på to ni veauer; dels vil mange medarbejdere få nye konkrete arbejdsopgaver, som i dag udføres af andre fag grupper og dels vil nye ekspertiser udvikles på tværs af de eksisterende faggrupper og i nogen ud strækning udviske de kendte forskelle. Til det formål blev følgende kom petenceforløb sammensat:
Nota betjener, ganske unikt for biblioteksvirksomhed, sine lånere indirekte. Den eksisterende er fa ring og ekspertise på indirekte betjening må til stadighed udbygges, raffineres og forbedres. Det er for udsætningen for en ressourcebevidst, præcis og målrettet betjening til tiden.
Internetteknologien vil i stigende grad blive anvendt som kommunikationsværktøj mellem den in di vi duelle låner og Nota. For hensigtsmæssig udnyttelse er det betids at betragte Internettet som et eget medie, med egne muligheder en erkendelse branchen er ved at finde og endnu kun få mestrer.
Ekspeditionens personale har brug for en grundlæggende IT kompetence for at kunne deltage i pro jektarbejde på tværs af institutionen og på sigt overtage opgaver fra Biblioteket.
En stadig større del af samfundets informationsudveksling foregår på nettet. Notas brugere kan ikke deltage på lige fod med ikke handicappede her, fordi mange brugergrænseflader er util gæn gelige. Denne situation stiller særlige krav til Nota som navigatør for brugere og som rådgiver for bib liotekerne.
Formidlingen skal styrke sin identitet og faglighed internt på Nota og markere en ny rolle som be stiller/indkøber af ydelser, eksternt og internt. Stigende konkurrence udefra i forhold til det digitale bib liotek stiller krav til handlekraft, tempo og en kommerciel tankegang, med sans for marked og forretning.
Nye opgaver fører til behov for frigivelse af ressourcer til at løfte disse, samt et behov for en værdi ba seret kvalificering af arbejdsopgaver der udføres i organisationen. Eksisterende opgaver flyttes over til andre medarbejdere, hvilket medfører behov for kvalificering. Eksem pel vis vil opgaver der i dag endnu ikke løses trods konstateret behov og beskrevne strategimål, kunne løses af bib lio te karer, og opgaver der i dag løses i biblioteket, kan fremover løses i eks peditionen.
For målet med at udvikle personlige psykologiske kompetencer var at give de ansatte den op kva li fi cering der skulle til på det personlige og relationære plan, for at kunne matche de krav der vil blive stillet til dem i denne forandrings og udviklingsproces. De første 3 moduler omfattede de ca. 75 fast ansatte på Nota. Det 4. modul omfattede ca. 40 ansatte.
Nota's kommunikations og samarbejdskultur: Hvilken kultur har vi på Nota
når det handler om kom
munikation og samarbejde? Ønsker for fremtiden,
spilleregler.
Feedback: Et godt samarbejde bygger på gensidig respekt for hinandens
ressourcer. Oplæg om og træning i feedback og feedbackmodeller .
Individuel handleplan på ressourcer der øn
skes udviklet yderligere.
Dialogen som værktøj: Et godt samarbejde bygger på en ligeværdig dialog samarbejds partnerne imel lem. Afdækning af den enkeltes nuværende kommunikationsmønster. Oplæg om og træning i aktiv lytning og spørgeteknik
Coaching som udviklingsværktøj: Oplæg om og træning i at coache.
Teamarbejde: I den nye struktur i Nota vil det blive nødvendigt at etablere teams til at løse for skel lige opgaver. Hvad skal der til før et team får succes? Hvilke krav stiller det til den enkelte og til virksomheden at lave teamorganisering?
Nota har en mission, en vision og en række strategier som er den platform Nota's værdigrundlag er byg get op omkring. Formålet med denne kursusdag er at give alle ansatte mulighed for at være med til at definere den adfærd der forventes i forlængelse af værdierne.
Hvad er en konflikt? Hvordan takler du selv en konflikt? Hvad skal du holde op med at gøre for at gøre noget nyt?
Mediation som konfliktløsningsmodel. Oplæg om og træning i mediation og en mediations for skellige faser
Stress styring. Hvordan vi skaber positiv stress og undgår negativ stress. Hvad er stress og hvordan påvirker det os? Hvad kan du selv gøre for at blive bedre til at håndtere negativ stress? Afstresningsteknikker.
Fokus på projektlederens relationære kompetence. At skabe en kreativ platform for projektet. Hvordan tilrettelægges, gennemføres og afsluttes et projekt.
Formålet med at iværksætte lederudviklingsforløbet var at give lederne værktøjer som hjælper til at hånd tere og implementere organisations og kompetenceudviklingsforløbet, at udvikle leder grup pen som et team, der blev i stand til at løfte komplekse tværorganisatoriske opgaver og sikre syner gien i organisationen. Lederudviklingsforløbet omfattede 6 ledere og var på 4 moduler af 2 dage.
Temaer: Kriser, udviklingsbegrebet, ledelse af forandringer og modstandsbegrebet, "Den nye med arbej dertype" de globale personligheder, feedback, ansvar, pligter og rettigheder.
Værktøjer: Den rammesættende samtale, krisesamtalen, medieringssamtalen m.fl.
Temaer: Dialogen som værktøj og mulighed for mentale kvantespring, psykologiske aspekter af strate giske forandringsprocesser, lederens personlige forandringsressourcer, konkurrence, sam eksistens og synergi, ritualer og forankrende rutiner, feedback og evaluering.
Værktøjer: Sagaen og historiefortællingen, årshjulet og MUS samtalen, benchmarking m.fl.
Temaer: Fokus på læring og læringskultur, Gruppeprocesser, Psykologisk delegering, Projektiv iden tifikation og spejling, Fusions og seperationsangst, misundelse.
Værktøjer: De lærende organisationer, coaching, teamudvikling og spilleregler, Personale ledelse og planlægning, Delegering og oplæring.
Temaer: Kompetenceudviklende netværk. Metoder til systematisk erfaringsudveksling.
Ledel
ses
grund
laget i Nota. Ledelse på de fælles Nota
værdier.
Værktøjer: Forskellige organisationsudviklingsmetoder: "Nysyn"
og "Open Space" som er en videre
udvikling af begrebet "Appreciativ
Inquiry".
For at sikre at projektet blev forankret i organisationen, og den enkelte fik et udbytte af kom pe ten ce ud viklingsforløbet indlagdes et planlagt struktureret evalueringsforløb.
Som nævnt under "udbytte", afholdes der medarbejderudviklingssamtaler før og efter kompe ten ce ud vik lings pro jek tet, og hvert enkelt kursusmodul blev evalueret efter endt forløb. Hvad angår projektledelse, så tog projektarbejdet udgangspunkt i konkrete projekter på Nota, som grupperne var i gang med.
Projektet har et omfang på 775 kursusdage. Det var et mål i sig selv at projektet skulle gen nemføres uden tilførsel af vikarer. Dette mål er nået og derudover kan der tillige konstateres en produktivitetsforøgelse.
|
Antal undervisningsdage for projektet "Slip værdierne løs" |
||
|
Personlige kompetencer |
||
|
Modul 1 Kommunikation, team og samarbejde |
2 dage a 71 deltagere |
142 dage |
|
Modul 2 Værdier på Nota |
1 dag a 71 deltagere |
71 dage |
|
Modul 2 Værdier på Nota |
1 dag a 15 deltagere |
15 dage |
|
Modul 2 Værdier på Nota |
½ dag a 71 deltagere |
36 dage |
|
Modul 3 Konfliktløsning og stress styring m.m. |
2 dage a 72 deltagere |
144 dage |
|
Modul 4 Projektledelse og projektarbejde |
2 dage a 41 deltagere |
82 dage |
|
Ledelsesudvikling Modul 1 – 4 |
8 dage a 7 deltagere |
56 dage |
|
Formidlingskompetencer |
I alt |
209 dage |
|
Produktionskompetencer (XML kurser) |
I alt |
20 dage |
|
I alt undervisningsdage for projektet |
775 dage |
|
|
Antal deltagere i projektet "Slip værdierne løs" |
||
|---|---|---|
|
Personlige kompetencer: Mål 90 %. Samlet resultat: 94 % |
||
|
Modul 1 |
71 deltagere a 74 mulige |
96 % |
|
Modul 2 |
71 deltagere a 75 mulige |
95 % |
|
Modul 3 |
72 deltagere a 78 mulige |
92 % |
|
Modul 4 |
38 deltagere a 41 mulige |
93 % |
|
Ledelsesudvikling: Mål 100 %. Samlet resultat 96 % |
||
|
Modul 1 |
8 deltagere a 8 mulige |
100 % |
|
Modul 2 |
8 deltagere a 8 mulige |
100 % |
|
Modul 3 |
6 deltagere a 6 mulige |
100 % |
|
Modul 4 |
6 deltagere a 7 mulige |
86 % |
|
Formidlingskompetencer |
87 deltagere a 87 mulige |
100 % |
|
Produktionskompetencer 1 kursus for 4 deltagere aflyst |
4 deltagere a 8 mulige |
50 % |
Målet for deltagelse er nået hvad angår personlige kompetenceudviklingsforløb. For ledel sesudviklingsforløbet betyder 1 leders fravær på 1 modul at målet ikke helt er nået. For for midlingens område er målet nået, mens det i produktionen blev besluttet at udsætte halvde len af kurserne i XML opmærkning fordi den tekniske udvikling og deraf følgende opgave omlægning overhalede de planlagte kursusforløb.
|
Modul 1 Kommunikation, team og samarbejde |
67 svar af 71 mulige |
94 % |
|
Modul 2 Værdier på Nota |
71 svar a 71 mulige |
100 % |
|
Modul 3 Konfliktløsning og stress styring |
62 svar a 72 mulige |
86 % |
Besvarelsesprocenten er over 90 % for alle kurser og afspejler, at der er gjort en stor indsats for at få besvarelserne i hus.
|
Emne |
Modul |
Over middel |
Gennemsnit |
Under middel |
Gennemsnit |
|---|---|---|---|---|---|
|
Lærerkræfter |
Modul 1 |
100 % |
98 % |
2 % |
|
|
Modul 2 |
100 % |
||||
|
Modul 3 |
95 % |
5 % |
|||
|
Fagligt indhold |
Modul 1 |
80 % |
90 % |
20 % |
10 % |
|
Modul 2 |
95 % |
5 % |
|||
|
Modul 3 |
94 % |
6 % |
|||
|
Relevans for arbejdsområde |
Modul 1 |
82 % |
85 % |
18 % |
15 % |
|
Modul 2 |
88 % |
12 % |
|||
|
Modul 3 |
84 % |
16 % |
|||
|
Udbytte af kurset |
Modul 1 |
72 % |
82 % |
28 % |
18 % |
|
Modul 2 |
90 % |
10 % |
|||
|
Modul 3 |
85 % |
15 % |
|||
|
Kursussted og forplejning |
Modul 1 |
63 % |
77 % |
36 % |
23 % |
|
Modul 2 |
79 % |
21 % |
|||
|
Modul 3 |
88 % |
12 % |
|
Emne |
Over middel |
Under middel |
|---|---|---|
|
Modul 1 Kommunikation, team og samarbejde |
79 % |
21 % |
|
Modul 2 Værdier på Nota |
90 % |
10 % |
|
Modul 3 Konfliktløsning og stress styring |
89 % |
11 % |
Kategorien "Over middel" består af besvarelserne "Overordentlig tilfredsstillende" og "Over middel". For spørgsmålene samlet set har 29 % svaret "Overordentlig tilfredsstillende" og 57 % har svaret "Over middel". Kategorien "Under middel" består af besvarelserne "Under mid del" og "Utilfredsstillende". For spørgsmålene samlet set har 13 % svaret "Under middel" og 1 % har svaret "Utilfredsstillende".
Et af målene i projektet er deltagernes tilfredshed med kurserne, og det må siges at være opfyldt til overmål. Ingen af de 3 hovedspørgsmål som vedrører kurserne vurderes under 82 % i tilfredshed. Lærer kræfter vurderes højest med en tilfredshed på 98 % i gennemsnit, fag ligt indhold vurderes til 90 % i tilfredshed, relevans for arbejdsområde til 85 % og udbytte af kurset til 82 %.
Den store tilfredshed med disse områder har sandsynligvis sin baggrund dels i den grundige forberedelse af projektet samt omfattende medarbejderinddragelse både forinden kursusstart og løbende i projektforløbet, og dels det faktum at kurserne er skræddersyede til Nota sam men med underviseren og proceskonsulenterne. Underviserne og proceskonsulenterne har fået et indgående kendskab til Nota under denne proces. Alle undervisere er blevet godkendt i SU, og har i SU drøftet ønskerne til det enkelte kursus indhold.
Udover besvarelsen af spørgeskemaerne har deltagerne efter modul 1 og 3, skriftligt kom menteret spørgsmålene; Hvad ville du gerne ændre på kurset? og Hvordan vil du konkret anvende din nye viden i det daglige arbejde? Besvarelserne viser at deltagerne har fået et stort personligt udbytte af kurserne og planlægger at agere anderledes i deres dagligdag både i forhold til ændring af arbejdsmetoder og samarbejdsrelationer.
Besvarelsesprocent af spørgeskemaer: Samlet resultat: 100 %
|
Modul 1 – 4 |
6 svar af 6 mulige |
100 % |
|
Emne |
Overordentlig tilfredsstillende |
Over middel |
|
Lærerkræfter |
100 % |
|
|
Fagligt indhold |
100 % |
|
|
Relevans for arbejdsområde |
100 % |
|
|
Udbytte af kurset |
100 % |
|
|
Kursussted og forplejning |
100 % |
Kurserne i ledelsesudvikling har været af uvurderlig betydning for projektets gennemførelse. Disse kurser er ligeledes blevet tilrettelagt i samarbejde med underviseren, og det har haft afgørende betydning, at de samme proceskonsulenter/undervisere der har været involveret i planlægning og tilrettelægning af projektet samt afvikling af alle kurserne. Det har medført at ledelsen løbende er blevet klædt på til at magte den store omstillingsproces, og er blevet undervist i præcis de emner og har tilegnet sig præsis de værktøjer, som var nødvendige i forhold til medarbejdernes behov og projektets forløb.
|
Modul 1 – 2 |
36 svar af 39 mulige |
92 % |
|
Emne |
I høj grad |
I middel grad |
I mindre grad |
|---|---|---|---|
|
Er formålet med kurset opfyldt for dig personligt? |
62 % |
32% |
6% |
|
Er målet for kurset nået?
|
70 % |
30 % |
0 % |
|
Er du blevet klogere på projektledelse og projektarbejde? |
64 % |
24 % |
12% |
|
Har du lyst til at deltage i projektarbejde på Nota? |
89 % |
8 % |
3 % |
Det er et højt prioriteret mål at skabe en projektkultur på Nota. Den tidligere afdelingsopdelte struktur hvor hver enkelt opgave kunne gennemføres af den enkelte i sin egen afdeling er ved at dø ud. Den teknologiske udvikling betyder mere komplekse opgaver, og mange opga ver vil i fremtiden kræve manges forskellige kompetencer for at blive gennemført tilfredsstil lende. Det fordrer at Nota's ansatte indgår i projekter på tværs af faggrænser, hvor de skal bidrage med hver deres særlige kompetencer.
Efter kursusevalueringen at dømme har kurset bidraget til at forudsætningen for at målet kan nås nu er til stede. 70 % mener at kursets mål (at lære metoder til projektarbejde) er nået. 89 % har lyst til at arbejde i projekter og 64 % er blevet klogere på projektarbejde. 62 % mener at formålet med kurset for dem personligt er nået, og der er ingen tvivl om, at der skal arbej des en del med at omsætte kursets teoretiske metoder til arbejde i virkelige projekter på Nota. Derfor er et fokusområde for kompetenceudvikling 2002: "Projektarbejde i praksis".
|
Sygefraværets udvikling i årene 1999 2001 |
|
|---|---|
|
1999 |
14,4 % |
|
2000 |
12,6 % |
|
2001 |
9,8 % |
Nota har haft det ambitiøse mål at sygefraværet skal nedbringes i projektperioden. Når målet er ambitiøst er det fordi mange undersøgelser viser, at store organisatoriske omstillingspro jekter skaber angst og usikkerhed om fremtiden og dermed ofte medfører et højere sygefra vær. Dette er ikke tilfældet på Nota, hvor sygefraværet er faldet med 4,6 % i projektperioden. Medvirkende til det glædelige fald i fraværet er sandsynligvis den grundige information både før og under projektet og reel medarbejderinvolvering i indhold og afviklingsform. Andre mu lige påvirkningsfaktorer er beskrevet nedenfor under punkt 4: Opnåede erfaringer.
Nota er af CASA (Center for Alternativ Samfundsanalyse) blevet opfordret til at medvirke i et EU netværksprojekt, som et af to danske eksempler på "best practice" når det gælder små og mellemstore offentlige virksomheders evne til at fremme sundhed og trivsel på arbejds pladsen, og til at underbygge ovenstående citeres fra deres rapport om Nota: Sygefraværet som har været i fokus i flere af projekterne, er faldet i projektperioden. I betragtning af de omfattende organisationsændringer og den stærke sociale profil er et fald i sig selv bemærkelsesværdigt.
Hvert modul i personlige kompetencer bestod af 6 hold sammensat af 12 13 medarbejdere og 1 leder. Hvert hold var sammensat af medarbejdere fra alle funktioner på Nota. Formålet var integration. At deltagerne fik større kendskab til hinanden både personligt og fagligt og på tværs af faggrænser.
Efter at kurset i kommunikation, samarbejde og teamarbejde var afholdt blev disse evalueret. Hvert hold spiste en middag sammen og evaluerede deres personlige udbytte af kurserne. Der foreligger ikke et struktureret skriftligt resultat fra denne evaluering, men et af holdene har i stikordsform givet udtryk for følgende:
"Er blevet bedre til at gå rundt og tale med hinanden i huset. Dejligt at folk kender en så per sonligt og hilser. Tør tage ordet. Tør fortælle om sig selv åbent. Det har været godt for hele huset. Modigt at kolleger har optrådt på video. Får mere energi af at være på kurserne. For står hvordan man kan arbejde bedre sammen. Der er mere omsorg medarbejderne imellem".
En række bibliotekarer har på forespørgsel beskrevet deres udbytte af hele projektet. Disse tilbagemeldinger er meget positive. Her citeres et bidrag, som på udmærket vis, giver et ind blik i gruppens vurdering og udbytte af forløbet:
"For mig har det været hele processen, der har været det vigtige. De personlige og faglige kompetencer kombineret med ændring i arbejdsopgaver. I løbet af processen har jeg delta get i stadig flere større eller mindre projekter i formidlingen, og som leder af nogle af disse. Det har givet mig nogle personlige udfordringer, og jeg har kunnet mærke umiddelbare re sultater af processen, hvilket har gjort det sjovt og spændende.
Det er de personlige kompetencer, der har betydet mest for mig. Der er blevet rørt godt i Nota gryden, og man er begyndt at tænke og agere anderledes. Men også de faglige kom petencer har været gode, specielt fordi hele biblioteket og informationsafdelingen har været af sted sammen, og der er blevet rokket ved de indarbejdede vaner og tankegange, og vi har et fælles afsæt til det videre arbejde
At det er de personlige kompetencer, der har betydet mest skyldes nok, at det er her, der er tale om noget nyt. Faglige kurser m.m. har vi deltaget i tidligere.
Alt i alt synes jeg det har været rigtig vellykket, både tilrettelæggelsen og afviklingen m.m. ikke mindst synes jeg det er flot, at det er lykkedes så godt med de personlige kompetencer, hvor de mange faggrupper har været blandet".
Udover ovennævnte citat kan der nævnes mange kvalitative resultater fra de personlige kompetenceudviklingsforløb. Det er svært at måle disse, da de kun dokumenteres ved de enkelte ansattes egne mundtlige og skriftlige tilbagemeldinger på, hvad de selv synes de har lært af kurserne, samt at ledelsen oplever at medarbejderne agerer anderledes og tager initi ativer som de ikke tog tidligere.
Flere har overvundet en tærskel og tør i højere grad tage ordet i større forsamlinger eller tale for større forsamlinger. Konkret betyder det at flere medarbejdere i dag er i stand til at løse opgaver af formidlingsmæssig karakter, for eksempel tage ud og fortælle om hvad Nota er og hvad Nota kan tilbyde sine lånere. På personalemøder er der en mærkbar større deltagelse i debatten end det var tilfældet før gennemførelsen af kursusrækken.
Den indbyrdes samtale er blevet styrket på tværs af afdelinger, simpelthen fordi man har lært hinanden at kende. Dette mærkes på en mere gnidningsfri og mere fleksibel problemløsning i det daglige arbejde. Det er blevet mere almindeligt at medarbejderne selv kommer med konstruktive løsningsforslag til og tager ansvar for at løse problemer der dukker op, hvor der tidligere i visse afdelinger var en tilbøjelighed til at overlade initiativ og ansvar til ledelsen alene.
Generelt set kan man sige at Nota har fået en mere reflekteret og ansvarlig medarbejderstab. Som et ikke ubetydeligt biprodukt af ændrede arbejdsformer kan man spore en større ar bejdsglæde på Nota. Humøret er simpelthen blevet bedre, og som nævnt ovenfor er der sket et fald i sygefraværet, hvilket nok også hænger sammen med at, det dels er blevet mere muntert at gå på arbejde og dels at den enkelte medarbejder tør og kan tage mere ansvar og derfor også føler sig ansvarlig for at dukke op og gøre en indsats.
Der vedlægges eksempler fra personalebladet på interne arrangementer om projektet og medarbejderes udtalelser om dele af det.
Det er glædeligt at konstatere at dette og andre projekter i Nota's omstillingsproces giver genklang i omverdenen. Nota blev i 2001, på baggrund af sit arbejde med organisationsom stilling opfordret til at rådgive en arbejdsgruppe nedsat af Finansministeriet, i deres arbejde med at udarbejde en håndbog i psykisk arbejdsmiljø.
Nota blev ligeledes af konsulentfirmaet CASA, udpeget som "model of good practice", og opfordret til som en af to offentlige virksomheder, at bidrage i en rapport til et EU netværksprojekt: "The European Network for Workplace Health Promotion". Netværket ind samler eksempler på virksomheder i alle medlemslande, som har lavet bemærkelsesværdige projekter til fremme af medarbejdernes sundhed og trivsel, og dermed kan være inspirations kilde for andre virksomheder i Europa.
Sidst men absolut ikke mindst har Nota i slutningen af 2001 modtaget en pris for projektet "Slip værdierne løs". HK/Kommunals biblioteksudvalg har tildelt Nota årets "Jyttepris" for projektet "Slip værdierne løs". Prisen uddeles en gang årligt og er en mundblæst glasvase samt en check på 10.000 kr. Begrundelsen for tildelingen er dels den store indsats overfor landets blinde som projektet er udtryk for, og dels en meget hensynsfuld håndtering af om stillingen og en udviklende personalepolitik i forhold til Nota's medarbejdere. Omtale fra Bibli otekspressen og Kommunalbladet er vedlagt.
Nota's omstillingsproces tog sin begyndelse i 1998, hvor alle medarbejdere var involveret i processen med at definere Nota's fremtidige mål. Det betyder at medarbejderne har kend skab til den teknologiske udviklings nye muligheder for Nota's brugere og de ved at det stiller krav til nye kompetencer og krav til nye måder at arbejde på og arbejde sammen på. Det var et godt fundament for udvikling.
Reel medarbejderindflydelse og grundig information har vist sig at være en meget god inve stering, og anses for en væsentlig årsag til projektets succes. I projektet har information og processen med medarbejderinddragelse været prioriteret højt. Der har været stor opmærk somhed på at omfattende forandringer kan medføre usikkerhed og utryghed hos medarbej derne. De igangsatte aktiviteter er blevet drøftet på virksomhedskonferencer, fælles perso nalemøder og afdelingsmøder. Der har været nedsat arbejdsgrupper og der er blevet skrevet om de forskellige tiltag og resultater i personalebladet. Samarbejdsudvalget er igennem for løbet i stadig højere grad blevet en strategisk samarbejdspartner og har været styregruppe på projektet.
Ledelsen har været 100 % involveret i alle projektets faser. Cheferne har deltaget på lige fod med medarbejderne på kurserne, og har efterfølgende evalueret kurset med "deres hold". Direktøren har indledt 1 modul's første formiddag på alle 6 hold. Det er med til at understrege projektets vigtighed for organisationen. Dertil kommer at ledelsen i ledelsesudviklingsforløbet er blevet klædt på til at håndtere de ledelsesmæssige udfordringer som er opstået undervejs.
Det har vist sig at være en meget større succes end forventet at blande holdene. Nota's an satte har deres daglige gang i en gammel industriejendom på ca. 4000 m2 fordelt på 4 eta ger. Det var usikkert, hvordan det ville gå, når medarbejderne blev blandet på tværs af afde linger og faggrænser, men det viste sig at være en stor succes. Det var dog også en stor udfordring for underviseren at vægte undervisningen så alle fik et rimeligt udbytte af forløbe be. Det som er elementært for nogle, var en stor udfordring for andre. Men det har givet stør re kontaktflader, alle har lært flere at kende, det har givet større tryghed, tolerance, forstå else og respekt, men hvert enkelt hold fik også mulighed for at være så længe sammen at der opstod et "gruppesammenhold". De forstår bedre andre medarbejdergruppers berettigel se, f. eks. it udviklere vs. ekspeditionsmedarbejdere. Kendskabet til kollegaer blev udvidet ud over det faglige, der er en person bag "opgaven". Opgaven er ikke længere den eneste identitet, den enkelte har på arbejdspladsen.
Det er en god investering at bruge meget tid på praktisk forberedelse og prioritere en fejlfri afvikling af kurserne højt. Det planlagte er blevet gennemført til tiden og der er blevet fuldt op og evalueret på hvert eneste forløb, Det betyder at fokus holdes på projektet i hele projektpe rioden, og det er medvirkende til at holde gryden i kog.
Der er ikke noget, som vi ville gøre anderledes hvis vi skulle starte forfra. Og det skyldes ikke mindst, de ovenfor beskrevne succesparametre, og at der har været dygtige organisations konsulenter tilknyttet projektet, som har kunnet vejlede Nota i hele den omstillingsproces som projektet er en del af.
Det har overrasket, at projektet er blevet så godt modtaget på trods af de store udfordringer som det har stillet til mange, og som de også gav udtryk for , og det har vist sig at medar bejderne i stor stil har fået sat nogle skjulte ressourcer i spil.
I 2002 vil projektet blive forankret på forskellig måde. Efter gennemførelse af MUS vil der på baggrund af resultatet fra den første handlingsplan blive opstillet nye mål for hver enkelt medarbejder. Fokusområder for kompetenceudvikling 2002 vil blive "Projektarbejde i praksis" hvor de teoretiske projektværktøjer skal omsættes til praktisk arbejde. Der skal arbejdes med reflekterende teams og struktureret videndeling i projekterne, og reflekterende teams som gruppesamtaler i og på tværs af faggrænser og funktioner. Nota's nye værdigrundlag skal sættes i spil, men hvordan det skal foregå er endnu ikke konkretiseret. Nota har også iværk sat et projekt for en gruppe kvinder, som er i fare for at blive udstødt fra arbejdsmarkedet bla. pga. nedslidning. Det er målet at hæve disse kvinders arbejdsevne og livskvalitet og dermed forøge deres chancer for at forblive på arbejdsmarkedet.
Nota har haft mange besøg i 2000 og 2001. Mange fra både ind og udland er vældig inte resserede i at høre om Nota's teknologiske omstilling, og ivrige efter at se hvor langt vi er kommet i udviklingen. Alle disse besøgende får fortalt om "Slip værdierne løs" og får en fore visning af organisationen og vore digitale produkter og landvindinger. Alene i 2001 har vi haft 35 besøg af denne slags. De besøgende får også udleveret Nota's værdipamflet som blev udarbejdet efter at Nota's nye værdigrundlag var blevet formuleret, som en del af kompeten ceudvikingsprojektet. Nota har også for nylig fået fremstillet en "kompetencepakke" til gæster som indeholder: Papiret "Slip værdierne løs" som beskriver betydningen af den teknologiske udvikling for brugere og samarbejdspartnere, og ligeledes beskriver de nye krav udviklingen stiller til organisationens ansatte, kompetenceudviklingsprojektet for Nota's ansatte, materiale til afdækning af personlige og faglige kompetencer samt handlingsplan til brug ved MUS og værdipamfletten. Denne evaluering vil ligeledes blive en del af "kompetencepakken".
Nota har fået 75.000 kr i støtte fra Bibliotekarforbundet til udvikling af Faglige kompetencer i formidlingen. På Bibliotekarforbundets faglige landsmøde i Ebeltoft i efteråret 2001 fortalte Nota's HR chef og Bibliotekarernes tillidsrepræsentant om kompetenceudviklingsprojektet og organisationsomstillingen på Nota. Omtale fra Bibliotekspressen er vedlagt.
Nota's direktør har fortalt om projektet ved et foredrag på et lederkursus på biblioteksskolen, samt på adskillige konferencer.
Bibliotekarernes tillidsrepræsentant har ligeledes fortalt om projektet
ved et fagligt arrange
ment for alle statsansatte bibliotekarer.
Top | Webredaktion | Sitemap
